Il briefing meeting è uno strumento molto interessante per essere il più vicino possibile ai propri dipendenti. Ha un doppio vantaggio: permetterti di comunicare istantaneamente fatti importanti e coinvolgere ancora di più il tuo team. Dopo un resoconto più dettagliato sull'interesse di questo strumento, vi proponiamo un focus sulle buone pratiche in materia. L'obiettivo: che tu possa utilizzare concretamente il brief nella tua gestione.
Che cos'è il briefing della squadra?
Questa è una modalità di comunicazione diretta con tutti i tuoi dipendenti, simile a una mini riunione. È caratterizzato da un lato informale dove lo scambio è la priorità . Tutti possono esprimersi sull'argomento che stai lanciando, fare domande…
Per quanto riguarda le modalità, i partecipanti stanno tanto seduti quanto in piedi. Potresti aver sentito parlare della tecnica della riunione in piedi. Bene, di solito è fatto per i briefing di squadra!
Perché usare questo strumento?
Nel complesso, usi questo strumento di gestione sia in modo ricorrente e organizzato - es. ogni lunedì per fare il punto sulla prossima settimana e su quella passata - o su base ad hoc quando si presenta una necessità di informazione (messaggio gestionale da veicolare, imprevisto, ecc.).
In caso di incontri programmati, i membri del team di solito hanno la possibilità di richiedere l'aggiunta di temi sull'agenda.
Interesse per riunioni informative
Vediamo ora i principali vantaggi:
- trasmettere un messaggio raccogliendo immediatamente feedback dal team,
- anticipare le disfunzioni o trova soluzioni rapide,
- coinvolgere le persone nel successo collettivo e sviluppare il loro senso di appartenenza,
- infondere la cultura aziendale condividendo una visione, missioni,
- raccogliere idee e suggerimenti dai tuoi dipendenti,
- anticipare le voci prendere l'iniziativa attraverso una comunicazione chiara e univoca,
- permettere a tutti di conoscere il ruolo degli altri sulla squadra,
- facilitare il coordinamento del team ,
- effettuare un effettivo aggiornamento sullo stato di avanzamento delle attività di ciascuno e il raggiungimento di obiettivi collettivi,
- rimobilitare le truppe ,
ma anche per rafforzare la tua immagine di leader !
Il brief è davvero un potente strumento di gestione per avvicinarti ai tuoi dipendenti . È anche essenziale nella tua attività di manager.
Come condurre un brief di squadra?
Frequenza
Se il tuo brief è pianificato, si può tenere ogni settimana . Nota che alcuni gestori ne organizzano uno al giorno. Da misurare in base alle problematiche, al team, al contesto, ecc. La rapidità e il carattere pragmatico di questo incontro depongono a favore di un uso frequente.
In caso di comunicazione eccezionale, nulla vieta di provocare un mini incontro tra 2 brief programmati.
Durata
Un brief è per definizione breve. Consentire un massimo di 30 minuti.
Attenzione a non trasformarlo in un "classico" incontro con interminabili dibattiti.
Luogo
È molto comune tenere questo scambio all'interno dello spazio di lavoro dei tuoi collaboratori. Questa pratica ha vantaggi e svantaggi. Uno dei vantaggi è rafforzare il lato veloce e informale senza avere un "incontro" . D'altra parte, il il rischio è non catturare completamente l'attenzione di tutti perché questi ultimi, essendo vicini alle loro postazioni di lavoro, potrebbero non sganciarsi completamente. Da vedere quindi secondo la configurazione dei locali.
In alcuni casi, uno spazio appartato vicino alle postazioni di lavoro funziona molto bene.
Nel caso in cui i dipendenti rimangano sul posto, insistere per interrompere le loro attività , attivare l'inoltro di chiamata, ecc. Insomma, fate tutto il possibile per non essere disturbati.
Mantieni le riunioni in piedi ha molti vantaggi: evita di perdere tempo nei dettagli, permettendoti di isolarti dalla tua attività adottando una posizione diversa da quella seduta davanti al tuo computer.
Numero di partecipanti
Per facilitare lo scambio, non superare i dieci partecipanti. Se gestisci una squadra numerosa, mantieni diversi brief (per dipartimento, per progetto, ecc.) secondo il raggruppamento più rilevante in base ai temi affrontati e alle problematiche.
preparazione
Punto rapido non significa mancanza di preparazione. Anticipa le domande, raccogli dati importanti, ecc. per rendere il briefing il più efficiente possibile e rafforzare la tua immagine di manager professionista.
Best practice per un briefing di successo
- Annuncia in anticipo gli argomenti trattati, gli obiettivi e cosa ti aspetti da ciascuno . Poiché si cerca un'efficienza rapida, è necessario catturare immediatamente l'attenzione del pubblico. Usa un annuncio o una frase scioccante come: "Hai fatto un lavoro straordinario", "Un'enorme opportunità ci sta raggiungendo", …
- Elenca velocemente oralmente, su lavagna o lavagna a fogli mobili (vedi scheda metodo sull'uso della lavagna a fogli mobili), gli argomenti che si vogliono affrontare
- Specificare la durata massima
- Invita i tuoi dipendenti ad esprimersi per raccogliere i loro feedback , non monopolizzare il pavimento. Attenzione a non aprire un dibattito senza fine durante il brief, contrariamente al suo scopo. Raccogliere le informazioni e programmare un incontro dedicato per affrontare il problema.
- Dimostrare una reale volontà di ascoltare e non fingere . Non ingannerai a lungo i membri del tuo team facendogli credere che stai prestando attenzione a ciò che stanno dicendo. Concretamente se non si tiene conto di alcun suggerimento o escalation del problema, i prossimi brief saranno sterili. Al contrario, fare il punto sui progressi dopo aver tenuto conto delle osservazioni.
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