Ordine vs disordine: ognuno ha il proprio spazio di lavoro.
Sul lavoro come nella vita di tutti i giorni, i profili differiscono: i seguaci del disordine affrontano il meglio ordinato. Mentre lo storage quadrato non è necessariamente un motore più efficiente per essere produttivi sul lavoro, se la disorganizzazione promuove la stimolazione intellettuale in alcune persone, alcuni principi di base si applicano a tutti i profili per migliorare la propria attività professionale.
1. Smistamento sottovuoto per un immediato risparmio di spazio.
Creativo o meno, organizzare bene il proprio ufficio passa necessariamente attraverso una fase di smistamento. Ordinando, identifichi il superfluo per sbarazzarti di oggetti che sporcano inutilmente il tuo spazio di lavoro. Per risparmiare spazio utile… Questa prima fase di smistamento può essere eseguita molto facilmente e rapidamente ponendo le seguenti domande:
- Ho usato di recente questo documento/oggetto?
- Funziona questo materiale?
In caso contrario, conserva, ripara o elimina a seconda della natura di ciascun articolo che occupa il tuo ufficio.
Nota: alcuni documenti legali o contabili devono essere conservati per un periodo minimo. Conservali in uno schedario dedicato, che tieni in un armadio o su uno scaffale.
Al di là del necessario risparmio di spazio, l'ordinamento avrà consentito al profilo "ordinato" di trovare uno spazio di lavoro pulito, per le idee più chiare. Con questo in mente, assicurati di avere sempre un cestino nelle immediate vicinanze della tua scrivania.
2. Purificare: garantire credibilità sul lavoro.
Organizzare il proprio ufficio passa attraverso la pulizia. Anelli per tazze da caffè e briciole di panino non offrono necessariamente la migliore immagine in un contesto di co-working o aziendale, e soprattutto negli spazi aperti. Qualunque sia il tuo profilo, pulire regolarmente il tuo spazio di lavoro è quindi essenziale per apparire credibile e non soffrire di un'etichetta degradante.
3. Riordina per risparmiare tempo.
Non riuscire a mettere le mani su questo post-it di centrale importanza, cercare minuti durante un pezzo di carta essenziale o non trovare una penna che funzioni: tutti questi noti inconvenienti non hanno l'unico inconveniente di favorire il nervosismo sul lavoro . Aiutano a perdere tempo e produttività. A meno che non sia meglio orientarsi intorno a una scrivania piena di documenti e attrezzature sparse, il riordino è quindi essenziale in un ambiente di lavoro produttivo.
Etichetta sistematicamente, ordina per data e oggetto, quindi metti tutto al suo posto. È inoltre possibile organizzare il proprio ufficio per zone di lavoro in base alle scadenze delle pratiche, al loro livello di urgenza o al loro stato di avanzamento. Attrezzature per ufficio come smistatori, portapenne, classificatori, cassettiere o contenitori sono tutti accessori che consentono di ordinare in modo intelligente, per una migliore navigazione.
Nota: per consentire una conservazione ottimale e immediata, evita di procrastinare! Ricevi una lettera? Trattalo subito. Hai finito il tuo caffè? Vai a mettere via la tua tazza. Il tuo telefono è carico? Scollegalo e rimetti il caricabatterie al suo posto in un cassetto.
4. Piante sulla scrivania per ridurre lo stress sul lavoro.
Perché organizzare il tuo ufficio coinvolge anche il suo layout, perché non sfruttare il tuo spazio di lavoro per promuovere un'atmosfera rilassata? Una pianta verde, una foto dei tuoi figli o un giardino giapponese possono aiutarti a ridurre lo stress da lavoro, così puoi essere più efficiente. Uno studio ha dimostrato che le piante, oltre a migliorare il benessere, contribuiscono alla produttività (1).
5. La giusta luminosità per aumentarne la resistenza.
Organizzare il proprio ufficio è un'opportunità per procurarsi un utile comfort. Il tuo spazio di lavoro non riceve luce esterna? Lavori fino a tarda notte? Per limitare la tua fatica sul lavoro, equipaggia la tua scrivania con una lampada sufficientemente luminosa. Nella stessa prospettiva del comfort, è utile acquistare una sedia da ufficio adattata: per evitare il mal di schiena e guadagnare così in produttività.
6. Organizza l'ufficio… dal tuo computer!
Poiché la maggior parte del lavoro è ora svolto dal computer, è essenziale organizzare la scrivania del computer e la casella di posta in modo che corrispondano al proprio spazio di lavoro fisico. Organizza i tuoi documenti in cartelle e sottocartelle, butta le bozze e svuota regolarmente il cestino, scegli uno sfondo che favorisca il lavoro senza stress: tante regole da seguire per guadagnare efficienza professionale!
Nota: per evitare duplicati, a rischio di non riuscire a orientarsi, assicurati di utilizzare un unico diario - cartaceo o in formato digitale - e di raggruppare i tuoi promemoria e promemoria attività su un unico supporto.
Se non sai come configurare il tuo spazio di lavoro, ti invitiamo a guardare il metodo 5S. Preso in prestito dalla qualità totale, questo metodo si basa su 5 principi (definiti in giapponese): Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
Oppure, in francese:
Ripulisci, riordina, ripulisci, "Mantieni l'ordine" e "Sii rigoroso".
Principi che si trasformano in azioni concrete per migliorare il tuo ambiente.
(1) https://www.futura-sciences.com/sante/dossiers/medecine-bien-etre-sante-nature-1491/page/5/
