Non si improvvisa un'organizzazione stupida da un giorno all'altro… Tuttavia, quando si sa che un minimo di organizzazione può fornire molti vantaggi per se stessi, i propri collaboratori e colleghi o per la propria azienda, il gioco ne vale la pena!
Sapendo che il tempo è una risorsa scarsa, è opportuno interessarsi da vicino agli strumenti che possono rendere proficua la scelta dei compiti e delle azioni prioritarie. Alcuni metodi sono stati provati e ti faranno risparmiare tempo prezioso e quindi sarai più efficiente e produttivo. Li troverai in questo file e nel nostro tema "gestione del tempo".
Che cos'è l'organizzazione personale?
Questo è ciò che ti permetterà di risparmiare tempo ed essere più efficiente nella tua vita quotidiana, sia personale che professionale. Questo va dal riordinare la scrivania all'organizzazione pertinente del tuo spazio di lavoro nel suo insieme, gestire le tue e-mail, gli appuntamenti, le riunioni, le varie notifiche, ecc. grazie in particolare a metodi e/o nuove tecnologie.
In ufficio, agire sulla tua organizzazione utilizzando metodi, tecniche o pratiche comprovati ed efficaci riguarda, tra l'altro, le seguenti aree:
- elaborazione delle email e telefonate,
- gestione delle distrazioni (notifiche calendario, smartphone, email, ecc.) e interruzioni varie (colleghi, rumori estemporanei, ecc.),
- ergonomia dello spazio di lavoro ,
- classifica documenti virtuali o fisici,
- organizzazione del lavoro quando si fa telelavoro ,
- prendere appunti efficace,
- gestione del tempo : lettura veloce, definizione delle priorità, negoziazione delle scadenze, imparare a smettere di procrastinare, ecc.
Le virtù di un'organizzazione eccezionale
La ricerca della produttività personale deve essere una motivazione per tutti: manager, manager… Senza questo, è difficile destinare tutte le proprie energie alla produzione di lavoro a valore aggiunto.
Può sembrare ovvio. Tuttavia, molti sono coloro che si trovano sopraffatti - anche totalmente sopraffatti - dalla semplice mancanza di organizzazione.
Pertanto, l'applicazione di metodi e consigli facili da impostare con un minimo di buona volontà e perseveranza induce molti vantaggi. Eccone alcuni:
- evita di perdere tempo ,
- guadagno in produttività ed efficienza ,
- smettila di disperdere ,
- riduce lo stress ,
- guadagnare serenità ,
- essere più disponibile e attento ai propri dipendenti ,
Come organizzarsi al meglio?
Per strutturare meglio il tuo lavoro e le tue diverse attività, devi prima di tutto volontà e tenacia . Alcuni strumenti e metodi efficaci e relativamente semplici da configurare possono aiutarti in questo processo. Alcuni hanno obiettivi molto mirati, altri sono utilizzabili a diversi livelli e per scopi diversi.
Non tutti lavorano allo stesso modo e non hanno le stesse esigenze, orari, compiti, responsabilità, ecc. sentiti libero di scegli le soluzioni che fanno per te il massimo tenendo presente che ci vuole un minimo di tempo prima di vedere i primi benefici.
Una migliore organizzazione non significa pensare e strutturare le tue giornate minuto per minuto, né voler a tutti i costi utilizzare l'ultimo metodo alla moda quando semplicemente non è in sintonia con le tue esigenze. Semplicità e buon senso così rimani - come spesso - in ordine!
Rendi ergonomico il tuo spazio di lavoro
Uno spazio piacevole che favorisca la concentrazione e il lavoro è un elemento essenziale per una buona efficienza e la massima motivazione. Mentre alcuni hanno la capacità di lavorare ovunque, indipendentemente dal rumore o dall'ambiente circostante, la grande maggioranza ha bisogno di un posto dedicato per lavorare e di un minimo di ordine.
Adattare il tuo spazio di lavoro alla tua attività è quindi il primo riflesso da avere : layout, attrezzatura, altezza tavolo/sedia, tastiera, schermo, ambiente silenzioso, ecc. sono tutti elementi da considerare.
Telelavoro
L'organizzazione del lavoro è in continua evoluzione e il lavoro a distanza è diventato ampiamente democratizzato. Se questa nuova modalità di organizzazione non è possibile in tutti i campi professionali, ha molti vantaggi quando può essere attuata, sia per il lavoratore che per il datore di lavoro; aumento della produttività, riduzione o addirittura scomparsa dell'assenteismo, aumento della motivazione, ecc.
Alcuni elementi devono essere messi in atto nell'ambito del telelavoro:
- fornitura di tutte le attrezzature necessarie il telelavoratore per il corretto svolgimento da casa sua/ uno spazio di coworking/ un ufficio remoto delle missioni affidate,
- adeguata organizzazione del lavoro (cartelle condivise, intranet, video/audioconferenze, ecc.),
- comunicazione fluente tra il manager e il suo collaboratore che lavora a distanza,
- per il telelavoratore: delimitazione vita privata / vita professionale ove applicabile, rigore e organizzazione impeccabile.
Come gestire un team di telelavoratori?
Ambiente di lavoro
Pulisci, riordina, pulisci, mantieni l'ordine e sii rigoroso… Ecco i 5 principi di una pratica direttamente dal Giappone: il cosiddetto metodo 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke… 5 verbi giapponesi per esprimere le 5 azioni chiave del processo). Un approccio semplice ed efficace per un quadro e un clima favorevoli al lavoro.
Migliora il tuo ambiente di lavoro con il metodo 5S!
Organizza il tuo lavoro
Elenca i compiti da svolgere
L'obiettivo qui è quello di fare un inventario delle varie attività che è necessario eseguire senza cadere nella trappola dell'elenco esteso troppo dettagliato che sarebbe del tutto controproducente. Definire quindi, per ciascuna delle voci elencate, un ordine di priorità in modo da stabilire un elenco che vada dal compito più importante/urgente al più trascurabile.
Come stabilire una lista di cose da fare: il metodo passo dopo passo.
Prioritizzare
Saper dare priorità ai livelli di importanza e urgenza di ciascuno dei tuoi compiti è essenziale per agire in modo adeguato ed efficace. Molti strumenti sono a tua disposizione qui, tra cui:
- Matrice di Eisenhower: 2 linee di pensiero - importanza e urgenza - per classificare i tuoi compiti in 4 categorie distinte (importante E urgente; importante, ma non urgente; non importante ma urgente; non importante e non urgente).
- Metodo MoSCoW: una metodologia destinata a facilitare il processo decisionale aiutando a stabilire le priorità. L'acronimo riassume il processo: M for Deve avere questo - S per Dovrebbe avere questo se possibile - È per Potrebbe avere questo se non influisce su nient'altro - W per Non avrò questo tempo ma mi piacerebbe in futuro - le 2 "o" servono solo a dare un "significato" alla parola così costituita per facilità di memorizzazione.
- Approccio GTD (Getting Things Done): 5 passaggi chiave per organizzare in modo efficace: raccogliere, elaborare, organizzare, rivedere, agire.
- il metodo CIRCEPT - CIRulaire conCEPT: un concetto proposto da Michel Fustier, sociologo, il cui scopo è strutturare il risultato del lavoro creativo costruendo una griglia di lettura circolare - una sorta di ruota a stella.
Vedi anche le nostre sezioni Organizzare un workshop e Condurre una riunione per limitare le condizioni di riunione e organizzare sessioni efficienti e produttive.
Ottimizza la tua efficienza personale
Prendere appunti in una riunione
Ecco un esercizio molto più difficile di quanto sembri… Se certi strumenti permettono di facilitare il compito, per essere efficaci, bisogna comunque rispettare alcune regole di base, di cui:
- riferimento il tuo documento (data della riunione, partecipanti, argomenti discussi, obiettivo, ecc.),
- utilizzo frasi brevi o qualche parole chiave ,
- struttura il documento in modo pertinente: 1 paragrafo per argomento, elenchi puntati, parole in maiuscolo, ecc. ,
- scrivi le tue domande , osserva per non dimenticarli,
- riletto caldo per chiarire o riscrivere alcuni punti mentre sei nell'argomento.
Consulta la nostra sezione dedicata al prendere appunti.
Gestione della posta elettronica
Disciplinati a controllare regolarmente la tua casella di posta ed elaborare tutte le email ricevute: eliminare i messaggi non necessari o spam, elaborare gli altri: rispondere se è urgente e richiede poco tempo, trasferire se necessario, archiviare nelle directory che avrai creato per questo scopo se non puoi elaborare l'e-mail al momento - urgente / in corso / da elaborare in seguito, ad esempio.
Come gestire le tue email in modo efficiente?
Classifica i tuoi documenti
Allo stesso modo in cui classifichi le email in arrivo, classifichi i tuoi documenti in modo pertinente e li trovi rapidamente (per progetto, argomento, scadenza… sta a te trovare ciò che ti parla di più). Questa classificazione può essere fisica: raccoglitori, file di cartone, ecc. - o computer - i file saranno quindi virtuali.
Classifica facilmente i documenti in modo pertinente ed efficiente.
Per perdere il minor tempo possibile e guadagnare efficienza e produttività, è importante sapere come rimanere concentrati su ciò che si sta facendo. Per questo puoi affidarti alla tecnica del Pomodoro, uno strumento interessante per concentrarti sui tuoi compiti.
