Che cos'è la reingegnerizzazione?
Si tratta di partire da un foglio bianco e ricostruire, anche reinventando il funzionamento di un'azienda, di un ente, di un servizio, di un flusso o di un'altra parte di un'organizzazione.
Michael Hammer e James Champy hanno aperto la strada a questo approccio: sono stati i pionieri della sua implementazione.
Quanto a miglioramento continuo con la ruota di Deming e i principi Kaizen , l'obiettivo di questo lavoro di reingegnerizzazione è ottimizzare le prestazioni anche se alla fine i 2 approcci differiscono.
Approcci come il lean management o il lean six sigma offrono un approccio completo all'ottimizzazione dei processi per una migliore efficienza e prestazioni operative. Gestione dei processi aziendali (BPM)
Ci sono appassionati per il modo morbido e per quello duro. Ancora una volta, non esiste un metodo valido per tutti che copra tutte le situazioni. Questo è, a seconda dei problemi riscontrati, dei miglioramenti attesi, del cultura aziendale e l'urgenza delle azioni da intraprendere, per fare la scelta più pertinente tra i 2 approcci.
Ricostruire un processo: ripartire da zero
L'accatastamento di soluzioni parziali finisce per amplificare la complessità organizzativa anziché semplificarla. Questi sono potenziali aree di futuri malfunzionamenti o scarse prestazioni.
Riprendendo la sequenza di operazioni a 0 si elimina questa complessità trovando la configurazione migliore per eseguire una serie di attività in modo efficiente con un approccio completamente nuovo.
Gli obiettivi della reingegnerizzazione
La ricerca del miglioramento delle prestazioni si esprime in maggiore produttività, migliore efficienza attraverso una perfetta calibrazione delle risorse, maggiore agilità e valore aggiunto creato. Alla fine, la soddisfazione del cliente è migliorata grazie a processi fluidi e affidabili.
Punti organizzativi per un'azienda più efficiente
Interfacce, fonti di disfunzione
Le perdite di prestazioni sono spesso da ricercare su questo lato. Confini interni (come interconnessioni tra servizi) ed esterno (l'azienda con clienti, fornitori, ecc.) creare nodi dannosi per la costruzione di processi fluidi, senza interruzioni .
La riprogettazione del processo è particolarmente interessata a questo punto.
Che cos'è un processo di successo?
Ecco alcuni principi per ricostruire un'organizzazione efficace:
- delle servizi a pianta aperta e senza concorrenza
- neutralizzazione del comportamento individualistico
- Nessuno spreco
- uso equilibrato delle procedure: sono la spina dorsale del business, ma non dovrebbero essere sclerosanti. Troppe procedure ostacolano la flessibilità.
- uso ragionevole della tecnologia per non complicare i processi - non è una questione di eccessiva automazione. La digitalizzazione e la trasformazione digitale facilitano l'automazione dei compiti, dovrebbero essere usati e non abusati. Queste tecnologie sono solo mezzi al servizio delle prestazioni.
- il tempo è una variabile importante prestazione
Come ricomporre un processo?
Non ci sono davvero metodi assoluti. Tutto dipende dalle caratteristiche dell'azienda, dal contesto, dai suoi obiettivi strategici. Esperienza coloro che guidano questo tipo di progetto è quindi molto importante.
Tuttavia, ci sono diverse fasi nel processo:
I - Identificazione del processo: l'obiettivo è sapere quali sono i suoi input, output, fasi, attori … Uno strumento molto pratico per questo passaggio è il metodo SIPOC.
2 - Analisi / ricerca di soluzioni (vedi strumenti per la risoluzione dei problemi) : identificare le disfunzioni vissute dagli autori e le fonti di sottoperformance rispetto ai livelli attesi - Ricerca e scelta di soluzioni in termini di organizzazione e strumenti.
3 - Proiezione dello stato attuale allo stato desiderato , a partire da 0. Vedere lo strumento " Analisi degli scostamenti Descrizione del processo target (operatività, modellazione, flussi fisici e informativi, risorse umane, organizzative e finanziarie) - Scelta degli indicatori di performance.
4 - Sviluppo del piano d'azione : scelta e pianificazione delle azioni da realizzare per rimodellare il processo - Project management per migrare alla nuova organizzazione (Budget, Planning and staking, change management, formazione…).
5 - Attuazione della nuova organizzazione: esecuzione del piano d'azione.
6 - Gestione e monitoraggio delle prestazioni: l'obiettivo è garantire che il progetto venga portato a termine con successo. Attivazione di un feedback per apprendere e capitalizzare l'esperienza acquisita.
I pilastri della reingegnerizzazione
L'obiettivo è trasformare l'organizzazione in modo che diventi reattiva - con dei dipendenti coinvolti.
- Potenzia: rendendo i team più autonomi, favorendo decisioni il più possibile vicine ai problemi da affrontare.
- Semplificare: ridurre le interfacce, appiattire la linea gerarchica.
- Treno: un elemento essenziale per trasmettere le competenze chiave da tenere . Queste sono le competenze che rendere agile un'organizzazione . Infatti, i dipendenti sono in grado di adottare i comportamenti appropriati quando incontrano una nuova situazione.
- Comunicare: promuovere gli scambi all'interno dei team (riunioni, ecc.) senza rendere rituali gli incontri. Tieni presente l'importanza della flessibilità.
- Sviluppare : lavoro in modalità progetto per migliorare costantemente la nuova organizzazione messa in atto.
Alcuni punti di vigilanza…
Riprogettazione non si limita a ridefinire la sequenza delle attività, ma passa anche per il fatto di rivedere le descrizioni dei lavori , design nuove procedure , lavoratori del treno, ecc. È veramente un lavoro completo che copre tutti gli aspetti del funzionamento di un'organizzazione.
Dovrebbe anche essere prestare particolare attenzione alle persone . Ne abbiamo parlato sopra con la formazione. Ma dobbiamo andare oltre anticipando la resistenza al cambiamento , prevedendo un vero piano di supporto per i dipendenti nei loro nuovi compiti.
