Riunioni silenziose: silenzio e produttività nelle riunioni

Direttamente dagli USA e già testati da alcuni grandi leader (in particolare da Jeff Bezos, CEO di Amazon o addirittura, i meeting silenziosi - o incontri silenziosi in francese - sono discreti. Sarebbero però più produttivi dei meeting tradizionali.

Steven G. Rogelberg, eminente professore americano di management - anche consulente per grandi gruppi, ha condotto un'analisi sull'efficacia degli incontri e sul fenomeno della reunion. Ha scoperto che i laboratori in cui parlare era totalmente vietato o solo per un periodo di tempo determinato erano più produttivi.

Ha poi avuto l'idea di sostituire i rumorosi bainstorming orali in cui i partecipanti sono talvolta costretti a parlare ad alta voce per essere ascoltati, da "brainwritings". L'idea è che tutti scrivano le loro idee e pensieri su un pezzo di carta in modo anonimo invece di parlare. Il facilitatore può quindi distribuire i fogli al gruppo a caso o mostrarli in modo che tutti possano leggerli ed eventualmente completarli.

Che cos'è un "incontro silenzioso"?

L'incontro può svolgersi virtualmente o fisicamente. L'obiettivo di tale sessione è quello di consentire a tutti i partecipanti di leggi il contenuto dettagliato dell'incontro, pensaci individualmente in primo luogo, esprimendo se necessario i suoi pensieri e altre idee, osservazioni, ecc. per iscritto come e quando anonimo prima che tutto sia messo insieme.

La parola può essere totalmente vietata oppure solo per un periodo di tempo definito in anticipo durante il quale ogni partecipante può riflettere per iscritto sul problema posto, oppure prendere nota di un documento distribuito dal facilitatore e fornire la propria opinione completa, ecc. .

Un'opzione è quella di stabilire, all'inizio di ogni incontro, un momento di silenzio durante il quale ogni partecipante si prende il tempo di (ri)leggere l'ordine del giorno, l'argomento da discutere e l'obiettivo dell'incontro stesso. Poi, solo dopo, apri la parola e gli scambi. Ciò consente al facilitatore di assicurarsi che tutti abbiano familiarità con l'argomento da trattare e che la riflessione sia fruttuosa.

Vantaggi e limitazioni

Se questi incontri silenziosi sono ancora relativamente poco frequenti, resta il fatto che offrono un numero significativo di vantaggi quando si sa come condurli.

Punti forti

• Darebbe luogo a più efficienza di pensiero e generare meno stress per i partecipanti, con un'atmosfera favorevole alla concentrazione.
• Il lato scritto della riunione induce a una migliore preparazione dell'agenda, i diversi argomenti da discutere e gli obiettivi .
• L'anonimato delle annotazioni conferisce a aspetto più democratico agli scambi e offre a tutti la possibilità di esprimersi e/o di essere ascoltati senza timori apparire ridicolo o giudicato.
• Il le idee sono più creative, ponderate, di migliore qualità che durante i dibattiti orali.
• Il i partecipanti hanno il tempo di assorbire le informazioni consegnato loro,
• Il discussioni meno inutili o sterili ,
• Gli assenti hanno un verbale preciso e dettagliato dell'incontro.

Svantaggi

• Tuttavia, la preparazione di una riunione silenziosa richiede più tempo. di un classico incontro.
• Queste sessioni silenziose sono non molto adatto per lunghi laboratori .

Come organizzare una riunione silenziosa?

Questi incontri possono essere del tutto silenziosi - tutto avviene per iscritto - o solo parzialmente - iniziano con una lettura silenziosa del tema da affrontare e poi aperti a dibattiti orali.

Possono assumere diverse forme:

• Incontri in cui tutti sono fisicamente presenti nella stessa stanza durante la quale tutta o parte della riunione si svolge in silenzio.
• Riunioni a distanza per cui ogni partecipante comunica per iscritto con gli altri tramite software come skype (questo tipo di meeting viene poi chiamato "silent skype"). Le informazioni vengono così trasmesse per iscritto, tenendo traccia di quanto detto.

Più che mai, il ruolo di facilitatore/facilitatore è fondamentale in questo tipo di incontri. È quindi importante prepararsi in modo efficace.

1. preparazione

   • Scrivi un'agenda dettagliata che invii alle parti interessate e che contenga:
     • ogni ora, organizzazione dell'incontro (virtuale, fisico - nel qual caso specificare il luogo esatto dell'incontro).
     • partecipanti - identità, posizione, ecc. Indicare il nome del facilitatore.
     • tipo di incontro : specificare lo svolgimento di questa riunione silenziosa - generalmente 30 minuti di lettura silenziosa seguita da un dibattito scritto o orale, la cui durata è anche da definire (variabile a seconda dell'argomento della riunione e dei temi). Se si devono considerare diversi elementi importanti, non esitate a dividere l'incontro in più incontri sub-silenziosi uno dopo l'altro.
     • elementi che verranno discussi.
     • obiettivo dettagli della riunione
   • Preparate - o fate preparare - i documenti che verranno letti in silenzio:
     • Scrivi un documento per ogni argomento trattato, includendo tutte le informazioni importanti necessarie per la discussione.
     • sii chiaro e specifico, usa frasi, non solo parole chiave. L'obiettivo è quello di avviare il dialogo.
     • includere quante più informazioni possibili per evitare di dover cercare informazioni altrove.

2. Svolgimento della riunione silenziosa

   • Richiama rapidamente lo stato di avanzamento della sessione di lavoro specificando in particolare il tempo destinato alle diverse fasi della riunione.
   • Iniziare con richiedere la lettura silenziosa dei documenti distribuiti .
   • Metti in chiaro che si consiglia di leggere i documenti fino alla fine prima di commentare o porre domande.
   • Ciascuno dei partecipanti annota i documenti dei suoi commenti, opinioni, ecc.
   • Durante questo periodo di lettura e commenti scritti, il facilitatore - tu o un'altra persona designata in anticipo - può già identificare gli elementi che richiedono un dibattito orale - opinioni contrastanti o fonti di incomprensione e/o conflitto, ecc.
   • Indica la fine del tempo di silenzio .
   • Guida le discussioni in base agli elementi che hai individuato nei commenti scritti.

3. Chiusura della sessione

   Prima di aggiornare l'assemblea, si specificano quali saranno le azioni da compiere, entro quale termine, da chi ed eventualmente fissare una nuova assemblea silenziosa.