Primo patrimonio dell'azienda, le risorse umane devono essere non solo gestite, ma soprattutto motivate.
Il colloquio annuale, oggetto di questo dossier, è uno strumento ideale per mantenere la motivazione dei tuoi dipendenti.
Ma allora…
Come fare di questo obbligo (rituale obbligatorio) uno strumento motivazionale, quindi un'opportunità?
Motivazione-demotivazione e mantenimento annuale
Tra i principali fattori di demotivazione individuati dai professionisti delle risorse umane, è consuetudine citare:
- Una cattiva atmosfera e cattivi rapporti,
- La mancata presa in considerazione o riconoscimento del contributo dei dipendenti,
- Obiettivi poco chiari, mal inquadrati.
La manutenzione annuale può essere un'occasione per contrastarle. E per infondere energia ed entusiasmo nei dipendenti, a condizione che si prenda il tempo necessario per questo colloquio e che si svolga nelle migliori condizioni possibili:
- relazionale con l'n+1 che riceve il dipendente
- preparazione per il colloquio
- ascolto durante lo scambio
- separando la definizione degli obiettivi dal rapporto di attività
Uno strumento di gestione come un altro
Comunicare bene il colloquio annuale è fondamentale perché venga accettato dai dipendenti e, ancora meglio, perché diventi un fattore motivante. Sarà quindi un vero strumento per i manager.
Ma ciò deve richiedere un lavoro preventivo da parte dell'HRD, in modo che venga utilizzato come strumento di gestione completo e integrato nelle pratiche.
Manutenzione annuale in linea con l'azienda
Proveniente dal mondo anglosassone, questo strumento non è ancora sufficientemente adeguato alla nostra cultura aziendale francese. È quindi necessario che l'azienda se ne appropria e la ricollega alla sua realtà. Si inizia con la stesura di un questionario su misura non solo per l'azienda, ma anche per il reparto o l'attività del dipendente. Pertanto, tutti i dipendenti, a partire dal management, se ne appropriano facilmente.
Il colloquio annuale, un momento importante per tutti, HR, manager e dipendenti
È importante che HR valuti questo momento, lo presenti non come un obbligo legale ma piuttosto come un momento davvero opportuno e rilevante per mettere il dipendente al centro delle preoccupazioni del suo manager.
La comunicazione è importante, di nuovo! Sarà utile per l'HRD lavorare su elementi linguistici per supportare i manager interessati.
Allora perché non giocare con la terminologia per dare ancora più peso all'intervista: non parlare di colloquio di valutazione ma piuttosto di colloquio di attività (proposto da Francis Kaufmann, direttore associato CAA)?
Formalizzare e creare le giuste condizioni operative per favorire la motivazione
Chiariti questi presupposti, lo svolgimento del colloquio darà credibilità ad un approccio globale dell'azienda.
Preparazione e condizioni
Il successo del colloquio non dipende solo dal manager, ogni stakeholder deve essere coinvolto in egual modo per trarne il massimo beneficio.
Così, li partecipanti al colloquio devono disporre di un tempo di preparazione sufficiente a monte, durante il quale si fa un passo indietro rispetto all'anno passato, considerato di fatto, ma anche dagli auspici o opportunità di avanzamento di carriera.
La durata prevista del colloquio è un altro segno che il manager attribuisce importanza al suo collaboratore. Sono necessarie almeno 1,5 ore per ogni appuntamento, a cui sarà dedicata tutta l'attenzione del responsabile.
Infine, conta il tono dell'impiegato, con l'uso del noi, piuttosto che del "tu" e dell'"io".
Ascolta, misura e fatti
Spesso ripetuto ma difficile da rispettare, L'ascolto attivo è fondamentale in questo colloquio per il manager: ascoltare, riformulare, capire. Lascia che il dipendente parli dei fatti, lascia che il manager commenti e critichi in modo costruttivo questi stessi fatti sulla base di risultati piuttosto che di giudizi. Per questo, dirigenti e dipendenti devono avere in mente durante tutto l'anno di annotare i fatti favorevoli o sfavorevoli sui quali si esprimeranno.
Infine, il manager deve concentrarsi su dare la priorità al positivo, in modo da riprendersi quando i risultati sono misti.
Se il colloquio annuale è anche il momento per fissare degli obiettivi, è importante che questi siano discussi dal manager e accettati dal dipendente.
E perché non lasciare che il dipendente fissi i propri obiettivi - qualitativi e quantitativi - anche in modo ragionato (cioè individuando le condizioni per il raggiungimento degli obiettivi) che il manager accetterà o meno. Questo modo di procedere è spesso un buon modo per identificare gli elementi motivanti del dipendente: motivato dalla sfida? Migliorando le competenze? Aumentando le responsabilità? Assegnando hardware o software più adatti?
Non dare sufficiente importanza al colloquio di valutazione, non lavorare sulle condizioni del suo svolgimento, non metterci abbastanza risorse può renderlo uno strumento vuoto ma anche causare demotivazione. Le risorse umane devono esserne consapevoli.
