Nell'era del ricongiungimento acuto, è fondamentale giocare la carta dell'originalità puntando alla massima produttività. I metodi agili hanno rivoluzionato il mondo degli affari, con stili di gestione trasversali che consentono a tutti di esprimerlo più liberamente su un file.
Se "stand-up meeting", "daily scrum", "sprint"… sono ormai fiorenti nei corridoi delle aziende in Francia, resta il fatto che ognuno di questi incontri ha - sotto la copertura di un nome anglosassone piuttosto - ha un rituale e uno scopo specifici.
"Riunione in piedi", il principio
Tradotto letteralmente come "riunione permanente" in francese, il concetto di questo tipo di incontro è molto semplice: i partecipanti si dispongono in cerchio per facilitare gli scambi e l'efficacia del colloquio . Né sedia né tavolo, i partecipanti si scambiano faccia a faccia, a turno, senza distinzione di posizione, in maniera molto informale. Lo scambio avviene tra tutti e non per l'attenzione di uno stesso partecipante.
In generale, il periodo di tempo assegnato agli "Stand-up" è relativamente breve: conta uno minimo 5 minuti e massimo 15 . Nessun facilitatore nominato - nessuno conduce effettivamente la sessione, solo un responsabile della sessione è responsabile di garantire il rispetto della struttura dell'incontro (in particolare controllando che la sessione non scivoli in troppi dettagli) e dei tempi . Può essere sempre la stessa persona o ogni membro del gruppo a turno.
Gli scambi avvengono man mano che ciascuno interviene. È possibile utilizzare un oggetto - un testimone in un certo senso - passando da un partecipante all'altro per strutturare gli scambi e rispettare la parola di ciascuno: solo chi ha il testimone in mano può parlare prima di farlo. suoi colleghi.
È possibile utilizzare una parete o una lavagna a fogli mobili per "prendere appunti" utilizzando post-it che vengono posizionati e spostati in base all'avanzamento del compito scritto su di esso.
Questo stile di riunione non è appropriato per nessun tipo di riunione. Difficile immaginare una riunione strategica di grande importanza tenuta in pochi minuti stando in mezzo al corridoio! Le riunioni in piedi dovrebbero quindi essere tenute per piccoli oggetti quotidiani, ad esempio.
Perché una riunione permanente?
Obiettivi
Lo scopo di queste interviste è semplice. è fare il punto sui problemi attuali in modo rapido ed efficiente . Per esempio :
- fare una valutazione generale le missioni di ciascuno: ciò che è stato fatto, si prevede di farlo lo stesso giorno, resta ancora da fare.
- rispondere a un problema : particolare difficoltà incontrata su un progetto (tutto il gruppo pensa insieme per trovare una soluzione).
- scambiare informazioni utili : un elemento che manca a uno dei protagonisti può essere facilmente ottenuto qui interrogando il gruppo, oppure il project manager può, durante questi incontri, trasmettere a tutta la sua squadra gli ultimi scambi - strategici o di sviluppo, per esempio - che ha avuto con il cliente.
- dare energia al gruppo : aumentare la coesione e lo spirito di squadra, aumentare la motivazione collettiva e personale.
- ricorda gli obiettivi del progetto: mantenere la visione complessiva del progetto e l'obiettivo da raggiungere.
Vantaggi
Se gli stand-up non devono essere generalizzati, presentano comunque alcuni vantaggi e consentono, in particolare, di:
- limitare la durata degli scambi : la posizione eretta induce naturalmente ad interventi concisi. I partecipanti generalmente vanno dritti al punto, non avendo alcun desiderio di prolungare troppo a lungo questa postura in cui tutti rimangono accampati sulle gambe che possono diventare rapidamente scomode.
- fluidità degli scambi : il lato non formale e interattivo del cerchio consente discorsi più naturali e liberi.
- ottimizzare l'attenzione dei partecipanti : la postura eretta rafforza l'attenzione, inoltre, è difficile consultare le sue email o navigare con discrezione in Rete quando ci si trova di fronte ai propri colleghi!
- favorire lo spirito collaborativo : scambi facilitati, incentrati su obiettivi collettivi, condivisione di competenze e informazioni.
- individuare le strade da incoraggiare e quelle da abbandonare : nel contesto dei progetti di innovazione, ad esempio, dove si risparmierà tempo prezioso grazie a questi punti regolari che consentono di evitare di perdere tempo in soluzioni che alla fine non funzioneranno.
limiti
Oltre al fatto che non possono sostituire tutti i tipi di riunioni, gli "stand-up" presentano alcuni inconvenienti:
- prendere appunti delicati : limitato dalla postura eretta. Tuttavia, è comunque consigliabile tenere traccia di quanto detto durante lo stand-up.
- possibile inconveniente per alcune persone: mal di schiena, problemi circolatori, gravidanza, ecc.
- non c'è tempo per i dettagli : questi verranno discussi in seguito oa parte lo stand-up, se applicabile.
Organizza una riunione in piedi
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Preparati per l'incontro
In primo luogo, per decidere in merito allo svolgimento di prese di posizione quotidiane tra diversi attori, è essenziale che abbiano un progetto, un obiettivo comune. Definire i temi e le domande che verranno discussi, il tempo assegnato all'incontro e il responsabile o leader della giornata.
Lo scopo di tale sessione non è quello di raccontare ai tuoi colleghi la loro missione quotidiana se non sono interessati all'argomento. Inoltre, l'obiettivo primario è condividere informazioni utili e costruttive per il gruppo . I partecipanti quindi non si limitano a dire semplicemente "Ho lavorato su xxx", ma piuttosto "Ho lavorato su xxx secondo tale metodologia che era la più adeguata", ad esempio.
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Per andare dritti al punto
L'obiettivo della riunione permanente è quello di scambiare in modo rapido ed efficiente informazioni utili a tutti i partecipanti. Non è quindi opportuno entrare nei dettagli. Questi potrebbero essere discussi in seguito. Allo stesso modo, i punti che interessano solo una parte del gruppo verranno discussi in seguito e separatamente.
Se necessario, scrivi gli argomenti che verranno discussi dopo lo stand-up. Questo evita dimenticanze e permette a tutti di vedere che la loro richiesta è stata presa in considerazione, anche se non se ne discute più ampiamente sul posto.
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Prendere appunti
I post-it sono strumenti utili. Il vantaggio: facili da usare, spostare e identificare per codici colore, limitano la possibilità di scrivere brindisi e promuovono le informazioni essenziali.
Il sistema Kanban (illustrato sopra) è perfettamente adatto: proveniente dall'industria automobilistica giapponese, la metodologia "Kanban" - etichette in giapponese - consente di visualizzare rapidamente lo stato di avanzamento di un progetto. Come parte di un team agile, ogni task - o "user story" - è materializzato da un post-it che verrà spostato dalla colonna "to do" - to do - alla colonna "fatto" - done - lungo il percorso dalla colonna "in corso" - in corso - o anche "in prova" - in fase di test - a seconda del suo stato di avanzamento.
Grafico e visivo, questo sistema è formidabile per efficienza e trasparenza quando utilizzato su un supporto fisico (lavagna bianca, muro, ecc.) e non virtuale (software). -
Dai energia alla riunione e unisci i suoi partecipanti
Porta positività e dinamismo all'incontro al fine di massimizzare gli scambi costruttivi e produttivi. Ad esempio, puoi utilizzare un cookie che passa da un partecipante all'altro in un ordine indefinito. Chi riceve il testimone prende la parola ea sua volta la passa a qualcun altro.
Questi brevi incontri quotidiani sono un'opportunità per condividere una visione globale di un progetto mantenendo uno spirito positivo, che influenzerà lo stato d'animo del team e le azioni a venire.
