Questo momento formale e privilegiato tra un manager e i suoi collaboratori deve essere preparato con cura per massimizzarne il successo. Eseguito dal diretto superiore della persona, questo esercizio, a volte delicato, richiede un minimo di know-how e capacità interpersonali, sia nella sua preparazione che nella sua conduzione.
4 fasi principali scandiscono l'incontro in sé: il accoglienza del valutato dal suo manager, il bilancio dell'anno passato dove ognuno esprime la propria visione delle cose, il impegno reciprocoverso nuovi traguardi, il sintesi scambi condotti - che servono come base per la seguente valutazione.
Accogliere
Questo primo passo dipende dal successo o meno dell'incontro. Questo è il momento in cui il manager deve, fin dai primi minuti, essere in grado di instaurare un clima di fiducia e accogliere pienamente i dipendenti . Locale chiuso, lontano da occhi e/o orecchie indiscreti; istruzioni di non disturbare, salvo in caso di emergenza; disabilitare smartphone o altre notifiche; comodità del luogo; clima sereno; eccetera.
È anche in questa fase che il manager ricorda l'obiettivo generale di questo incontro, nonché i suoi progressi (punti discussi, seguito allo scambio, ecc.).
Una volta fissate le condizioni del colloquio e ricordate le regole e gli obiettivi dell'incontro, il dirigente farà in modo di cedere rapidamente la parola al proprio valutatore.
Fai il punto
Si tratta di fare il punto sull'anno passato in termini di successi, possibili insidie, difficoltà, aspettative, feedback, soddisfazione, supporto, ecc. La valutazione stessa si basa su una griglia di valutazione preventivamente stabilita e consegnata alle 2 parti, in modo che ciascuna ne venga a conoscenza e la compili (la persona valutata si autovaluta). Questo, nel modo più oggettivo possibile.
Questo passaggio è fondamentale, in particolare nell'ambito dei bonus corrisposti in base ai risultati individuali.
Valutazione del dipendente nella sua posizione
L'obiettivo è quello di verificare che il valutato svolga correttamente il suo lavoro, nelle migliori condizioni possibili, che soddisfi le aspettative della posizione che occupa. Si tratta anche di far emergere eventuali lacune o anche una certa stanchezza della missione per porvi rimedio nel modo più adeguato possibile e discutere le aree di miglioramento.
- Misurazione dei risultati ottenuti in relazione agli obiettivi fissati durante l'ultimo colloquio di valutazione : il valutato presenta la propria autovalutazione al proprio superiore che lo lascia esprimere prima di dare la propria visione delle cose. In caso di disaccordo su alcuni punti, i 2 protagonisti inquadrano la situazione ed effettuano un'analisi basata su fatti precisi, evitando così qualsiasi giudizio o percezione errata.
- Misurazione delle competenze richieste per detta posizione : a quale livello si trova la persona valutata in termini di missioni che gli spetta ("Punto di miglioramento prioritario", "Sotto il livello atteso", "Raggiungimento del livello atteso", "Sopra il livello atteso", "Eccellenza")?
Valutazione globale dei dipendenti
Questo è'valutare il comportamento del dipendente all'interno della sua squadra, del suo reparto, anche in azienda e portare alla luce eventuali tensioni, rilevare gli inizi di una sindrome da esaurimento dei dipendenti, ecc. Le domande sono dell'ordine: il valutato è ben integrato in azienda? Mantiene buoni rapporti con i suoi colleghi? La sua posizione è in linea con le sue capacità? Il valutatore presenta segnali di stress da tenere in considerazione? eccetera.
Stabilisci nuovi obiettivi e piani d'azione
Questa fase - chiamata anche fase di impegno - consiste per il manager e il valutatore nel definire insieme nuovi obiettivi, trovare strade di miglioramento e/o mezzi, azioni da attuare per progredire a livello di "punti deboli" "allevati ad oggi, migliorare le prestazioni, sviluppare il talento, ecc.
E' importante che il dipendente possa esprimersi sull'argomento e in particolare è preferibile lasciargli la possibilità di trovare soluzioni da solo, facendo proposte o suggerimenti piuttosto che imporgliele: formazione, coaching, colloqui periodici per '' registrare i progressi, ecc.
Come fissare gli obiettivi?
- limitare il numero di obiettivi : concentrarsi sul più importante, sul più motivante per evitare scoraggiamenti e dispersioni.
- fissare obiettivi SMART: semplici, misurabili, ambiziosi, realistici e con scadenze temporali: devono essere chiari, precisi, adeguati alla posizione e alla qualificazione del dipendente, comprensibili, raggiungibili pur essendo motivanti, definiti nel tempo.
- fissare obiettivi quantificabili in termini di risultati : la valutazione deve essere effettuata in modo oggettivo e misurabile. Si basa sui risultati e non sui mezzi messi in atto per raggiungerli.
- determinare obiettivi stabili per l'anno : in caso di difficoltà temporanee legate al mercato o alla congiuntura economica, possono comunque essere riviste.
Sintetizzare
L'intervista è chiusa da una sintesi scritta dal responsabile di tutto ciò che è stato detto e deciso durante l'incontro: valutazione, punti positivi, punti da migliorare, impegni reciproci, eventuali prossimi incontri concordati. Anche il dipendente è tenuto a dare la sua impressione di questo scambio.
Tale relazione comprendente un contratto di obiettivi è redatta e firmata da entrambe le parti. Servirà come base per la manutenzione annuale per l'anno successivo.
