Si potrebbe pensare che prendersi del tempo per riflettere rallenti l'azione, ma non è così. Una soluzione adeguata, infatti, permette di orientarsi verso l'efficienza e di non perdersi in agitazioni improduttive.
Come manager, dovresti prendere decisioni da solo, affidandoti ai consigli di un gruppo o sottoponendo le tue idee a quelle degli altri?
Non decidiamo necessariamente allo stesso modo per decidere su una questione amministrativa, strategica o tattica. , eccetera. Dovresti anche saperlo prendi la distanza necessaria per non lasciare che le sue emozioni guidino le sue decisioni…
Decidere è quindi piuttosto un'arte! Fortunatamente, esistono strumenti e metodi per aiutare a fare la scelta giusta. Anche se la maggior parte dei decisori decide tra 2 alternative basandosi principalmente sui propri sentimenti.
Che cos'è una decisione?
Una decisione manageriale è una scelta fatta tra diverse possibili opzioni dopo aver valutato i pro ei contro di ciascuna di queste opzioni e analizzato le conseguenze nel quadro dell'obiettivo iniziale fissato.
Il processo decisionale può assumere diversi aspetti, a seconda del contesto, della situazione, delle problematiche e della personalità/competenza di chi prende la decisione:
- decidi da solo dopo un'attenta considerazione con se stessi,
- pensare e decidere in collettivo ,
- affidati ai consigli informato da esperti di terze parti,
- decidere di per non decidere ,
- suona lo struzzo e lascialo al caso ,
- segui il tuo intuito a volte contro ogni previsione,
- guarda come si comportano gli altri in una situazione del genere e fai come loro ,
- eccetera.
Quadro decisionale
Ci sono generalmente 2 assi per il processo decisionale: da soli o in gruppo. Ognuna di queste opzioni ha i suoi punti di forza e i suoi limiti.
Decidi da solo
Se decidere da soli a volte è ancora per alcuni un modo per stabilire un certo potere, a prima vista sembra semplice e presenta alcuni vantaggi, come ad esempio:
- Velocità : scelta personale dopo aver analizzato le diverse opzioni possibili senza dover interrogare eccessivamente gli altri.
- Semplicità di implementazione : nessun incontro da organizzare o think tank da formare.
- Rimozione di influenze e manipolazioni varie: scelta personale fatta nella sua anima e coscienza, senza essere soggetta ad alcuna influenza gerarchica, affettiva, finanziaria, politica, ecc.
Resta il fatto che questo presenta però alcuni inconvenienti:
- Soggettività : decisione presa in base alla personalità del decisore, alla sua esperienza, alle sue conoscenze, alla sua posizione gerarchica, ecc.
- Mancanza di prospettiva : le emozioni possono distorcere la decisione, soprattutto in una situazione di crisi in cui la scelta è spesso fatta in caso di emergenza.
- Decisione dannosa : per mancanza di competenza e/o di conoscenza adeguata in merito a determinati punti specifici.
- Peso delle conseguenze negative : In caso di scelta sbagliata, le varie ripercussioni possono essere pesanti da sopportare.
Decidere in gruppo
La seconda opzione decisionale è l'uso più o meno limitato del gruppo. Pertanto, la decisione sarà presa:
- Per consenso : ogni partecipante alla riunione decisionale esprime la sua opinione. Non si tratta di trovare un'opzione che soddisfi le aspettative di tutti, ma un accordo win-win dove ognuno troverà il proprio conto e difenderà alla fine dell'incontro.
- Alla maggioranza : voto individuale dopo riflessione e analisi collettiva. Il gruppo ha fatto riferimento all'opzione scelta dalla maggioranza dei partecipanti.
- Per delega : designazione di vari rappresentanti di vari sottogruppi o esperti che hanno il compito di far sentire la loro voce e che li rappresentano durante le sessioni decisionali (es. rappresentanti dei lavoratori, rappresentanti sindacali, specialisti tecnici, ecc.) .
Come la decisione presa da solo, decidere in un gruppo offre vari vantaggi , tra i quali :
- coinvolgimento di tutta la squadra nel processo decisionale: ogni membro della squadra partecipa alla riflessione portando il suo punto di vista e le sue soluzioni. Ognuno ascolta gli altri e prende coscienza di nuovi elementi. Il gruppo utilizza la propria intelligenza collettiva al servizio della soluzione del problema posto con l'obiettivo comune di rendere possibile la decisione finale più adeguata.
- Responsabilità membri del team: tutti sono consapevoli dei problemi e agiscono di conseguenza.
- Rafforzare il coesione di gruppo : la riflessione collettiva rafforza i legami tra i dipendenti della stessa squadra.
ma mostra anche alcuni limiti :
- Processo più lungo e arduo da attuare: organizzazione di incontri, sessioni di riflessione collettiva, redazione di relazioni, ecc.
- Conflitti in caso di forti disaccordi e di impossibilità di consenso: un individuo che non ha votato la scelta della maggioranza può rallentare l'attuazione della soluzione prescelta o addirittura, talvolta, arrivare a sabotarla.
- Potenziamento di un dipendente, quando rappresentato: nascosti dietro il loro rappresentante, alcuni individui possono distaccarsi completamente da ogni responsabilità per le decisioni prese, che alla fine danneggiano l'intera squadra.
Fasi del processo decisionale
Sia che la decisione sia presa individualmente o collettivamente, il processo decisionale è sostanzialmente lo stesso e segue 4 passaggi chiave chiaramente definiti.
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Identificare il problema da risolvere
Il primo passo nel processo decisionale è quello di identificare in modo chiaro e preciso il problema da risolvere.
Si tratta quindi qui di prendere coscienza di una differenza, al tempo "t", tra l'obiettivo/progetto inizialmente definito e la realtà, e che occorre agire per correggere la situazione.
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Identificare le diverse opzioni possibili
Una volta che la situazione è stata definita con precisione, arriva il momento di identificare le diverse scelte possibili :
- raccogliere tutte le informazioni, i dati, le cifre relative a detto problema
- analizzare in anticipo il problema, le fonti che hanno portato all'inconveniente
- chiamare su eventuali esperti, consigli o opinioni esterne
- studiare stati simili e/o informarsi sulle buone pratiche in una situazione simile
- sviluppare soluzioni pertinenti e di qualità
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Analizza le conseguenze per ogni opzione
Quando tutte le possibilità sono state elencate, dovresti quindi pensa alle conseguenze - analisi del rischio e vari fattori di successo - per ciascuno di essi:
- elencare gli svantaggi e i vantaggi per ciascuna delle opzioni identificate
- calcolare i costi
- misurare i rischi
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Definisci l'opzione scelta e implementala
Passate in rassegna le possibilità e analizzate finemente, l'ultima fase è quella del definizione e implementazione della soluzione più adatta :
- determinare quale sia la soluzione più pertinente in risposta al problema in questione tra tutte le proposte studiate
- verificare che tutti i parametri siano stati presi in considerazione
- elencare le azioni da realizzare e designare i diversi attori coinvolti
- definire i ruoli e le responsabilità di ciascuno
- impostare un programma di monitoraggio per verificare che la linea d'azione sia effettivamente quella giusta
Trappole da evitare
Il processo decisionale è un processo che può essere complicato. Ha infatti alcune trappole da evitare:
- decidere sotto l'influenza dell'emozione, senza prendersi il tempo di fare un passo indietro necessario per un'analisi fattuale rilevante: anche se in questi momenti è invitata una forte dimensione emotiva, è fondamentale rimanere razionali nelle sue posizioni.
- essere influenzato da terzi
- prendere la decisione sbagliata per mancanza di conoscenza e/o informazione
Strumenti di supporto alle decisioni
Ci sono molti strumenti per aiutare a prendere le decisioni giuste. Prendono la forma di cruscotti con i suoi indicatori, matrici… Il loro obiettivo è limitare l'assunzione di rischi riducendo l'incertezza e dando una visione d'insieme del contesto.
Ogni situazione ha i suoi strumenti:
- Project management con relativa dashboard per gestire l'esecuzione dei lavori.
- Gestione del tempo per gestire le attività prioritarie dando priorità alla loro importanza e grado di urgenza.
- Il processo di marketing per costruire un piano d'azione.
- Controllo di gestione per il suo monitoraggio del budget.
Ecco 2 strumenti generici da conoscere:
- L'albero delle decisioni
- La matrice decisionale
Per problemi complessi, è possibile utilizzare strumenti basati sul sistema per modellare un insieme di interazioni e decidere tra diverse possibili opzioni.
Allo stesso modo, i sistemi informativi forniscono preziosi dati quantitativi e qualitativi per comprendere un gran numero di problemi. Forniscono potenti strumenti analitici per interpretare tendenze, comprendere meccanismi complessi, analizzare fatti e percepire segnali deboli.
