Ruolo spesso trascurato e talvolta devoluto allo sponsor, lo sponsor esercita un'importante missione di supervisione e supporto del project manager in diversi ambiti (variabili a seconda delle aziende e degli enti adottati).
Definizione del ruolo della sponsorizzazione del progetto
- Inquadratura: chiarimento delle esigenze del cliente, definizione degli obiettivi del progetto, indicatori di prestazione, approvazione dei risultati finali, ecc. in consultazione con altre parti interessate.
- Risorse: mobilitando o ottenendo direttamente le risorse finanziarie o umane (compresi gli stakeholder esterni) necessarie per il corretto svolgimento del progetto.
- Decisione: quando sono necessari arbitrati.
- Tecniche: fornendo competenze approfondite a supporto del project manager sulla base delle sue conoscenze e know-how.
- Relatore con il comitato di gestione: a sostegno per aiutare a convincere il CODIR e raggiungere importanti accordi. Si noti che questo ruolo di intermediario funziona in entrambe le direzioni. Lo sponsor informa anche il project manager dei requisiti della linea superiore.
- Tra supervisore e consigliere, a volte coach : fornendo validi consigli (o anche direttive) nel corso del progetto e in caso di difficoltà (gestione di conflitti, ritardi, superamenti di budget).
- Animazione del comitato direttivo: per garantire che il progetto stia andando nella giusta direzione al ritmo desiderato.
- Comunicazione interna ed esterna: con diversi ruoli di promozione del progetto e spiegazione durante le varie fasi al personale e agli altri stakeholder.
Nota: in alcuni casi lo sponsor è all'origine della scelta del project manager.
Fatto bene, la sponsorizzazione del progetto è un formidabile acceleratore per aiutare il team di progetto a raggiungere gli obiettivi prefissati.
Profilo di uno sponsor di progetto ideale
Un leader provato, è una persona con solide basi all'interno dell'organizzazione.
A volte dal comitato esecutivo o dal comitato di gestione, questo impiegato esperto conosce il funzionamento interno dell'azienda , il suo funzionamento, i canali di comunicazione formale/informale e i processi decisionali per il lobbismo interno. Conosce le leve da attivare per ottenere soddisfazione nei tempi previsti. È una donna o un uomo influente che occupa una posizione ad alto livello gerarchico.
Con un spiccate capacità di ascolto , lo sponsor sa mettersi alla portata del project manager per ascoltare e capire quanto gli viene segnalato. Facilitatore esperto , fornisce un supporto sapientemente equilibrato per aiutare il team di progetto nella sua attività.
Rischi e limiti della sponsorizzazione del progetto
L'efficacia dell'azione dello sponsor risiede in un equilibrio da ricercare tra il troppo interventismo e l'insufficiente coinvolgimento. Un esercizio difficile e tuttavia centrale nel successo di questa missione.
- Con uno sponsor troppo invadente, la conduzione del progetto può essere inefficiente, perché qualsiasi decisione dovrà essere convalidata dallo sponsor. Questo appesantisce i processi e crea nel project manager una sensazione di frustrazione dannosa per il regolare svolgimento dei lavori. In questo tipo di situazioni, il project manager viene privato del suo margine di manovra e, in casi estremi, rimane semplice esecutore.
- Con un supporto inesistente, lo sponsor non svolge il suo ruolo quando la situazione lo richiede dal momento che è stato nominato. Il project manager è lasciato solo e incontra difficoltà nell'accedere alle risorse necessarie, perde molto tempo nella comunicazione e negoziazione con gli stakeholder… Anche qui l'efficacia della gestione del progetto è minata.
Inoltre, lo sponsor deve dimostrare una certa neutralità nei confronti del comitato di gestione. Troppo dipendente dalla sua gerarchia, non potrà prendere la distanza necessaria per valutare in tutta obiettività la buona conduzione di un progetto e difendere le giudiziose decisioni del project manager.
Equilibrio nell'azione, equilibrio nei rapporti di autorità, la sponsorizzazione richiede abilità e finezza per esprimere tutto il suo valore.
Le chiavi per un tandem di successo tra sponsor e project manager
Un duo ben oliato è un fattore di prestazione. Quali sono i punti chiave per una sinergia ottimale?
- un rapporto di fiducia tra loro. Tutto inizia con un franchising in tutte le circostanze per stabilire un rapporto sano. Per questo è importante una buona comunicazione: feedback regolare dal project manager per informare lo sponsor della vita del progetto, comunicazione trasparente da parte di quest'ultimo, ecc.
- una modalità di funzionamento definita fin dall'inizio : regole e procedure stabilite a monte al fine di prevenire malintesi, incomprensioni, tensioni, ecc.
- un impegno costante dello sponsor nel progetto: come abbiamo visto in precedenza, è imperativo che questo supporto sia impegnato a fianco del project manager per portare a termine la missione affidata. Deve garantire una disponibilità ottimale e dispiegare tutta l'energia necessaria per il successo collettivo.
