Cos'è la WBS?
Il PMI (Project Management Institute, editore della guida PMBOK), ispirato alle pratiche della NASA, raccomanda di suddividere i progetti in sottoinsiemi ordinati.
Questa suddivisione si traduce in sottoprogetti (o compiti, missioni, fasi, componenti, pacchetti di lavoro, ecc.), organizzati sotto forma di albero e che rappresentano deliverable o compiti da svolgere. Diverse visioni si scontrano su quest'ultimo punto. Per alcuni, una WBS dovrebbe contenere solo risultati finali.
Il pacchetto di lavoro rappresenta il livello più basso
In francese, si tratta di struttura di scomposizione del progetto (SDP ), Organigramma delle attività (OT) o Organigramma tecnico del progetto (OTP)
Il vantaggio principale di WBS è semplificare i progetti riducendoli a parti più facilmente comprensibili dal team e dalle altre parti interessate. Facilita l'organizzazione consentendo l'allocazione di un budget, ruoli e responsabilità per ogni filiale.
Nota: questo metodo di lavoro può essere affrontato da prodotti con la Product Breakdown Structure (PBS) o anche l'Organigramma tecnico di prodotto (OTP).
Vedi anche il Metodi di gestione agile del progetto che spingono ancora oltre il concetto di divisione e gestione autonoma delle attività
Che cos'è il dizionario WBS?
È un documento che descrive il contenuto di ciascun pacchetto di lavoro: deliverable, responsabili, costi, elementi di pianificazione, attività principali, ecc.
I vantaggi della suddivisione gerarchica
Vediamo più nel dettaglio i vantaggi di questa strutturazione:
- una migliore pianificazione: la scomposizione facilita la stima delle durate da concedere a ciascuna operazione. Fornisce inoltre una visione globale del lavoro da svolgere attraverso una rappresentazione visiva.
- controllo del monitoraggio - la suddivisione dei deliverable facilita la gestione complessiva del progetto: assegnazione di milestone, revisione dell'articolazione del lavoro, ecc.
- migliore comunicazione: semplifica gli scambi tra parti interessate del progetto e fa risparmiare tempo a tutti offrendo una visione completa delle diverse fasi.
- migliore gestione dei costi: l'allocazione delle risorse e il loro monitoraggio sono più precisi. La preparazione di un bilancio previsionale è facilitata.
- gestione del rischio : individuazione delle aree critiche e implementazione di scenari preventivi.
Come implementare una struttura di ripartizione del lavoro?
In questo approccio, iniziamo con il risultato finale principale e poi lo scomponiamo in risultati intermedi, prima di suddividerli in pacchetti di lavoro.
È anche possibile iniziare mappatura gerarchica dalle principali attività da svolgere e suddividerle in compiti.
Sono possibili altri criteri di ripartizione: per attività, per funzione, per processo, per finalità, ecc.
Nota: un punto importante è che il livello superiore deve rappresentare il 100% della scomposizione inferiore. Questa è la "regola del 100%". Senza questo non sarebbe possibile consolidare tutti i periodi di attuazione e le risorse di bilancio per ottenere il 100% del progetto. Così come gli elementi di un identico livello devono escludersi a vicenda: nessuna sovrapposizione tra loro.
Esempio di divisione WBS
Per illustrare il metodo, prendiamo come esempio la creazione di una nuova agenzia di vendita, il deliverable finale.
Il progetto è composto da diversi deliverable che richiedono l'esecuzione di un certo numero di attività.
1 Suddivisione del progetto in principali risultati finali
Poniti domande come: quali sono i risultati intermedi per completare il mio progetto?
Il tuo progetto "Nuova agenzia di vendita" consiste principalmente in:
- gente del posto
- di una squadra
- attrezzatura da lavoro
- un budget operativo
2 - Suddivisione di ciascun deliverable in componenti (sub-deliverable)
Prendi, ad esempio, l'attrezzatura. Chiediti quali sono le composizioni di questo deliverable. Possono essere suddivisi in
- apparecchiature informatiche
- attrezzatura da ufficio
Ogni elemento in questo livello rappresenta un pacchetto di lavoro. Ciascuno dar luogo a responsabilità contrattuale, di budget e di pianificazione.
3 - Dettagli del lavoro da svolgere (questa fase è al di fuori della WBS)
Prendete le apparecchiature per ufficio, questo pacchetto di lavoro può essere suddiviso in attività da svolgere:
- progettare il design degli interni
- scegli i mobili per ufficio
- ordinare l'attrezzatura
- allestito nei locali
Nota: l'uso dei verbi d'azione consente di distinguere tra attività e deliverable (sostantivi). Dà anche una dimensione operativa che la dice lunga per tutte le parti interessate.
A che livello scendi nella struttura ad albero?
La scomposizione deve consentire di creare livelli per i quali è possibile influenzare:
- una responsabilità,
- una stima del tempo
- Risorsa
Soddisfare queste condizioni convalida ogni livello. Senza di essa, è irrilevante andare oltre il livello attuale.
La maglia giusta da trovare è un equilibrio tra un livello troppo alto, che non permette di ottenere tutti i benefici del metodo, e un livello troppo basso, ingestibile, che complica inutilmente il progetto.
Si consiglia inoltre di suddividere un livello se la sua durata totale rappresenta una parte importante della durata del progetto.
