Riunendo molti espositori e aperte ad un vasto pubblico di esperti - o almeno specialisti del suddetto settore - questi incontri evento mirano a promuovere e sviluppare in uno stesso luogo - generalmente in un breve periodo - gli scambi tra professionisti dello stesso settore di attività.
Riepilogo
- Perché esporre in una fiera?
- - Quali sono i vantaggi di questo tipo di evento?
- Le fasi chiave
- - Prima dell'evento - preparazione dello spettacolo
- - Durante l'evento
- - Dopo l'operazione
Perché esporre in una fiera?
Questi eventi, in virtù del fatto che mettono insieme domanda e offerta per lo stesso evento, sono grandi opportunità da cogliere! Come sempre, a condizione che prepariate con cura la vostra partecipazione e non lasciate nulla al caso!
La presenza in fiera non è uno strumento riservato al reparto comunicazione. È una leva molto rilevante per diversi reparti dell'azienda. Ovviamente in primis i venditori, ma anche i product manager, i market manager, i responsabili dell'ufficio progettazione, ecc. Identificare nuovi prospect, fidelizzare i clienti, incontrare nuovi partner, percepire le tendenze del mercato, le opportunità da cogliere o restare al passo con le ultime novità… sono tutte opportunità offerte dalla partecipazione a una fiera!
Quali vantaggi offre una fiera?
Tra i tanti interessi da esporre in fiera, troviamo:
- visibilità aziendale: il fatto di essere presenti sui mezzi di comunicazione di una fiera allarga notevolmente il campo di visibilità di un'azienda. Tali supporti, infatti, verranno distribuiti a molti visitatori, aumentando così le opportunità di contatto per l'azienda. Inoltre, chi dice stand, dice brochure commerciali e altri mezzi di comunicazione specifici dell'espositore (oggetti pubblicitari, campionari, ecc.). Questi supporti sono indispensabili a tal proposito, in quantità adeguate e ottimizzati per l'occasione. La partecipazione a un evento del genere può, inoltre, dare credibilità a una nuova realtà sul mercato.
- presentazione di nuovi prodotti/servizi: una fiera è un'occasione d'oro per mostrare a una giuria di potenziali clienti o attori esperti del settore un nuovo know-how o un'innovazione (modelli, prototipi, dimostrazioni, proiezioni di film o durante presentazioni pubbliche o conferenze organizzate dal soggiorno ).
- incontro con nuove prospettive: molti visitatori della fiera sono potenziali acquirenti. È un'occasione unica per avvicinarsi e conquistarli!
- fedeltà del cliente: tra i visitatori, alcuni sono già clienti dell'espositore. Uno spettacolo può quindi essere un'occasione per stringere relazioni più forti con loro, per fornire loro offerte / sconti specifici relativi allo spettacolo, ecc. Insomma, per tenerli nel registro clienti e soprattutto per fargli venire voglia di restarci!
- tessere nuove sinergie: gli eventi professionali sono un'occasione unica per interagire con nuovi partner di diversa provenienza (fornitori, investitori, sponsor, ecc.).
- umanizzazione delle relazioni: ecco una grande opportunità per scambiare con i propri clienti/fornitori/partner commerciali in maniera più umana (intorno a un drink, durante una pausa pranzo, una cena, un cocktail, ecc.) e talvolta anche per dare finalmente un volto ad un contatto !
Partecipare a una fiera - i passaggi chiave
La partecipazione a una fiera è davvero come un progetto. Soprattutto, dovrebbe essere scegli con cura gli eventi professionali a cui partecipare in base ai tuoi obiettivi e alla tua strategia. Poi arriva il momento della preparazione: chi parteciperà? Quali strumenti di comunicazione verranno utilizzati? Quali elementi visivi? Quale stand scegliere?… Sarà opportuno costruire una retro-progettazione per avere una buona visibilità sui compiti a venire, sulla loro organizzazione in termini di orari, durata, mezzi, ecc.
Nella giornata, ogni dipendente presente deve conoscere il proprio ruolo. Gli opuscoli commerciali e altri materiali promozionali dovrebbero essere pronti. Lo stand attraente e ben posizionato.
Chiuse le porte della fiera e smantellato lo stand, segue un lavoro di debriefing, feedback e attento monitoraggio per ottenere i migliori benefici da questo evento.
Prima dell'evento: preparati per lo spettacolo
Una fiera non può essere preparata all'ultimo minuto. In genere, è l'organizzazione che crea lo spettacolo che guida gli espositori nel loro viaggio. La registrazione per un evento professionale come espositore viene solitamente effettuata con mesi di anticipo. Alcune manifestazioni sono draconiane nell'organizzazione e non tollerano alcun ritardo. È quindi fondamentale essere ben informati per farlo in anticipo! Quanto più avanzata è la registrazione, tanto maggiori sono le possibilità di ottenere uno stand posizionato idealmente e correttamente configurato. Primo registrato, primo servito (in base ai budget e alle possibilità individuali, ovviamente!).
In precedenza, è essenziale per correttamente fissare gli obiettivi relativi a questo evento. La scelta dello spettacolo sarà effettuata in base a questi: settore di attività, tema, luogo, date, workshop/conferenze/eventuali dibattiti, ecc. Occorre poi determinare i mezzi che saranno stanziati: budget, risorse umane, materiali, ecc.). Idealmente, la nomina di un team di progetto "spettacolo" che riunisce persone di diversi dipartimenti (marketing, comunicazione, vendite, ecc.) che guideranno il progetto nel suo insieme è una garanzia di successo. Tanto più che in generale, uno spettacolo è programmato da un anno all'altro.
Una volta che tutto questo è stato convalidato, è il momento di agire!
Programma retrò
Questo è lo strumento essenziale per preparare una fiera! Infatti, la data, essendo il luogo esatto raramente modificabile (in ogni caso, a causa degli espositori), è indispensabile partire da lì per svolgere, retroattivamente, tutta la pianificazione del progetto "partecipazione a tale mostra".
Di solito, i passaggi sono i seguenti:
- iscrizione dall'azienda all'evento
- prenotazione della location: la posizione dello stand in fiera e le sue dimensioni sono principalmente una questione di budget.
- configurazione dello stand in base alla posizione: passo essenziale per il successo, per lavorare con il passo successivo!
- prenotazione mobili e decorazioni : lo stand sarà l'identità dell'azienda per tutta la durata della manifestazione. È quindi fondamentale curare il design, i colori, l'atmosfera di questi ultimi.
- prenotazione di hotel ed eventuale trasporto per la squadra che sarà in tribuna
- verifica della validità di carte d'identità/passaporti/visti necessario (attenzione ai ritardi amministrativi)
- preparazione di Mezzi di comunicazione (brochure, visual, logo aziendale, segnaletica, articoli pubblicitari, modelli, prototipi, biglietti da visita, filmati aziendali, ecc.)
- avviare la comunicazione (social network, mailing, inserti pubblicitari, ecc.) e inviti
- allenare e informare la squadra chi sarà in tribuna
Lista di controllo
Nei giorni che precedono lo spettacolo fino al giorno prima dell'evento sono necessarie alcune verifiche:
- posizione e arredo completo
- assegnazione delle camere d'albergo e dei titoli di viaggio
- distribuzione di badge di accesso alla lounge e altri adesivi per veicoli
- verifica di cartone, brochure e altri mezzi di comunicazione
- cartoncino costituzione "kit per tutto": forbici, penne, nastro adesivo, graffette, colla, fogli, asciugamani di carta, asciugamani di carta, stoviglie, prodotti per la pulizia, ecc.
- controllando i collegamenti sul cavalletto
- briefing dress-code: con, sempre nello spirito che il team presente in fiera rappresenta l'immagine dell'azienda!
Durante l'evento
Gestire uno stand in una fiera non si limita a stare dietro il bancone finché un visitatore non si degna di avvicinarsi! Ecco quindi alcune idee per uno spettacolo di successo:
- prepara il tuo stand non appena le porte dello spettacolo si aprono
- andare dai visitatori e accoglierli calorosamente (sii accogliente e sorridente, evitando lo stile mieloso)
- offrire caffè e piccola pasticceria o qualsiasi altro prodotto locale
- annotare su un documento predisposto a tal fine ogni contatto instaurato (nome, recapiti, azienda, funzione, raccomandazione da seguire dopo lo spettacolo, ecc.) in modo da mantenere aggiornata la propria scheda cliente ed ampliarla.
- scoprire gli stand di altri espositori (questo può dare spunti per una futura partecipazione, ma permette anche di fare una vigilanza discreta su un settore definito)
- animare o partecipare alle varie attività dello spettacolo: conferenze, dibattiti, workshop, ecc.
- rimanere attivi e dinamici fino alla chiusura dei battenti della fiera (niente di più proibitivo per un visitatore di vedere un espositore piegare il proprio stand prima del tempo)
Dopo l'operazione
Passato l'evento, il lavoro non finisce qui. Contatti commerciali, richieste di documentazione e simili devono essere trattati tempestivamente. Per fare ciò, è consigliabile affidarsi al documento compilato dai vari membri dello show team.
Fondamentale anche un debriefing sulla partecipazione allo spettacolo per tenere conto di eventuali intoppi per correggerli ed essere ancora più bravi la prossima volta!
