Procrastinazione: combatti e supera questa fonte di improduttività

Non hai mai rimandato un compito che ti annoiava, ti appesantiva? Hai mai notato che stranamente continui a rimandare certi vincoli? Ancora e ancora… Che eri costantemente sopraffatto - senza esserlo davvero a volte? Fino a questo momento in cui non è più possibile posticipare la scadenza…

Se a volte è facile e rassicurante poter rimandare un compito particolare (scrivere una relazione, per esempio), perché una difficoltà tanto imprevista quanto urgente è appena caduta su di noi - sconvolgendo il nostro programma, diventa più difficile disciplinarsi quando sei sopraffatto dagli eventi o quando hai questa sfortunata tendenza a rimandare sistematicamente tutto a più tardi.

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  • Che cosa è procrastinare?
  • Gli effetti della procrastinazione
  • Quali sono le strade per non rimandare le cose a più tardi?
    • Identificare e analizzare le cause
    • Intraprendere azioni concrete
    • Dai valore ai tuoi progressi

Come spesso, è fondamentale non lasciare che la situazione peggiori e agire ai primi sintomi di imminente procrastinazione!

Che cos'è la procrastinazione?

latino pro - per - e incidente - domani, la procrastinazione è il risultato di rimandare cronicamente al giorno successivo - o ad un "dopo" indeterminato - un compito che potrebbe essere svolto sul posto invocando tante scuse: mancanza di tempo, altro obbligo più importante, stanchezza, incapacità di concentrazione, ecc.

Se, a prima vista, possiamo pensare che questa cattiva abitudine sia dovuta a una cattiva gestione del tempo, non lo è. Infatti, se rimandiamo un tale compito, molto spesso è perché il detto obbligo non ci dà alcun piacere e non ha senso nella nostra missione. Procrastinare è quindi una fuga dal disagio, dallo stress e dalla demotivazione.

Tuttavia, le nuove tecnologie e i nuovi modi di lavorare ci permettono di fare delle pause nella nostra giornata lavorativa con discrezione e molto facilmente: navigazione in rete, consultazione di notifiche personali, dialogo virtuale con i nostri "amici" e altri contatti, ecc. sono, se possono avere la loro importanza - e il loro posto - in certi momenti della giornata, creano molto rapidamente dipendenza, a scapito del nostro lavoro.

Perché smettere di procrastinare?

Se procrastinare ti fa sentire meglio in quel momento, resta il fatto che nel brevissimo periodo, rimandare sempre a più tardi aumenta lo stress e la pressione sugli obiettivi prefissati - la cui scadenza finale e più negoziabile si avvicina troppo velocemente. Un circolo vizioso dal quale bisogna uscire il prima possibile!

Perché la procrastinazione fa molti danni . E questo, da tutte le parti:

  • è un ostacolo all'azione : rimandandoli sistematicamente a un momento successivo, i progetti si bloccano, si trascinano, tendono a non essere mai completati.
  • è un potenziale fonte di tensione e/o conflitto all'interno di un team: un singolo ritardatario permanente e l'intero progetto cade in ritardo rispetto alla pianificazione iniziale, minando l'intero team - a volte l'intera azienda - e portando a tensioni tra colleghi, persino conflitti.
  • questa abitudine è fonte di demotivazione : più rimandiamo una scadenza, più essa sembra irraggiungibile, il che genera una notevole perdita di motivazione per la persona che procrastina.
  • questo porta a diminuzione della fiducia in se stessi : seguendo il punto precedente, più si rimanda l'incarico, più sarà necessario agire sotto pressione e in un lasso di tempo reso estremamente breve dai successivi rinvii. L'obiettivo diventa difficile da raggiungere, con tutta la demotivazione che ne consegue, provocando infine un crollo dell'autostima: il procrastinatore non si considera più all'altezza del lavoro affidatogli.
  • questo induce a mancanza di produttività ed efficienza , generando una sorta di assenteismo virtuale, in ultima analisi costoso per l'azienda.

"Correre non ha senso, bisogna partire in tempo" - Questa morale illustrata dalla favola "La lepre e la tartaruga" di Jean de la Fontaine illustra quanto sia importante non farsi intrappolare dal tempo o dall'eccesso di fiducia…

Come sbarazzarsi di questo comportamento controproducente?

Questa cattiva abitudine a rimandare, legata principalmente a paure più o meno consapevoli (fallimento, giudizio degli altri, ecc.) non passerà da un giorno all'altro. Dovrai ridurre gradualmente questa inclinazione procedendo per gradi.

  1. Renditi conto che rimandi sistematicamente tutto - o quasi

    La prima fase di tale interrogatorio passa attraverso la presa di coscienza del problema. Se hai il sensazione che non stai andando avanti nel tuo lavoro è che c'è una "presa". Rivedi la tua organizzazione e identifica cosa ti sta trattenendo. Se ti ritrovi a trovare tutto tante scuse che giustificano questa sensazione di stagnazione , potrebbe essere il momento di fare il punto sul tuo funzionamento al lavoro, in particolare sulla tua propensione a rimandare costantemente le scadenze…

    Dai un'occhiata alle tue cattive abitudini di procrastinazione e fai una lista. Annotarli chiaramente ti aiuterà a vedere più chiaramente e ad agire correttamente.

  2. Identificare e comprendere le cause della procrastinazione

    Il fatto di procrastinare sempre - o quasi - può avere origini diverse:
    • Cause indirettamente legate al tuo funzionamento o totalmente esterne:

      • ambiente non favorevole alla concentrazione e al lavoro : rumore, mancanza di spazio, scarsa illuminazione, attrezzatura inadatta, difettosa o obsoleta, tensioni all'interno della squadra, molestie, cattive relazioni con alcuni colleghi, ecc. Ottimizza il più possibile il tuo spazio professionale in termini di ergonomia e qualità del lavoro. Richiedi qualche aggiustamento se necessario.
      • sovraccarico di lavoro : l'impossibile nessuno è legato! Impara a chiedere aiuto: delega o fissa un appuntamento con la tua gerarchia per negoziare una scadenza aggiuntiva (scadenze ragionevolmente troppo brevi, ad esempio, per la realizzazione di un progetto, ad esempio) o una ridefinizione della tua posizione, se applicabile.
      • scarsa organizzazione del servizio : incontri improduttivi a bizzeffe, viaggi eccessivi, interlocutori non disponibili, ecc. Un incontro di servizio è fondamentale per fare il punto e trovare soluzioni efficaci.
    • Cause direttamente correlate al tuo funzionamento:

      • perdita di significato in relazione alla tua missione o ad un lavoro che subisci per "obbligo di mantenimento", stanchezza, stress, mancanza di riconoscimento, ecc.
      • stanchezza e/o mancanza di energia : preoccupazioni nella tua vita personale, scarsa igiene della vita, ecc.
      • mancanza di tempo : scarsa organizzazione del lavoro, difficoltà ad esprimere un rifiuto, ecc.
      • mancanza di abilità : carenze in alcuni settori, mancanza di formazione, ecc.

    Per tutto ciò che ti richiede di rimandare costantemente compiti e che è indipendente dalla tua sola operazione, è essenziale concentrarsi con le parti interessate al fine di ripristinare l'efficienza e la produttività del lavoro.
    Per quanto riguarda ciò che è correlato al tuo funzionamento, un interrogatorio è inevitabile .

  3. Agisci quando il tuo comportamento è in discussione

    Una volta individuate le cause della tua procrastinazione, dovrai agire su di esse! Ecco alcune idee:
    • uno stile di vita migliore : mangia in modo sano ed equilibrato, limita gli stimolanti come il caffè o le bevande energetiche che mascherano solo il problema, bilancia armoniosamente la tua vita professionale e privata, ecc.
    • un minimo di disciplina : alcune missioni sono certamente scoraggianti, spiacevoli, ecc. ma devi farli bene… A meno che tu non li possa delegare, assicurati di farli all'inizio della giornata se possibile, per alleggerire te stesso di questo peso al mattino, sarai solo più efficace su altri file.
    • di piacere al lavoro : porta divertimento a compiti noiosi (lavorare con la musica, senza infastidire i colleghi, ad esempio).
    • un lavorare sulla fiducia in se stessi : riprendi il controllo, aumenta la tua autostima agendo e non subendo.
    • del responsabilità : prendi coscienza dei benefici e della soddisfazione di un lavoro svolto nei tempi rispetto al peso di una pratica costantemente aggiornata (competenza riconosciuta dai tuoi dipendenti vs sensazione di incapacità; minor peso del tuo onere mentale professionale vs. trascinamento della pratica; decisione presa = passaggio alla fase successiva vs esitazione = stagnazione e tensioni; ecc.)
    • smettila di pianificare intempestivamente : assicurati invece di svolgere almeno 1 compito "sgradevole" al giorno (può essere la gestione delle email in arrivo o anche compilare la nota spese man mano che procedi invece di aspettare l'ultimo minuto per incassare tutto), come proposto , ad esempio, il metodo Kaisen direttamente dal Giappone (un approccio basato su azioni semplici e pragmatiche che ti aiuteranno a visualizzare i tuoi progressi). Stabilisci obiettivi chiari e specifici in modo da poterli raggiungere facilmente.
    • compiti ripartiti (metodo cosiddetto del "salame") in modo da suddividere il lavoro in più sotto-compiti che si possono svolgere in tempi diversi per evitare la trappola dell'overflow (sia nel tempo impiegato, sia nell'energia dispiegata sullo stesso grosso file che ti senti come "scoraggiante", o addirittura una sensazione di scoraggiamento di fronte alla grandezza del compito da svolgere, per esempio).
    • a caccia di distrazioni e altre tentazioni : taglia le notifiche dai vari social network oltre che dal tuo smartphone, chiudi la porta dell'ufficio se necessario e se possibile evita di passare troppo tempo a chattare con i colleghi quando hai una cartella urgente da restituire, ecc.
    • meritate piccole pause : prendere una boccata d'aria, ad esempio, tra due compiti "ardui" è un ottimo rimedio contro la stanchezza mentale legata alla mancanza di entusiasmo per svolgere lavori non motivanti.

  4. Premia i tuoi progressi

    Sii grato a te stesso, valuta e premia i tuoi sforzi. Rafforzerà la tua autostima e avvierà il processo virtuoso del successo.

    Ad esempio, puoi rilassarti alla macchina del caffè con alcuni colleghi.

" Scegli un lavoro che compensi quello che costa con il piacere che offre. "- Nicolas de Condorcet

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