Molto spesso abbiamo un tempo limitato per completare un numero molto elevato di attività. Tuttavia, essere organizzati nel proprio lavoro è una garanzia di risparmio di tempo ed efficienza, per non parlare della tranquillità che ne consegue.
Moltitudine di compiti, più o meno provati, emergenze impreviste… a volte è difficile per il manager staccare la testa dal manubrio e prendere le distanze necessarie per una gestione adeguata ed efficiente delle cose.
Per lui è quindi fondamentale saper fare delle scelte puntando su ciò che merita di essere curato. In altre parole, "fare le cose giuste nell'ordine giusto" o anche essere in grado di risolvere le diverse priorità.
Perché dare la priorità?
Saper organizzare il proprio lavoro e dare priorità ai compiti da svolgere è, infatti, una delle chiavi del successo per qualsiasi manager - sia per se stesso che per tutto il suo team, o addirittura tutta la sua azienda. Poter smistare le varie emergenze, adempimenti ed altro permette al gestore in particolare di:
- Perdi meno tempo : smetti di perdere tempo con compiti non necessari o che potrebbero essere delegati.
- Riduce lo stress : una mente organizzata è una mente più serena.
- Fine della procrastinazione : prendi la testa e lavora sulle cattive abitudini.
- Guadagno in efficienza : evita di procrastinare per ore per sapere a quale compito dare priorità, strutturare il tuo lavoro e come funziona.
- Sii più disponibile per i tuoi dipendenti : dai priorità per liberare tempo ed essere in grado di ascoltare appieno i tuoi dipendenti.
- Gestire meglio l'imprevisto e comprendere il cambiamento : pianifica il tuo lavoro per mantenere un margine di manovra riservato agli imprevisti e guidare così le trasformazioni in modo più efficace.
- Sviluppa la tua intelligenza emotiva : distaccarsi dalle proprie convinzioni limitanti così come da tutti i sentimenti minatori che minano il lavoro e distorcono la nostra percezione delle cose e il loro grado di importanza.
Metodi e strumenti per la gestione delle priorità
Le grandi linee di un lavoro di prioritizzazione possono essere tracciate come segue:
- Identificare : elencare con precisione tutti i compiti da svolgere, senza attribuire ad essi alcun grado di importanza o urgenza per il momento.
- Analizzare : classifica i diversi elementi sopra elencati: cosa devi fare personalmente, cosa puoi delegare, nonché i limiti di tempo per l'azione, l'urgenza e i gradi di importanza di ciascuno.
- Agire : una volta elencate le priorità, è fondamentale affrontare rapidamente quelle più urgenti, quindi stendere il piano delle priorità così come definito.
- Da seguire : fare regolarmente il punto sullo stato di avanzamento dei progetti e sull'evoluzione dell'emergenza e/o delle priorità al fine di adeguare il proprio piano d'azione.
non dimenticare di delegare ciò che può essere. Voler fare tutto non ha senso se non hai tempo per fare tutto in tempo.
Di seguito e nelle nostre pagine allegate troverete alcuni metodi, tecniche e strumenti. Sei libero di adottare quello più adatto alla tua situazione o quello con cui ti senti più a tuo agio.
La classificazione A-B-C-D
Questo è un semplice elenco delle attività/progetti da svolgere. Esplodi la tua lista secondo la seguente classificazione:
- A - I compiti essenziali da svolgere . Per alcuni la domanda non si pone perché la posta in gioco è alta. Devono essere affrontati immediatamente. Annotare se saranno delegati o meno e, in caso affermativo, a chi, entro quando, ecc.
- B - Quelle importanti, ma un gradino sotto le prime . La posta in gioco è più moderata in termini di tempo e/o impatto.
- CONTRO - Classe qui quelli che sono interessanti da fare , ma che non hanno alcun impatto. È più.
- D - Quelli eliminare : sono quelli che non apportano alcun valore aggiunto e non hanno una reale importanza. Questo può essere il caso di alcune attività amministrative.
Scorri ogni categoria e, all'interno di ciascuna, riclassifica: A1 - A2 - A2 - B1… dalla più importante, prioritaria, alla meno urgente. Questo ti dà un elenco prioritario.
Trucco : se esiti su un compito, confrontalo con altri, già classificati: "Quale dei 2 è il più importante?". Saprai dove posizionarlo.
Matrice importanza/urgenza di Eisenhower
Anche questa matrice si basa su 4 caselle che combinano 2 assi: importanza e urgenza . Permette di scomporre ogni voce secondo questi 2 criteri per arrivare ad una lettura sintetica delle priorità. Certo, le attività nella casella "importante/urgente" richiedono un'azione il prima possibile .
Puoi anche prendere in considerazione altri criteri, come il tempo necessario per completare l'attività o prendere in considerazione il facilità di elaborazione .
(ri) Scoprire la matrice di Eisenhower per identificare i compiti da delegare e identificare le azioni.
La tecnica POMODORO
Questo approccio si basa sul fatto provato che rimanere concentrati su una moltitudine di attività durante una giornata lavorativa senza fare pause è totalmente controproducente.
Lo scopo dell'approccio è quello di rimani concentrato al 100% su un singolo compito per 25 minuti (1 sessione), quindi fai una pausa prima di iniziare un secondo. Una pausa più ampia viene effettuata dopo diverse sessioni. Un metodo semplice, ma un'efficienza formidabile!
Da leggere: la tecnica del pomodoro in dettaglio
Il metodo NERAC
Ecco un approccio che consente guadagnare efficienza nella gestione del tempo creando una semplice tabella riempire. Il suo nome nasce dall'acronimo a cui fa riferimento, ogni lettera rappresenta una colonna della tabella:
- "N" per Da notare : questa prima colonna elenca tutte le azioni/compiti/progetti da realizzare senza priorità né alcun ordine temporale.
- "E" per Stimare : si tratta qui di stimare la "durata prevista" di ciascuno dei compiti sopra elencati.
- "R" per prenotare : l'obiettivo è mantenere un certo margine di manovra per l'imprevisto, compreso il tempo dedicato alla gestione di quest'ultimo, nonché gli adeguamenti necessari, se necessario.
- "Ha per Arbitrare : il grado di importanza/urgenza di ciascun compito viene deciso specificando le relative decisioni nonché il loro tempo di completamento.
- "È per Controllo : si tratta di nominare un responsabile incaricato di verificare la corretta esecuzione dell'incarico, il raggiungimento degli obiettivi, il rispetto delle scadenze e l'analisi di eventuali discrepanze tra la previsione e l'effettivo.
Per concludere, è importante dire che Sebbene ci sia una pletora di strumenti e approcci diversi e vari alla definizione delle priorità, nulla accadrà senza una vera volontà e una certa disciplina da parte tua.
