Sapere come affidare determinati compiti ai tuoi dipendenti, quando farlo e come farlo sarà prezioso per te nel tuo ruolo di manager. Scopri di seguito come aumentare la tua produttività e quella del tuo team.
Una delle prime insidie che un manager appena promosso deve affrontare è la delega, che è spesso vista come una perdita di controllo. Tuttavia, delegare è una delle competenze chiave necessarie per una gestione efficiente e unificante.
Quali sono i contributi della delegazione?
Sbarazzarsi di determinati compiti non è un esercizio facile. È anche piuttosto un'arte! Una delega efficiente e di successo richiede uno sforzo e un certo tempo per comprendere appieno i meccanismi e soprattutto i vantaggi che questo porterà a te stesso, ma anche a tutta la tua squadra:
- Motiva i tuoi dipendenti - Delegando, solo noi potremo concentrarci sulle missioni essenziali della tua posizione e quelle più vantaggiose per la tua azienda, ma permetterai anche ai tuoi dipendenti di essere più coinvolti, prendere iniziative, dare più significato alle proprie missioni e quindi aumentare di dieci volte la loro motivazione.
- Padroneggia il tuo tempo - Sulla carta, il tuo tempo è ben allocato. Organizzi le tue giornate in modo da essere efficiente e avere una visione dei progetti pianificando a breve e lungo termine. Questa è la teoria! Perché, in pratica, ci si può presto ritrovare sopraffatti dai fastidi quotidiani e dai problemi - più o meno invadenti - che si presentano senza preavviso.
- Concentrati sulle tue priorità - L'obiettivo è quindi quello di far sì che su di essi venga sprecato il minor tempo possibile e di dedicare il massimo sforzo e concentrazione sull'essenziale. Dopotutto, sei qui per questo! Affidare questi compiti non strategici a una persona fidata e competente per questo tipo di missione ti consentirà di concentrarti sulla tua missione principale, ovvero: far lavorare il tuo team nella giusta direzione e con il giusto ritmo per contribuire al crescita complessiva della tua attività e consentirle di continuare a crescere.
- Dai potere ai membri del tuo team - Delegando, infondi senso di responsabilità nei tuoi dipendenti, con conseguente miglioramento delle loro competenze, aumento della motivazione e una nozione di significato nello sforzo fornito. La ruota virtuosa è in movimento!
Quando affidare un incarico a un collaboratore?
Ora che sei convinto dei vantaggi di assegnare determinati compiti ai tuoi dipendenti, resta da definire quando farlo.
Concretamente, per definire se una determinata missione può essere affidata a uno dei membri della tua squadra, puoi fare affidamento su alcune domande:
- se assegno questa o quella persona a questo lavoro, questo mi libererà del tempo per concentrarmi su incarichi che hanno un impatto più essenziale sullo sviluppo del mio dipartimento, della mia attività?
- Qualcuno del mio team sembra a suo agio con l'area che voglio delegare? Potrebbe portare un angolo di visione innovativo?
- affidando il tal incarico al tal dipendente, questo gli permette di approfondire le sue competenze, di arricchirle? Questo porterà nuovo slancio alla squadra nel suo insieme?
- accettando di esternalizzare questa parte del mio lavoro, questo darà più significato alla nostra missione nel suo insieme?
- Se deleghi questo compito, questo consentirà al mio team di essere più coinvolto e di trovare ulteriore motivazione?
- Questa trasmissione faciliterà l'iniziativa tra i miei dipendenti?
Se la risposta a una di queste domande è "sì", delega!
Per sentirsi a proprio agio e per esercitarsi a padroneggiare la delega dei compiti, puoi iniziare affidandoti piccoli lavori o incarichi di routine in cui hai notato un interesse genuino ed entusiasta da parte di un membro della tua squadra. Può essere la progettazione di una presentazione, il layout di un file suddiviso in più file, lo smistamento delle email o anche la risposta ad alcune di esse, l'acquisto di materiale…
Paura di delegare, perché è difficile?
La paura di delegare molto spesso deriva dal fatto che il dirigente teme che il dipendente a cui affida un incarico fallisca nella sua missione . Ricorda che, in qualità di manager, la responsabilità di svolgere correttamente questo lavoro ricade sempre su di te, indipendentemente dal fatto che tu deleghi o meno.
Delegare non è quindi esente da rischi. Sta a te misurare l'importanza di questo e affidare ogni compito alla persona giusta, in modo adeguato, in modo da ridurre al minimo ogni rischio di incapacità o insufficiente competenza.
Oltre a questo timore di fronte all'incapacità di una persona di svolgere il lavoro almeno quanto lui, il dirigente può invocare una mancanza di tempo, una mancanza di fiducia nei suoi collaboratori, un disagio indotto dalla convinzione che sarebbe passato quindi per un incapace, una certa ansia di essere raddoppiato da un subordinato, la paura di non saper delegare, anche un certo senso di colpa nell'affidare missioni, il bisogno di controllare tutto, un certo orgoglio, ecc. Alcuni pensano addirittura che, facendo tutto da soli, giustifichino la loro posizione. Attenzione al burnout!
Tuttavia, come un manager efficace, devi avere in mente, oltre alla realizzazione dei progetti affidati al tuo servizio, lo sviluppo dei membri del tuo team e lo sviluppo delle loro competenze . Questo implica necessariamente la delega!
Come delegare? I punti chiave
Di solito, è qui che le cose si complicano. Perché quando si tratta di delega, la comunicazione è della massima importanza! Fai attenzione, comunicare non significa assistere dalla A alla Z specificando come svolgeresti il compito che vuoi affidare. Non si tratta nemmeno di presumere che il tuo dipendente legga i tuoi pensieri e conosca il contesto in modo molto dettagliato!
Seleziona il profilo più pertinente
Delegare è un atto di gestione. È per te l'occasione per conciliare il successo del compito affidato con l'obiettivo gestionale. Una leva interessante per rimotivare un dipendente alla deriva.
Fiducia
Delegare bene inizia con la fiducia nell'intelligenza del proprio collaboratore, nelle sue capacità di svolgere il compito affidatogli.
Spiega il risultato atteso
Come descritto sopra, è totalmente vietato e non necessario svolgere la missione come l'avresti eseguita TU. Descrivi semplicemente il contesto generale e fornisci il risultato atteso. Sii preciso nella verbalizzazione di quest'ultimo e assicurati che il tuo collaboratore capisca correttamente. Puoi, ad esempio, utilizzare la tecnica nota come riformulazione che consiste nel chiedere al tuo collega di ripetere con parole sue ciò che ha capito della sua nuova missione.
Fissa una scadenza realizzabile
L'obiettivo non è trasferire la pressione delle scadenze a cui ti trovi sulla tua squadra. Organizzati per dare una scadenza ragionevole.
Lascia autonomo il tuo collaboratore
Per lo svolgimento del compito, lascia che lo faccia il tuo collega! Quale motivazione avrebbe per seguire alla lettera un manuale di istruzioni? Lascia che scaturisca la sua curiosità, la sua creatività! In questo modo, sentirà la tua fiducia in lui/lei e sarà ancora più efficiente e produttivo! La motivazione ci sarà! Se sei stato in grado di presentare la suddetta missione in modo positivo e dandole un significato, non solo per lui, ma per l'intera squadra, anche per l'intera azienda. Non esagerare comunque! Potrebbe essere visto come cinismo e avere l'effetto opposto…
Mettere a disposizione le risorse necessarie
Lasciare l'indipendenza non significa privare le risorse. L'obiettivo per il vostro collaboratore come per voi è il successo dell'incarico affidato. Quindi assicurati che abbia accesso alle risorse necessarie per svolgere il lavoro che gli hai delegato.
Fai un punto regolare
È importante, soprattutto nel contesto di incarichi lunghi, per pianificare alcuni punti sullo stato di avanzamento dei lavori . Ciò ti consentirà di assicurarti in modo costruttivo che il progetto sia ancora sulla buona strada.
Rimani sintonizzato tutto il tempo!
Tu deleghi, ovviamente, ma non si tratta di liberarsi puramente e semplicemente di un compito e non preoccupartene più. Rimani aperto e disponibile durante l'attività.
Concludere, delegare è fondamentale! Tu - e nessuno - puoi fare tutto o distorcere il tempo. Come manager, una delle tue missioni è organizzare la tua squadra (di cui sei parte integrante) in modo ottimale. Non dovresti essere un dittatore o una tata, ma un modello, un mentore, un leader e dovresti portare la tua squadra al meglio. Sia nell'interesse dell'azienda, ma anche nell'interesse di tutti.
Quindi… Sorridi, ce la fai!
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