Facilitare una riunione di lavoro - le fasi principali

• Perché un'officina?
• Prepara la sessione
• Conduci il workshop

Corso di una sessione

1. Prima di cominciare

   Vieni presto per assicurati che sia tutto ok : la stanza configurata come desideri, gli strumenti di presentazione a posto e funzionali.
   A seconda della modalità di presentazione scelta, annota l'agenda della riunione e pianificala su una lavagna a fogli mobili in modo da poterla rivedere regolarmente.
   Per esperimento, controllare almeno il giorno prima che i videoproiettori o le lavagne luminose funzionino . Qualche brutta sorpresa sarà evitata nel D-Day: è un po' giusto trovare una soluzione sostitutiva in pochi minuti. Inoltre, verrai distolto dalla tua preoccupazione attuale: allestire l'officina.

2. Durante la sessione

   1. introduzione

      Il tuo obiettivo: mettere a proprio agio i partecipanti all'arrivo . Salutateli personalmente, sorridendo. Date loro gli strumenti di lavoro e il questionario di soddisfazione…

      Le presentazioni. Presentati rapidamente e spiega la tua connessione con l'argomento del workshop.
      Fai il famoso tour de table per chiedere a tutti di fare lo stesso : "Chi sei? Perché sei qui? Cosa ti aspetti dal laboratorio?". Se necessario, completare in modo che il ruolo di tutti sia molto chiaro a tutti.
      Per gruppi più grandi, procedi in gruppi in modo che tutti possano identificare gli altri membri, i loro ruoli e problemi nel gruppo. Chiedi, ad esempio: chi c'è nel dipartimento x? Chi ha già incontrato la situazione lì che verrà affrontata? eccetera.

      Dettaglia gli obiettivi della giornata, l'agenda e il calendario degli argomenti . Chiedi ai partecipanti di convalidare il programma per garantire la loro aderenza e che non ci siano punti di blocco importanti. Incoraggia le persone a partecipare attivamente alle discussioni future.

   2. Sequenza di animazione

      Di solito, svolgi un ruolo di facilitatore. La tua missione è guidare le discussioni, evitare tempi morti rilanciando, incoraggiare tutti i partecipanti a presentare il proprio punto di vista, mettersi d'accordo… Insomma, un ruolo molto fisico!

      Riscaldamento: parti da un'angolazione facile da avvicinare…

      Gestione del tempo: prestare attenzione al rispetto degli orari. Non esitate a far loro sapere che mancano 30 min, 10 min, ecc. Con questa tecnica, spingi le squadre a sintetizzare o, al contrario, a progredire.

      Atmosfera generale: animare il gruppo mantenendo una buona atmosfera con qualche tocco di umorismo a volte per rilassare l'atmosfera, permettere a tutti di respirare e ricominciare da capo. Sii dinamico entusiasta. È comunicativo!

      Testimonianze: non restare su supposizioni, chiedi ai partecipanti testimonianze concrete, fatti. Allo stesso modo, chiedi loro di spiegare come userebbero il prodotto o la soluzione nella loro vita quotidiana. Il contesto di utilizzo è importante. Il gruppo non deve ragionare solo all'interno della stanza, ma deve proiettarsi all'esterno.

   3. Conclusione

      Per questa fase, il termine più appropriato è " bilancio ", o meglio ancora" debriefing ". L'obiettivo è quello di condividere i contenuti del workshop .

      Per decidere alla fine del workshop, vedere gli strumenti di supporto alle decisioni compreso il voto ponderato per punto capitale

      Seguendo il calendario stabilito, riesaminare le questioni trattate, non trattate, le principali conclusioni e le eventuali decisioni prese. Se necessario, programma un altro workshop.
      Coinvolgere i partecipanti al debriefing convalidando con loro le conclusioni. Se sono stati formati sottogruppi, ognuno può avere un portavoce per consegnare il riassunto del lavoro. L'obiettivo non è quello di rifare il workshop. Rimani fedele a ciò che è stato detto.

      Raccogliere il questionario di valutazione da tutti i partecipanti.

3. Il dopo:

   Invia un rapporto di sintesi del workshop.

   Esamina le risposte al quiz e rivedi i punti di forza e di debolezza. L'obiettivo: migliorarsi la prossima volta!

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