È fondamentale, sia per il manager che per i membri del suo team, avere una visione chiara degli obiettivi e delle sfide delle diverse missioni affidate, mantenere un clima di lavoro sereno e contribuire all'efficienza personale di ciascuno, ma anche all'efficienza collettiva.
Per questo esiste uno strumento di formidabile efficacia per chi lo sa usare: il feedback.
In cosa consiste il feedback?
Questo anglicismo - che può essere tradotto come "feedback" - designa un follow-up, un punto regolare tra il manager ei suoi collaboratori rispetto agli sforzi compiuti o ai comportamenti da modificare. Può essere anche un approccio che avviene tra dipendenti tra di loro o addirittura tra i vari manager dell'azienda. Lo scopo di tale approccio è il miglioramento continuo.
Questo strumento fa parte di un approccio di comunicazione globale e può assumere diversi aspetti.
Inoltre, per essere efficace e costruttivo, deve basarsi su elementi precisi, fattuali e osservabili . Ogni giudizio del singolo dovrà essere bandito, pena l'annullamento dell'intero processo e un effetto sull'atmosfera devastante e del tutto controproducente.
L'obiettivo è quello di incoraggiare un individuo a mantenere lo slancio, aumentare le proprie prestazioni o persino correggere determinate azioni/comportamenti .
Un colloquio di feedback dovrebbe dialogo aperto quanto al comportamento e/o all'azione in questione. Non è affatto un monologo da parte di chi lo consegna.
Diversi tipi di feedback
Distinguiamo tra vari effetti di feedback, a seconda dell'azione e/o del comportamento a cui si riferiscono e dell'obiettivo desiderato. In tutti i casi, il feedback deve essere dato nel rispetto della persona a cui è rivolto.
Feedback negativo
Delicato, ma utilizzato principalmente da manager che abbandonano il positivo per diversi motivi (concezione manageriale, modestia, goffaggine, ecc.), questo tipo di feedback, espresso in modo costruttivo, mira al miglioramento e alla progressione. L'obiettivo è che tutti diventino consapevoli dei propri passi falsi e debolezze e imparino da essi. Se l'errore è umano, l'importante è saper imparare dalle sue probabilità.
Vedi anche "Come gestire le critiche".
Riscontro positivo
Spesso trascurato - erroneamente, ma più facile da fornire rispetto al feedback negativo, questo feedback positivo su un'azione intrapresa o un comportamento è un potente fattore motivante. In effetti, innesca una dinamica positiva per il dipendente. Consolida la fiducia in se stessi, stimola la creatività e rafforza la coesione del team. Un circolo virtuoso che si allarga rapidamente a tutta l'azienda.
Esempi di feedback positivi: congratulazioni, riconoscimento di una particolare abilità,
Feedback correttivo
Utilizzato per riaggiustare l'asse di lavoro o il comportamento di un dipendente quando quest'ultimo va nella direzione sbagliata, mira ad essere percepito meglio, più costruttivo del semplice feedback negativo. Il suo scopo è quello di determinare un cambiamento nell'approccio del dipendente in un contesto specifico .
Prende la forma di una critica costruttiva: miglioramento di questo o quel punto specifico, consiglio "esperto", coaching, ecc.
Nota: è essenziale fare un passo indietro prima di fornire un feedback, a meno che la situazione non sia grave e metta a rischio chiunque.
Interesse per un processo di feedback
I vantaggi di implementare un tale approccio all'interno del proprio dipartimento/azienda sono numerosi:
- Mantenere un rapporto di fiducia con i membri del suo team attraverso una comunicazione naturale e aperta.
- Assicurati che tutti abbiano capito la sua missione e va nella giusta direzione.
- Dai più significato alla missione di ogni persona : prendendo coscienza dei dettagli e dell'importanza della propria missione, i dipendenti sono più responsabili, più coinvolti, più autonomi. L'intelligenza collettiva viene così rafforzata.
- Riconoscere lavoro, abilità e talento membri della sua squadra: sottolineando regolarmente qualità e successi.
- Raccolto e offrire a un dipendente l'opportunità di correggere la situazione su un file in corso, correggere un errore che è passato inosservato, ecc.
- Consenti a un dipendente di progredire , migliorare il suo approccio a un progetto, una data missione, ecc.
- Disinnescare eventuali ostacoli/difficoltà dai primi sintomi: comunicare senza aspettare che degeneri da nessuna parte. Infatti, un disagio non preso in considerazione con sufficiente anticipo non solo genera risentimento, rabbia o amarezza tra i protagonisti, ma può anche avere conseguenze disastrose sulla squadra, anche sulla società… È quindi fondamentale comunicare quanto prima. .
- Per il manager è l'occasione per valutare il suo stile di gestione , apporta eventuali correzioni e migliora nella pratica della tua arte meglio conosci te stesso…
Imposta un processo di feedback
L'approccio fa parte di una strategia di comunicazione globale all'interno dell'azienda. I dipendenti devono essere informati dell'esistenza di questa pratica e conoscerne i dettagli.
L'approccio si materializza da interviste di feedback regolari, rapide e strutturate. Per essere costruttivo e significativo, un colloquio deve essere svolto entro 24-48 ore da tale comportamento. Oltre a ciò, l'approccio perde tutto il suo significato.
Condurre un colloquio di feedback di successo
Come ogni scambio, un incontro del genere, per quanto informale, è in preparazione. È importante che ognuno dei protagonisti sia disponibile e preparato.
Alcune strade per un feedback di successo:
- Stabilire un clima di fiducia all'interno del team/reparto/azienda: i dipendenti devono sentirsi rispettati, ascoltati e considerati.
- Scegli il momento giusto dare un feedback: anche se questi incontri sono piuttosto informali, è fondamentale programmare l'incontro in un momento in cui i 2 protagonisti siano pienamente disponibili.
- Scegli il posto e la forma giusti : scegli un luogo abbastanza tranquillo da non essere disturbato e/o distratto ogni 2 minuti e dare un carattere informale, ma strutturato all'incontro.
- Prendi abbastanza distanza prima di dare un feedback: reagire sotto l'influenza di un'emozione - specialmente negativa - è raramente rilevante. Inoltre, è preferibile utilizzare un tono relativamente neutro per liberarsi da qualsiasi emozione parassitaria e guidare l'altro piuttosto che giudicarlo.
- Basarsi su fatti, atti o elementi osservabili e misurabili : si dà riscontro positivo in assenza di giudizio sulla persona. Il manager dà feedback sulle azioni del suo collaboratore e non sulla sua personalità, sul suo funzionamento, sul suo carattere, ecc.
- Mostrare empatia : comunicare tenendo conto del funzionamento e dei bisogni dell'altro, praticare l'ascolto attivo, riformulare per evitare ogni malinteso.
- Sii sincero e benevolo : autenticità, sincerità e gentilezza sono elementi essenziali.
Il feedback è una potente leva per la comunicazione e la gestione. Scopri lo SKS - Stop-Keep-Start, uno strumento semplice ed efficace per aiutarti in questo processo o anche la finestra di Johari per una migliore conoscenza di sé e del suo modo di comunicare con gli altri.