Per affrontare le sfide di questa funzione, è imperativo impostare strumenti IT dedicati per migliorare l'efficienza e, in definitiva, le prestazioni.
Il ERP assolvere a questa funzione offrendo moduli idonei:
Per i processi operativi:
Gestione delle consultazioni con i fornitori: dal capitolato d'oneri alla stesura del contratto. Insomma, tutte le mansioni che ricadono nella professione di base dell'acquirente.
Processo d'ordine: automazione e formalizzazione delle varie fasi: dalla richiesta di acquisto alla fatturazione. Vengono prese in considerazione molte variabili come le condizioni finanziarie negoziate con i fornitori, i tempi di consegna dei loro articoli, ecc.
Per i processi di gestione:
Altri moduli consentono l'analisi dei costi, la reportistica, la gestione dei rapporti con i fornitori (SRM - Supplier Relationship Management), ecc.
Esistono altri strumenti come soluzioni di e-procurement. Anche se oggi queste soluzioni consentono di gestire interi processi, la loro funzionalità chiave è la gestione elettronica degli acquisti a catalogo (chiamati cataloghi elettronici). Offrono una profonda integrazione con i processi di approvvigionamento a monte (presso i fornitori), quindi una delicata implementazione.
Infine, soluzioni die-sourcing, facilitare il lavoro di identificazione dei fornitori, lancio di gare d'appalto, trattative, ecc. Altre caratteristiche rendono questi strumenti interessanti per gli acquirenti.
