Situato tra la definizione iniziale e l'effettivo svolgimento delle operazioni, la fase di progettazione è centrale, sia letteralmente che figurativamente nel processo. In effeti, il suo scopo è la preparazione e l'organizzazione dell'attuazione elementi precedentemente definiti.
La fase di inquadramento ha determinato i principi fondamentali, gli obiettivi chiave, la dotazione di bilancio, la macro-pianificazione… È ora il momento di entrare nei dettagli in strutturare e sequenziare con precisione le diverse fasi. Si parla anche di repository di progetti.
Cosa include la fase di progettazione del progetto?
Non ci sono regole per quanto riguarda il contenuto di questa fase. A seconda del progetto, il lavoro organizzativo può essere più o meno complesso e approfondito. Ad esempio, in alcuni casi, possono essere redatte specifiche precise risultanti da uno studio tecnico preliminare. In altri casi è sufficiente una semplice espressione dei bisogni derivanti dalla fase di inquadramento. Il metodo dipende molto dalle pratiche abituali di ciascuna azienda.
Scelta dell'approccio o del metodo
In alcuni casi specifici, si può adottare un metodo (o benchmark) preciso per l'intero progetto (Scrum, Prince…) o semplicemente per una delle parti del progetto (analisi del valore, ecc.).
Progettazione del piano di comunicazione
Il successo di un progetto si basa essenzialmente su fattori umani. La diversità dei profili con i propri obiettivi, che compongono gli stakeholder, richiede la costruzione e implementare un piano di comunicazione del progetto ben costruito. Tale compito prevede l'analisi degli obiettivi, la scelta dei mezzi di comunicazione, il relativo budget nonché la pianificazione delle azioni di comunicazione (riunioni, relazioni, ecc.).
Preparazione del piano di gestione del cambiamento
Associato al piano di comunicazione, il problema del cambiamento deve essere pensato abbastanza presto per anticipare la resistenza e budget per le azioni necessarie. Ad esempio: formazione da fornire.
Organizzarsi per gestire i rischi
Per controllare i rischi, è importante darti i mezzi per anticiparli o prevenirli. Strumenti come la matrice dei rischi, che classificano ogni minaccia in base alla probabilità che si verifichi e al potenziale impatto, ti aiuteranno.
Organizzazione di guida
Lo sviluppo di un dashboard di gestione garantisce che la gestione del progetto rimanga in linea. La progettazione degli strumenti di gestione e delle relative modalità è pianificata prima della fase di implementazione in modo che tutto sia pronto al momento opportuno.
Grazie a questi strumenti, puoi anticipare qualsiasi deriva senza aspettare la fine del progetto e, se necessario, adottare le misure necessarie (nuove risorse, nuovi obiettivi, modifica del calendario, ecc.).
Identificazione e programmazione dei compiti
Per strutturare efficacemente il tuo progetto, è necessario dividerlo in diversi compiti. Ordinandoli e classificandoli sotto forma di struttura ad albero, il progetto diventa più facilmente gestibile e controllabile. Ogni incarico da svolgere è quindi qualificato in termini di risorse umane, finanziarie, tecniche e di durata.
Questa operazione viene effettuato utilizzando lo strumento WBS (o Organigramma dei compiti, in francese).
Sviluppo del programma del progetto
Una volta che i compiti sono stati identificati, prioritizzati e qualificati, il progetto può essere finemente organizzato nel tempo. Il diagramma di Gantt facilita questa pianificazionefissando la sequenza dei compiti e posizionando i vari traguardi.
Il monitoraggio periodico dello stato di avanzamento del progetto è semplificato grazie a una panoramica dei diversi passaggi.
Consolidamento del budget
Conoscendo i passaggi e dopo aver stimato le loro spese in "uomo * giorno" oltre a tutti gli altri costi, è possibile verificare che la busta del budget sia stata opportunamente calibrata.
