Classifica e riordina, così puoi orientarti nei tuoi documenti
Al di là della questione legale, l'ordinamento delle tue carte è finalizzato a una questione pratica: da un lato devi ottimizzare gli spazi, dall'altro riuscire a trovare facilmente e velocemente qualsiasi documento utile.
Dalla modifica all'eliminazione del documento
- Modifica/ricevi: se stai aspettando una prova (restituire un contratto firmato, ad esempio), assicurati di averla ricevuta. In caso contrario, chiama di nuovo il tuo interlocutore.
- Ordinare: una volta che il documento è in mano, determina il suo destino. Alcuni fogli possono essere gettati immediatamente, tieni solo ciò che ti serve per evitare di ingombrarti.
- Classificare: la classificazione deve seguire un'organizzazione rigorosa. Identifica la natura del documento in modo da sapere dove conservarlo, quindi mettilo immediatamente nel posto giusto.
- Archivio: attenzione al periodo di conservazione legale… Anche la conservazione dei documenti "sensibili" deve essere sicura. Una volta trascorso il periodo di conservazione, puoi disporre del documento.
Archiviazione digitale o fisica?
I documenti digitalizzati hanno ora lo stesso valore probatorio delle carte. La tua scelta quando organizzi la classificazione dei tuoi documenti è quindi molto personale … Alcuni consigli per aiutarti ad arbitrare:
- In caso di grandi volumi, l'archiviazione digitale è una buona opzione per risparmiare spazio.
- La carta offre un miglior comfort di lettura, soprattutto per i documenti su più pagine (relazione annuale, ad esempio): un argomento a favore della classificazione fisica.
- Dematerializzare i documenti amministrativi ricevuti in formato cartaceo può essere restrittivo. A meno che non affidi il compito di digitalizzazione a un fornitore di servizi, ma a spese del pagamento …
Buoni strumenti e un buon metodo per l'archiviazione cartacea
Per archiviare i tuoi documenti in formato cartaceo, sii metodico nella tua organizzazione:
- Classifica i tuoi documenti per tipo: la tua amministrazione riguarda diversi interlocutori. Clienti, fornitori, banca, personale, amministrazione fiscale: puoi creare un raccoglitore per tipologia di interlocutore.
- Scegli un ordinamento: puoi classificare i tuoi documenti in ordine cronologico (consigliato per i tuoi documenti contabili e fiscali) o alfabetico (utile per reperire documenti relativi ad un cliente o ad un fornitore).
Ottieni gli accessori di archiviazione più adatti al tuo utilizzo. Cestini, classificatori, cartelle sospese, tasche e cartelline…troverai un'ampia scelta di strumenti per un'organizzazione infallibile!
Soluzioni di archiviazione digitale
Puoi facilmente scansionare e archiviare da solo i tuoi documenti amministrativi, utilizzando potenti strumenti tecnologici. In assenza di tempo o di competenze informatiche, esternalizza l'attività! Attenzione a preventivare il costo del servizio: il costo di una cassaforte elettronica aumenta con il volume dei documenti da archiviare…
2 regole d'oro per riporre i documenti:
- Non procrastinare! Archivia il documento non appena viene modificato o ricevuto per non trovarti sopraffatto.
- Proteggi i tuoi dati. Se scegli un deposito digitale, assicurati di disporre di un sistema di sicurezza affidabile. In caso di archiviazione fisica, limitare l'accesso per prevenire il furto o la distruzione di documenti strategici.
La buona gestione della tua amministrazione, una questione legale
L'amministrazione è un compito inevitabile, qualunque sia l'attività dell'imprenditore. Stabilire preventivi, presentare dichiarazioni IVA, compilare dichiarazioni dei redditi… Le carte si accumulano e si è tentati di sbarazzarsene. Avvertimento ! Siete tenuti per legge a conservare determinati documenti per un periodo di tempo minimo. In caso di controllo amministrativo o controversia con una terza parte, hai così i documenti e le prove necessarie.
I periodi di conservazione legali da rispettare:
- Conserva tutti i tuoi documenti contabili per almeno 10 anni. Si tratta di società commerciali soggette agli obblighi di tenuta della contabilità a norma, ma anche microimprese per i propri ordini di acquisto, fatture, ecc.
- I documenti fiscali devono essere conservati per un minimo di 6 anni. Ricordati di archiviare i tuoi documenti giustificativi quando fai le tue dichiarazioni (IS o IR, IVA, CFE, ecc.).
- Sei un manager di una società commerciale? Devi conservare il tuo GA PV per almeno 5 anni. Impiegate persone? Conservare le buste paga duplicate per almeno 5 anni. Allo stesso modo, tutti i tuoi contratti devono essere archiviati per 5 anni dalla loro conclusione.
Nota: i tempi indicati sono i tempi minimi imposti dalla legge. Puoi superare questi periodi di conservazione, ma entro i limiti delle normative GDPR. Se il tuo trattamento include dati personali, assicurati di limitare il tempo di conservazione.
