Grazie ad esso, puoi controllare lo sviluppo della tua attività seguendo i divari tra previsione e realtà. La dashboard occupa un posto centrale negli strumenti di gestione di qualsiasi leader, manager, dirigente, team leader… Che sia per le proprie esigenze o per quelle di altri dipendenti, ecco i punti chiave per sviluppare uno strumento del genere.
Riepilogo
- 1 - Definizione
- 2 - I diversi tipi di TBC
- 3 - Come costruire una dashboard "buona"?
- 4 - Passi per sviluppare una TB
- 4.1 Contenuto
- 4.2 La scelta della soluzione tecnica
- 4.3 La struttura del cruscotto
- 4.4 Quale grafica scegliere?
- 4.5 Scelta dei colori
1 - Che cos'è un cruscotto?
Cominciamo con la definizione. La funzione del "cruscotto" è per consentire la visualizzazione, il follow-up e il facile sfruttamento dei dati rilevanti sotto forma di figure, rapporti e grafici. Questi indicatori ( chiamato anche KPI ) sono collegati a obiettivi ai fini dell'assunzione di decisioni.
Esempio - Il cruscotto di un'auto è un'illustrazione perfetta di cosa si tratta. Nel tuo veicolo, visualizzi le metriche principali: tachimetro, indicatore del livello del carburante, avviso di bassa marea, ecc. Informazioni essenziali e importanti per guidare (pilotare) il tuo veicolo.
Per la gestione, il principio è lo stesso. Una serie di indicatori ti avvisa di deviazioni critiche, ti aiuta a valutare una situazione, ti guida nelle tue decisioni, ti supporta nella comunicazione dei fatti e motivando i tuoi team attorno al monitoraggio degli obiettivi.
Se sei un business creator, puoi controllare più facilmente lo sviluppo del tuo business grazie al monitoraggio dei tuoi obiettivi finanziari, di marketing, di vendita, ecc. Sei in grado di valutare le differenze tra la previsione del tuo business plan e l'effettivo cifre) - e prendere, se necessario, le decisioni necessarie e eseguire le azioni necessario al fine di rettificare la situazione e raggiungere gli obiettivi prefissati.
2 - I diversi tipi di dashboard
Come abbiamo appena visto, lo scopo principale di una TB è gestire un'attività, cioè prendere decisioni per agire sulla base dei risultati osservati. Tuttavia, può essere utilizzato anche per analizzare una situazione: comprendere le ragioni di un fallimento (o anche di un successo), anticipare le minacce, ecc. Che dà 3 scopi:
- gestione operativa: monitora l'esecuzione delle attività a livello di operazioni e l'attuazione di un piano d'azione - esempio: numero di nuovi clienti per i venditori, tasso di esaurimento scorte per il reparto di fornitura, tasso di vincita per un call center, gestione del progetto, dashboard di gestione per il monitoraggio del budget, la gestione del rischio, ecc. La gestione del tuo business diventa "Agile": la reattività è un fattore chiave di successo. Con questi strumenti di supporto alle decisioni, è facile implementare azioni correttive appropriate se la situazione lo richiede.
- gestione strategica: fornisce una visione globale delle attività dell'azienda al comitato di gestione (aumento del fatturato, numero di clienti, quote di mercato, evoluzione della redditività, ecc.) e agli stakeholder. Consulta la Balanced Scorecard di Kaplan e Norton. Facilita il processo decisionale.
- analisi dei dati: questo uso è meno convenzionale degli altri. Il suo obiettivo non è fornire informazioni sintetiche e operative, ma al contrario fornire materiale per la comprensione dei dati. Una delle applicazioni è il miglioramento continuo dei processi. Siamo alla ricerca delle cause. È lecito chiedersi se si tratti ancora di un cruscotto senza, ovviamente, metterne in discussione l'utilità.
Guarda anche come creare una dashboard di progetto
3 - Come costruire una dashboard "buona"?
Non si tratta di produrre strumenti per niente. Puoi cantare vittoria se il frutto del tuo lavoro è davvero utilizzato da chi lo riceve, che sia tu o i tuoi collaboratori! La creazione di un dashboard accettato e compreso è necessariamente semplice e pertinente.
Che significa :
- 1 - la partecipazione dei futuri utenti alla progettazione del tavolo e alla selezione degli indicatori. Perché sia accettato, è importante coinvolgerli fin dalla creazione. I rischi di sbagliare (scelta sbagliata, troppe informazioni, ecc.) sono notevolmente ridotti. Inoltre, essendo un attore nello sviluppo di strumenti, la proprietà dell'utente è naturale. Devi ancora coinvolgerli davvero e non imporre le tue idee in ogni fase.
- 2 - Un numero limitato di misure per concentrarsi sull'essenziale. Soprattutto, non sovraccaricare le tabelle con il rischio di renderle illeggibili. Alcuni dicono che tutte le misure dovrebbero stare in una pagina.
- 3 - Risultati indiscutibili - con una definizione trasparente, semplice e comprensibile, senza possibili contestazioni - un perimetro definito, concreto, impianto no gas per calcolare i valori…
- 4 - Indicatori che abilitano l'azione - un livello di dettaglio sufficientemente preciso per agire.
- 5 - Fonti di dati accessibili (per il calcolo delle misure)
- 6 - Uno modello di dashboard chiaro, facile da usare - motivante per sfruttarlo al meglio
4 - Passi per sviluppare un TdB
Man mano che i passaggi si evolvono, suggeriamo domande da porsi per costruire una dashboard essenziale, pertinente e operativa. Questa metodologia ti aiuterà a creare uno strumento efficace.
4.1 Contenuto
Determinare gli obiettivi del dashboard
Perché sia utile e utilizzato, è necessario identificare chi lo utilizzerà e come (monitoraggio delle azioni, analisi dei dati, ecc.). Condurre uno studio sulla necessità per impostare il quadro generale per la costruzione dello strumento di misurazione.
Domande di esempio:
| Utente | Chi è il destinatario? Ha già un sistema di segnalazione? È a suo agio con i rapporti senza carta? |
| Utilizzo | Di che tipo di dashboard ha bisogno? Quali informazioni? In quali casi? Cosa ne farà? Quanto spesso consulterà i risultati? In quale forma desidera ricevere la dashboard? |
Queste informazioni ti saranno utili anche per scegliere la soluzione tecnica (vedi sotto)
Identificare gli obiettivi e scegliere gli indicatori chiave
C'è globalmente 2 tipi di indicatori di prestazione :
- il indicatori di attività (o processo): misurano i volumi in relazione agli obiettivi di monitoraggio della produttività (quantità vendute, quantità acquistate, numero di referenze in stock, ecc.).
- il indicatori di risultato: finanziari, di qualità, di redditività, di costi… valutano le prestazioni. In termini di efficacia, per il raggiungimento di un obiettivo prefissato - efficienza: per l'utilizzo ottimale delle risorse.
Per gestire un'attività, gli indicatori deve essere collegato a uno o più induttori di prestazione . Per un dato obiettivo, queste sono le cause che incidono maggiormente sullo svolgimento dell'attività. Parliamo anche di variabili di azione (caro a il metodo OVAR ).
Esempio per definire i tuoi indicatori
| Attività | Obiettivo dell'attività | Induttore di prestazioni | Indicatore | Obiettivo |
| Gestione dei reclami dei clienti | Massimizza la soddisfazione del cliente dalla gestione dei reclami | Velocità di elaborazione | Tempo medio di elaborazione (indicatore di risultato) - Tempo trascorso tra la presa in considerazione della risposta telefonica al cliente | 24 ore al massimo |
| Numero di file elaborati al giorno e per persona (indicatore di attività) | 30 | |||
| Risoluzione dei problemi - Fornire una risposta che soddisfi il cliente | Tasso di reclamo (risultato) | 80% |
Le domande :
A seconda degli obiettivi definiti, quali sono i driver di performance? Quali indicatori scegliere? Quali sono gli obiettivi quantificati assegnati a ciascun indicatore?
Ricorda che per essere efficace, una lente deve essere "intelligente". Un altro punto, qualsiasi misura va bene in una nozione di qualità, costo o tempo . Tieni a mente questa triade quando scegli le metriche e i rapporti.
Organizzare la gerarchia di governo
Se ti viene richiesto di creare una serie di strumenti per la gestione della tua attività, fai attenzione a rispettare la coerenza tra la TB a ogni livello. Ad esempio, gli obiettivi di servizio dovrebbero riflettersi in una forma consolidata al livello più alto.
Allineamento strategico è un imperativo da rispettare!
Definisci le frequenze di aggiornamento
Da leggere: Progettare la dashboard - Metodologia, strumenti ed esempi visivi
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Per sapere quale periodicità di aggiornamento dell'indicatore utilizzare (giornaliera, settimanale, mensile, ecc.), è necessario considerare diversi punti:
Con che frequenza si notano i cambiamenti? Con quale frequenza l'interpretazione è pertinente e consente l'azione?
Più sei vicino alle operazioni elementari, più breve dovrebbe essere la frequenza . Un operatore che monitora la produttività della sua macchina deve reagire molto rapidamente a qualsiasi deviazione. Al contrario, per la gestione strategica, prendere decisioni su una variazione settimanale del fatturato non ha senso. Il decisore cerca di analizzare una tendenza marcata quindi generalmente su diversi mesi.
4.2 La scelta della soluzione tecnica
Seleziona il mezzo
Hai intenzione di fare affidamento sul foglio di calcolo Excel? Il tuo strumento di reporting è integrato nella tua suite di business intelligence o nel tuo software gestionale? Un servizio Saas specializzato su Internet?
Ancora una volta, tieni presente che l'importante è la semplicità e l'efficienza del supporto. Un'interfaccia user-friendly, una grafica piacevole da consultare… giocano un ruolo significativo nell'appropriazione dello strumento.
Identificare le fonti di dati
Come raccoglierai i dati per il calcolo degli indicatori? Dove andare per ottenere le informazioni?
In questo passaggio identifichi le fonti di dati che alimenteranno la dashboard : software di contabilità, gestione delle vendite, ERP, CRM, datawarhouse… - poi definisci come questi dati verranno reimmessi nel tuo strumento (importazione di file Excel, collegamento tra database, ecc.)
Definisci come consegnare la TB ai destinatari
Come verranno distribuiti i dashboard ai destinatari? Questa domanda è strettamente legata alla scelta del mezzo. Alcuni servizi SaaS consentono infatti la distribuzione diretta agli utenti.
Per le altre soluzioni la scelta si divide tra renderlo disponibile in una directory dedicata (su un server, tramite intranet, ecc.) - l'utente va a trovare la propria dashboard - e un'altra opzione dove il documento viene "spinto" a il suo destinatario via e-mail. Si noti che nel primo caso un sistema di allerta via email informa della presenza di un nuovo documento.
In alcuni casi, la dashboard è in formato cartaceo.
Un'altra strada per guidare il tipo di distribuzione da mantenere è rivedere l'analisi del suo utilizzo. Sarà condiviso? L'utente ha bisogno dell'accesso remoto?
4.3 La struttura del cruscotto
Un altro punto critico è il layout e l'organizzazione delle informazioni all'interno della dashboard. Ricorda che è essenziale per formattare e strutturare un insieme semplice, coerente, efficiente e orientato all'azione!
Sono possibili diverse opzioni per presentare le informazioni.
Per gruppo di indicatori
Assemblare gli indicatori per obiettivo creando sezioni.
Esempio: vendite, marketing, risorse umane per la gestione strategica
Per livello di dettaglio
Dal più sintetico al più dettagliato. Rappresenta una gerarchia tra le misure.
Per nesso causale
Collegando tra loro gli indicatori che si influenzano a vicenda.
4.4 Quale grafica scegliere?
Un grafico consente di interpretare una misurazione a colpo d'occhio. Completa vantaggiosamente le cifre chiave visualizzate. Ma come scegliere il grafico giusto per una visualizzazione efficace? Ecco alcuni consigli con i tipi di grafici di base.
Rappresenta una proporzione
Per visualizzare una % tra un dato insieme, il grafico a torta (chiamato anche diagramma circolare) è abbastanza appropriato:
Attenzione però a limitare la rappresentazione ad un massimo di 5 valori per non rendere il grafico sovraccaricato e quindi illeggibile.
Rappresenta un rapporto
Si può usare il grafico a torta, ma il misuratore è più rilevante, perché mostra il posizionamento tra 0% e 100%
Rappresenta una progressione
I grafici a linee ti consentono di visualizzare rapidamente tendenze e progressi in un determinato spazio-tempo. È anche possibile utilizzare l'istogramma (vedi sotto). Per di più evidenziare le progressioni positive e negative con l'aiuto del colore.
Confronta categorie, livelli
L'istogramma (o grafico a barre o grafico "a barre") è l'ideale per affiancare i dati in modo da facilitare il confronto dei valori. Come promemoria, il grafico a torta evidenzia le proporzioni, ovvero%.
Pertanto, le vendite tra prodotti diversi possono essere rappresentate anche utilizzando un grafico a torta per tenere traccia del peso di ciascuno nel fatturato complessivo, nonché utilizzando un grafico a barre per visualizzare e confrontare il livello di risultato tra ciascuno.
Notare che le barre del diagramma possono essere orizzontali.
Per una visualizzazione dell'andamento oltre al volume, ecco un istogramma a colonne sovrapposte.
È possibile accumulare informazioni utilizzando la grafica composita. Ad esempio una serie in curva e un'altra in bastoncini.
Suggerimenti: attenzione alla grafica troppo sofisticata come le visualizzazioni 3D. Estetiche sicuramente, e ancor di più… perdono di efficienza rendendo più complessa la lettura dei risultati.
4.5 Scelta dei colori
Sono lì per aiutare e non per confondere il messaggio. Si consiglia quindi di evitare colori sgargianti.
L'ideale è usare le tavolozze, care ai grafici. Avrete così colori armoniosi, piacevoli da consultare.
Per distinguere le cifre positive (aumenti o superati obiettivi) da quelle negative (perdite, obiettivi non raggiunti) sono sempre necessari il verde e il rosso.
Questo file è referenziato in: Performance di acquisto - Dashboard - Performance commerciale - Performance e gestione dei processi - Indicatori di performance: come sceglierli e implementarli - Come costruire un dashboard HR? Quali indicatori scegliere? - Le chiavi per la gestione delle prestazioni
