Per ottimizzare le prestazioni della tua organizzazione, hai 2 scelte: applicare un cambiamento radicale o apportare miglioramenti incrementali … In questa seconda alternativa, i principi del Kaizen ti saranno molto utili. Come trarne profitto?
Cos'è Kaizen?
Nato nell'industria manifatturiera giapponese, Kaizen è al centro della produzione snella e del sei sigma snello di Toyota. il suo obiettivo è il miglioramento continuo dei processi e delle attività, mirando all'eliminazione degli sprechi, alla riduzione dei rischi, al miglioramento delle postazioni di lavoro e più in generale all'ottimizzazione della produttività.
A differenza della ricerca di innovazioni rivoluzionarie e di reingegnerizzazione, la filosofia si basa sull'idea che piccoli cambiamenti rapidi e regolari possono avere un forte impatto. Semplice in linea di principio, l'implementazione a volte è complicata.
Vale a dire: sebbene utilizzati nell'industria, i principi del Kaizen possono essere implementati in altri settori di attività come i servizi, il commercio o anche per la propria efficienza personale.
Vantaggi di questo approccio
Oltre ai miglioramenti complessivi delineati nella definizione, questo approccio agisce direttamente su:
- soddisfazione degli impiegati: tenendo conto delle loro azioni per migliorare le loro condizioni di lavoro e ottimizzare la loro efficienza.
- soddisfazione del cliente e la loro fedeltà: con prodotti e servizi di migliore qualità.
- ottimizzazione di processi e compiti: più veloce, più efficiente.
- riduzione dei tempi di consegna: grazie ad un'organizzazione più efficiente.
- migliorare il lavoro di squadra e coordinamento tra i servizi: attraverso l'abitudine a lavorare insieme.
Ciò equivale generalmente a migliorare la competitività e la redditività dell'azienda: prodotti di qualità superiore al miglior costo.
Principi Kaizen
Questo è il punto più importante di questo dossier. È comune citare 10 principi, sebbene, a seconda delle fonti, il contenuto dell'elenco differisca. Come abbiamo visto, non è uno strumento, ma piuttosto uno stato d'animo basato globalmente su diversi principi sostenendo:
- proattività nella risoluzione dei problemi: non aspettare la loro comparsa, anticipare e agire sono le parole chiave.
- mettere in discussione le pratiche attuali: non accontentarsi di soluzioni che funzionano, cercando di migliorare costantemente metodi e procedure di lavoro.
- responsabilizzazione (o coinvolgimento) dei dipendenti in modo che diventino attori nella risoluzione dei problemi.
- la ricerca di soluzioni al minor costo: nella filosofia Kaizen, la rivoluzione comporta piccoli aggiustamenti finanziari indolori. Non si tratta di buttare via tutto e ricominciare da capo. La parola "investimento" non fa parte del linguaggio utilizzato.
- la ricerca della causa principale di un problema con il metodo dei 5 perché: non limitarsi alle apparenze, scavare nella comprensione dei “perché radice” per agire dove è necessario.
- processo decisionale collaborativo: è meglio chiedere il parere di più persone per confrontare i punti di vista e arricchire l'analisi da diverse angolazioni piuttosto che decidere da solo nel suo angolo.
- correggere i malfunzionamenti o errori non appena compaiono. Non lasciare che le cose si sistemino. Che si unisce al principio di proattività.
3M - I 3 tipi di rifiuti
La riduzione degli sprechi è un filo conduttore nel processo di miglioramento continuo. Si concretizza con il metodo 3M, individuando le 3 fonti di rifiuti:
- Muda : attività che non fornisce valore aggiunto (scorte dormienti, sovrapproduzione, spostamento non necessario di un operatore, ecc.). È comune sentire parlare dei 7 muda:
- - Movimento inutile: movimento di persone che è inutile. Esempio: organizzare un incontro che richiede la presenza fisica dei partecipanti quando sarebbe stato sufficiente un incontro virtuale.
- - tempi di attesa inutili
- - trasporti non necessari: viaggi senza valore aggiunto
- - trattamenti non necessari
- - sovrapproduzione: produrre più del necessario
- - overstocking: stock oversize
- - non qualità: parti difettose o qualità del servizio che generalmente richiedono un'attività aggiuntiva.
- Mura : irregolarità in un processo (esempio: variazioni nella produzione di un prodotto o di un servizio).
- maturato : difficoltà improvvise nello svolgimento di un compito (formazione insufficiente, strumenti inadatti, ecc.) che creano sovraccarico, eccesso, sforzi inutili, fonti di pressione e stress.
Implementazione: strumenti Kaizen
Ancora una volta, Kaizen non è davvero un metodo, ma più una mentalità di principio. Tuttavia, ci sono una serie di strumenti per adattarsi a questo approccio.
PDCA
Il primo di questi è il PDCA (o ruota di Deming) che permette di strutturare un processo di miglioramento continuo distinguendo 4 fasi:
- Piano : analisi e pianificazione
- Fare : fase operativa dell'azione, esecuzione
- Dai un'occhiata : verifica e controllo
- atto : eventuali adeguamenti a seguito del "controllo"
Consulta il nostro fascicolo pratico sul ciclo PDCA
I 5 S
Incentrato sul layout dello spazio di lavoro, il metodo 5S mira a rendere l'ambiente vicino organizzato, sicuro e pulito.
Questo acronimo usa le lettere giapponesi di:
- Seiri / Sbarazzati di - Rimuovi ciò che non è necessario
- Seiton / Riordina - Metti in ordine
- Seiso / Pulisci - Rendi pulita l'area di lavoro
- Seiketsu / Mantenere l'ordine - Adottare buone pratiche per mantenere ordinato lo spazio di lavoro
- Shitsuke / Sii rigoroso: per implementare le precedenti 4S
Per saperne di più, consulta il nostro post pratico 5S.
Altri strumenti:
- Kanban: metodo "just-in-time" per ridurre i lavori in corso
- Gestione visiva: guadagnare efficienza utilizzando dispositivi visivi (display KPI a parete, su display digitali, ecc.) per veicolare informazioni e obiettivi.