Innanzitutto, è importante definire chiaramente la struttura documentale. Troverai un esempio comunemente adottato dalle aziende in questo articolo sulla piramide documentaria: http://www.qualiblog.fr/documentation/la-pyramide-documentaire-revisitee/ allora devi guardare alle aspettative degli utenti del documenti.
Ogni utente, infatti, ha aspettative diverse che dipendono dal suo livello di competenze e dalla complessità delle attività descritte in un documento.
Troverai qui un altro articolo sulla stesura di una procedura semplice ed efficace: http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-une-procedure-efficace/ ricorda che non c'è non c'è nessuno -regola adatta a tutti sulla forma e l'estensione della documentazione, e ciò che funziona per alcuni potrebbe non funzionare per altri. Inoltre, la norma ISO 9001 specifica che la documentazione dipende da:
- - la dimensione dell'organizzazione e il tipo di attività;
- - la complessità dei processi e delle loro interazioni;
- - la competenza del personale.
Per avere strutture di supporto di ogni dimensione nella formalizzazione della loro documentazione, direi che è opportuno tenere presenti le aspettative dei clienti interni (utenti) e che è preferibile costituire gruppi di lavoro per riflettere sul tema. e scegli la forma e l'ambito dei documenti.
Questi gruppi di lavoro dovrebbero idealmente essere formati secondo i processi individuati dall'azienda. Questo dà più significato all'organizzazione per processo.
Infine, il pilota del ridisegno documentale deve imporsi e costringere gli altri a vietare qualsiasi pratica che complichi la gestione documentale, con ad esempio:
- - codificazioni di documenti eccessivamente complicate e soprattutto non necessarie (es. DOC/QUA/7.4/01-03)
- - circuiti di convalida dei documenti che coinvolgono più persone
- - cartucce incomprensibili, brutte e ingombranti (monitoraggio della versione) (un residuo di pratiche di qualità degli anni '90)
- - pagine e pagine di testo che non evidenziano informazioni chiave,
- - eccetera.
La norma ISO 9001 è abbastanza chiara per quanto riguarda le procedure da applicare per la gestione documentale. Presenta solo requisiti per i risultati, nessun mezzo. Sei quindi più libero di quanto tu possa pensare per quanto riguarda il volume della tua documentazione.