Fattura proforma: definizione e modello

Che cos'è una fattura pro forma?

La fattura pro forma è a metà tra il preventivo e la fattura:

• Come la citazione, presenta un'offerta di prezzo. Tali documenti commerciali svolgono un ruolo di informazione precontrattuale e non costituiscono in alcun modo contratti fino alla loro accettazione da parte del cliente. Nell'ambito di alcune professioni, la fattura pro forma sostituisce il preventivo quando non è obbligatorio.
• Questa è una fattura "per il modulo", vale a dire che include le informazioni obbligatorie della fattura senza fornire alcun valore contabile. Come progetto o bozza in base alla quale verrà redatta la fattura finale se concordata tra le parti. La differenza è che è provvisorio: si apre alla trattativa e sarà soggetto ad adeguamenti.

Le CG non sono obbligatorie nell'ambito delle relazioni B2B. La fattura pro forma, di regola, li include per adempiere al suo ruolo informativo.

La fattura pro forma non ha valore legale, è puramente indicativa e in nessun modo vincolante. Inoltre, in nessun momento la legge fa riferimento a questo documento commerciale, né nel Codice del Commercio né nel Codice del Consumo.

Quando usarlo?

I professionisti utilizzano principalmente questo documento nelle loro relazioni B2B, per le loro vendite di beni e servizi.

Nota: nel settore edile, è consuetudine preferire i preventivi.

2 situazioni in particolare giustificano l'istituzione di una fattura pro forma:

• Richiesta di finanziamento bancario: il mutuatario può utilizzare questo documento per giustificare la sua richiesta di prestito.
• Spedizioni extra UE: la fattura pro forma deve essere allegata alla merce per dichiarare il valore in dogana. Si tratta di prodotti non destinati alla vendita - campioni, regali, ecc.

Avvertimento ! La fattura pro forma, a differenza del preventivo e della fattura, non viene contabilizzata. Inoltre non dà luogo a un pagamento da parte del cliente. Assicurati di utilizzare una numerazione separata.

Dalla fattura pro forma alla conclusione del contratto

Questo documento commerciale consente l'avvio di negoziati, che potrebbero richiedere molto tempo per giungere a buon fine, se non mai.

1. Una volta raggiunto un accordo tra le parti, il cliente emette un modulo d'ordine o firma un preventivo per formalizzare il contratto. Nota: né il preventivo né il modulo d'ordine sono obbligatori nei rapporti B2B, le parti possono concludere oralmente il loro accordo. Si raccomanda tuttavia di redigere un documento che costituisca una valida prova, in particolare quando le somme in gioco sono importanti. .
2. Il fornitore adempie ai suoi obblighi - fornitura di servizi, consegna di merci, ecc. In cambio, il cliente paga il prezzo in conformità con le CG, al ricevimento della fattura finale. Nota: quando si tratta di prodotti gratuiti - tipo campione - non viene emessa fattura .

Modello e istruzioni

Non essendo regolamentata, la fattura pro forma non obbedisce ad alcun formalismo giuridico. Tuttavia, alcune menzioni sono essenziali …

Le menzioni essenziali

Citare:

• L'indicazione "pro forma" per evitare ogni rischio di confusione e un numero ai fini della classificazione.
• L'identità e i dettagli di contatto del cliente e del fornitore.
• La data di emissione.
• La descrizione dei prodotti o servizi cui si riferiscono le trattative commerciali - natura, quantità, prezzo unitario IVA esclusa, ecc.
• Il prezzo totale comprensivo di IVA con la precisione dell'importo dell'IVA, nonché eventuali sconti. Specificare la valuta in caso di transazione internazionale.
• Le CG - tempi di consegna, termini di pagamento,
• Il periodo di validità della proposta commerciale.
• Firma.

Questo documento è molto simile alla fattura finale. Per evitare qualsiasi controversia, è essenziale ricordare che si tratta di una fattura "pro forma". Se l'accordo va a buon fine su questa base, può essere facilmente trasformato in una fattura finale.

Esempio di fattura pro forma

Alcuni software di contabilità consentono di generare automaticamente fatture pro forma personalizzate.

Modello :

FATTURA PROFORMA

Ragione sociale (forma societaria e ragione sociale)

Sirena o numero di sirena

Importo del capitale sociale

Numero RCS e luogo

Indirizzo della sede

Numero di telefono/e-mail

Partita IVA :

No:

Data di emissione :

Periodo di validità :

A :

Nome del cliente / nome dell'azienda

Indirizzo registrato

DESCRIZIONE	QUANTITÀ	PREZZO UNITARIO HT	HT . TOTALE	ALIQUOTA IVA	I.V.A.	PREZZO TOTALE
		TOTALE

Firma:

Specificare le CG: tempi di consegna, termini di pagamento, penali per ritardato pagamento, ecc.