Che cos'è un organigramma?
È uno strumento informativo e organizzativo utilizzato nelle aziende per determinare i collegamenti gerarchici, organizzativi e funzionali che esistono tra le diverse professioni nella tua struttura.
È una fotografia al momento "T" delle posizioni ricoperte nella tua organizzazione e delle relazioni che possono esistere tra di esse.
È anche uno strumento per distribuire le attività all'interno dell'azienda.
Utilità e ruolo: a cosa serve?
L'organigramma è soprattutto uno strumento di comunicazione volto a facilitare la comprensione delle relazioni e dei legami esistenti all'interno dell'azienda.
Soddisfa i seguenti obiettivi:
- Comprensione del funzionamento organizzativo di un'azienda o di un team per un nuovo arrivato.
- Una migliore conoscenza dei suoi interlocutori, dei loro ruoli nell'azienda, collegamenti interaziendali e rapporti di subordinazione che può esistere al suo interno. In questo modo tutti conoscono il loro giusto posto nella squadra, non c'è più alcuna ambiguità sulle posizioni gerarchiche. Questa mappatura quindi promuove notevolmente l'efficienza negli affari.
- Questo è anche uno strumento di analisi delle disfunzioni. È utile per i membri della direzione correggere i problemi organizzativi esistenti quando necessario.
- Egli facilita l'ottimizzazione dell'organizzazione ridefinendo i compiti assegnati ai dipendenti. Questo strumento contribuisce quindi alla riduzione il costo della tua busta paga.
- Usato esternamente (da clienti o partner), è il mezzo per loro di identificare il funzionamento della società e distinguere efficacemente l'interlocutore a cui rivolgersi in base alla loro specifica esigenza.
Per essere efficace, questo documento deve essere costantemente aggiornato (durante un mobilità interna , di una Creazione di lavoro o a l'arrivo di un nuovo dipendente nella società). È un documento vivo che ha senso solo se viene aggiornato regolarmente.
Regolamento: cosa dice la legge?
Non vi è alcun obbligo legale di creare tale rappresentazione. Questo è un documento pratico e altamente raccomandato, ma per nulla obbligatorio.
Come creare un organigramma?
La progettazione di questo strumento passa attraverso diverse fasi essenziali:
- Scegli il dipendente responsabile del suo sviluppo. Questa persona deve avere competenze grafiche e un'anzianità sufficiente per comprendere il funzionamento specifico dell'azienda.
- Fai un inventario di tutte le posizioni che compongono la tua struttura.
- Determinare i collegamenti funzionali esistenti tra ciascuna professione e le loro relazioni subordinate.
- Procedi alla progettazione grafica di questa cartografia.
Le diverse tipologie di organigrammi esistenti:
Ci sono 3 tipi principali che presentano diverse letture del funzionamento di una società.
L'organigramma piramidale
Più comunemente usato negli affari. Le linee verticali determinano la relazione di subordinazione (il livello più alto di gerarchia si trova nella parte superiore del diagramma). Le linee orizzontali mostrano i lavori allo stesso livello gerarchico, con una relazione peer-to-peer.
Ecco un esempio:
L'organigramma ad albero
La lettura è da sinistra a destra, con il livello più alto della gerarchia aziendale mostrato a sinistra.
L'organigramma ripiegato
Un mix tra la piramide e l'albero. Viene quindi letto dall'alto verso il basso e da sinistra a destra contemporaneamente.
La scelta dello strumento
Diversi strumenti informatici sono a tua disposizione per facilitare la progettazione di questo documento grafico.
Il mezzo più utilizzato rimane la suite Microsoft Office, che presenta i vantaggi:
- essere di facile accesso (Word, Power Point ed Excel, software leader nel mondo professionale),
- facile da usare poiché dà accesso a diagrammi preesistenti (chiamati "SmartArts") che dovrai compilare solo con le tue informazioni interne (titoli di lavoro, nomi dei dipendenti corrispondenti, fotografie per facilitare la lettura e rendere più vivace il documento ),
- è anche uno strumento molto efficace che offre diagrammi vari, chiari e facilmente interpretabili.
Aggiungendo una foto di ogni dipendente, l'organigramma è più user-friendly e permette di dare un volto ai nomi
Consulenza sulla produzione
Per facilitare la lettura e la comprensione, questo documento dovrebbe essere chiaro e leggibile a prima vista, quindi non sovraccaricarlo di informazioni.
Più grande è la struttura, meno dettagliato sarà l'organigramma al fine di limitare la difficoltà di lettura e il rischio di perdita di significato.
Anche nel caso di una grande azienda è utile una visione globale, ma potrebbe essere necessario progettarne anche una per ciascuno dei reparti che compongono la struttura per facilitarne la comprensione e la leggibilità.
I limiti di questo strumento
Quando si tratta della distribuzione dei compiti in azienda, questa rappresentazione gerarchica non è lo strumento più preciso. Tutti i compiti e le missioni associate a una professione sono definiti con precisione nelle descrizioni delle mansioni dei dipendenti . Lo strumento offre solo una visione globale.
Nonostante la sua utilità, questa rappresentazione della struttura rimane solo un diagramma , è uno strumento rigido e molto inflessibile. Non mette in luce la versatilità di una professione e la trasversalità delle missioni annesse a ciascuna posizione.
In una società in perpetuo movimento, è non è uno strumento sufficientemente flessibile da essere sufficiente a rappresentare la complessità dell'organizzazione da una società.
Le aziende moderne fanno sempre più rete e esternalizzano un gran numero di attività e lavori. Il diagramma di flusso non evidenzia queste modalità operative.
Una tale fotografia della tua azienda è in definitiva un documento utile ma non sufficiente per la piena comprensione della tua organizzazione interna.
Quando è ben fatto e chiaro, rimane comunque uno strumento molto efficace per determinare il funzionamento complessivo di una struttura, dà una visione d'insieme che facilita la comprensione e l'appropriazione per i dipendenti che la integrano e i contatti esterni
