Quali sono i tuoi requisiti? Quali indicatori scegliere ? Come ottenerli? Come costruire le tue dashboard , designare i responsabili, garantire il seguito?… Tante domande a cui è necessario rispondere prima di intraprendere l'avventura stessa.
Questa valutazione ti consente di verificare se i tuoi fornitori soddisfano correttamente le tue esigenze e i tuoi livelli di requisiti. Lo scopo dei criteri utilizzati è misurare la qualità del servizio fornito dai tuoi partner e confrontarli con i tuoi benchmark. Tale monitoraggio viene effettuato sulla base di semplici valutazioni ( scala di soddisfazione ) o con l'ausilio di misure più complete che tengano conto di risultati concreti: tempi medi di consegna, rispetto delle scadenze, reattività in caso di problemi tecnici, ecc.
Le priorità di valutazione dovrebbero essere date agli acquisti critici e ai fornitori. Per fare ciò è necessario segmentare il portafoglio acquisti, definire la criticità degli acquisti e quella dei fornitori.
Valutazione dei fornitori e politica della qualità
I sette principi della gestione della qualità secondo la ISO 9004 sono stati progettati per gestire e misurare l'efficienza di un'organizzazione.
Il principio numero sette è intitolato "Gestione delle relazioni con gli stakeholder", (ex ISO 9004: 2000: "Relazioni di reciproco vantaggio con i fornitori"). Questo principio invita le aziende a sviluppare le proprie partnership con le parti interessate.
Questo è il principio win-win. Quello di un rapporto basato su accordi e compromessi tra le due parti affinché ciascuna di esse sia soddisfatta. Questa relazione migliora la capacità di creare valore. È quindi vantaggioso per entrambe le parti. Per soddisfare questo settimo principio, ci sono diverse possibilità, compresa la valutazione dei propri fornitori.
Il fornitore, un anello della catena della qualità
Il fornitore fornisce prodotti e servizi che soddisfano i requisiti del cliente. Tu sei il cliente qui. Questi prodotti, la tua materia prima, influiscono sulla qualità del prodotto finale. Se questa qualità è compromessa, può costare caro alla tua attività. È quindi importante valutare i propri fornitori per assicurarsi che soddisfino le richieste e gli interessi dell'azienda, sia in termini di qualità del prodotto, sia in termini di etica (Responsabilità Sociale d'Impresa).
Qual è lo scopo della valutazione del fornitore?
Come in ogni progetto, è importante mirare alle tue esigenze. Sì, vuoi valutare il tuo fornitore, ma rispetto a cosa? Repository? Un prodotto ? Un processo ? Un servizio ? Spesso, è una combinazione di tutti questi. Fin dall'inizio, è importante pensare al tuo obiettivo. Cosa vuoi valutare? Un fornitore? Tutti i fornitori? Vorresti avere un risultato quantitativo o qualitativo?
Lo scopo di questa valutazione è verificare la capacità del fornitore di:
- produrre un prodotto conforme e/o il servizio richiesto
- soddisfare i requisiti specificati per tutta la durata del contratto
- garantire la sua affidabilità di fornitura (tempi di consegna, flessibilità)
- ottenere il miglior rapporto qualità/costo
- garantire una buona immagine dell'azienda (ambientale ed etica)
Perché valutare un fornitore?
Lo sapevi che ogni euro risparmiato sugli acquisti va direttamente al conto economico dell'azienda? Controllare la qualità dei propri fornitori significa quindi:
- vuoi migliorare la qualità del tuo servizio
- garantire un guadagno economico per l'azienda
- dare una buona immagine dell'azienda
- assicurati che il prodotto finale sia di buona qualità
Ad esempio, quando stai costruendo la tua casa, se le fondamenta sono cattive, lo sarà anche tutto ciò che è costruito sopra. Sarà poi necessario distruggere tutto per poter ricostruire. È lo stesso in un business. Se i tuoi fornitori ti portano un prodotto di scarsa qualità, anche la qualità del tuo prodotto finale sarà compromessa. Nessun ritorno potrebbe essere possibile. Quando il prodotto viene manomesso, cosa succede?
- Restituzione/reclamo di un cliente?
- Un prodotto scartato?
- Perdita finanziaria?
Quest'ultimo punto è generalmente il primo motivo per cui l'azienda avvia un processo di valutazione dei fornitori. Riguarda il costo. Perché anche un prodotto distrutto genera un costo per l'azienda.
Il cliente (voi) deve conoscere le prestazioni dei prodotti che sta acquistando e deve avere fiducia nella durata di tale prestazione. Perché la responsabilità delle aziende nei confronti dei propri clienti, del loro ambiente e della società richiede il controllo dei rischi associati ai prodotti/servizi forniti e alla loro realizzazione.
Valutare i fornitori: dal punto di vista di chi?
Ogni entità dell'azienda ha una specifica esigenza:
- il designer vuole un prodotto che soddisfi le caratteristiche richieste
- l'acquirente chiede un prezzo controllato e una fonte affidabile
- il fornitore vuole tempi rapidi tra la richiesta e la disponibilità del prodotto
- l'addetto alla reception richiede un'etichettatura precisa dei pacchi e una regolamentazione degli arrivi secondo gli orari di apertura dei servizi
- il negoziante vuole un imballaggio che faciliti la manipolazione
- l'utente desidera un prodotto facile da usare e, se necessario, un manuale utente appropriato
- il ragioniere vuole fatture ben informate
- il manager QSE desidera un prodotto conforme che soddisfi gli standard, i regolamenti e gli standard dell'azienda
- il leader vuole tutto questo allo stesso tempo
Quando valuti un fornitore?
La valutazione del fornitore può essere effettuata nel corso di un progetto e in qualsiasi momento del ciclo di vita del prodotto/servizio. Può quindi essere:
- fare riferimento a un fornitore
- durante una gara d'appalto
- a seguito di più anomalie dello stesso fornitore o sulla stessa gamma di prodotti
- nell'ambito del miglioramento continuo del proprio Sistema di Gestione della Qualità
- eccetera.
Ad esempio, valutare un fornitore prima di un SEO è:
- trovare fornitori idonei a soddisfare le esigenze, secondo le specifiche definite dall'azienda
- ordinare in base alla politica di acquisto dell'azienda (criteri di accettazione o rifiuto)
- fare riferimento al fornitore o ai fornitori che possono quindi potenzialmente rispondere a una gara d'appalto
La referenza di un fornitore genera un costo significativo per l'azienda. La valutazione dei fornitori è quindi una leva essenziale per le prestazioni dell'organizzazione.
Cosa significa implementare?
Sono possibili diversi approcci:
- assicurandosi che soddisfi le specifiche rilasciate dall'azienda (sul prodotto e sull'immagine)
- eseguendo un'autovalutazione di esso
- durante un audit di sistema: organizzazione del sistema di gestione aziendale
- durante un audit di prodotto: caratteristiche del prodotto in relazione agli standard/specifiche definite dall'azienda cliente
- durante il feedback su una gamma di prodotti
- eccetera.
Per andare oltre, consulta il nostro file di metodo: come valutare un fornitore?
Conclusione
Valutare i propri fornitori significa soprattutto essere in un costante processo di miglioramento continuo al fine di garantire al proprio cliente un prodotto e/o servizio di qualità e consentire alla propria azienda di rimanere efficiente nelle proprie attività.
