I fornitori svolgono un ruolo importante nel business. Pur non essendone parte integrante, hanno un'influenza primaria sulla qualità del prodotto finale. Questo file di metodo presenta i passaggi per condurre una valutazione del fornitore.
Definire la necessità
Prima di intraprendere un processo di valutazione dei tuoi partner, devi definire la tua esigenza iniziale.
- Posa la cornice : "Cosa voglio valutare? Un fornitore specifico? Una gamma di prodotti? La combinazione di questi due criteri? L'immagine del fornitore sull'azienda?" Eccetera.
- Indirizza il/i fornitore/i : chi voglio valutare? Un fornitore? Tutti i fornitori? I fornitori del prodotto di punta dell'azienda? Eccetera.
- Identificare chi eseguirà il compito : questo compito può essere affidato a un tirocinante/apprendista? Ha un team dedicato? In outsourcing a un fornitore di servizi? eccetera.
- Scegli il luogo della valutazione : "Voglio valutare il fornitore nella sua fabbrica", "durante il trasporto del suo prodotto", "al ricevimento del prodotto nel mio centro logistico", ecc.
- Obiettivo per una scadenza : Questa valutazione è un progetto a breve, medio o lungo termine?
- Definire le modalità di valutazione dei fornitori : finanziario, logistico, umano. - "Ho un budget da destinare alla valutazione dei fornitori?" La domanda è molto importante, perché determinante nel definire il quadro della valutazione. Questo può essere un grosso ostacolo se non si dispone del budget sufficiente (numero di persone in questo progetto, recarsi presso la sede del fornitore se necessario, ecc.)
- Caratterizzare i motivi per cui voglio valutare i fornitori : Questa valutazione è collegata al feedback? Nell'ambito del miglioramento continuo? Lanciare un nuovo bando di gara? eccetera.
- "Quali sono le vincoli che affronto?"
- "Quali sono le limiti di questa valutazione?"
Il metodo usato sopra per definire la tua esigenza è quello di QQOQCP, uno strumento semplice e potente per inquadrare correttamente il soggetto.
È importante iniziare (e lo è sempre), scrivendo le tue specifiche, la tua scheda di progetto e lo studio delle tue esigenze prima di affrontare un argomento del genere.
Definisci la tua politica di valutazione dei fornitori
Questo passaggio equivale a rispondere alle prime domande poste nella definizione del bisogno: cosa vuoi valutare? Qual è lo scopo del tuo approccio? È una richiesta della Direzione? Un approccio preventivo? Un obiettivo di miglioramento continuo del vostro Sistema di Gestione della Qualità?
Ad esempio, vuoi:
- valutare il Sistema di Gestione della Qualità di tutti i fornitori dell'azienda,
- valutare i fornitori di un prodotto (quindi tutte le fasi del ciclo di vita del prodotto),
- valutare il fornitore al momento della sua referenza.
Struttura la tua valutazione
Si tratta di mettere per iscritto un processo ben definito per inquadrare il soggetto. Questo processo ti aiuterà a organizzare il tuo progetto e a lasciare una traccia di come è stata effettuata la valutazione. Questo passaggio può essere svolto dal management o dal project manager se quest'ultimo è già stato individuato.
Identificare il project manager
Per ogni progetto è necessario identificare un pilota. Può essere una singola persona o un gruppo di persone, un team ciascuno con una funzione specifica.
Questo progetto può:
- essere dedicato a un team interno,
- ricorrere a un organo di controllo indipendente,
- essere una combinazione dei due: un team interno per la gestione del progetto e un team esterno sul campo che valuterà il fornitore direttamente nella sua fabbrica attraverso audit e ispezioni.
Ciascuno dei suoi metodi presenta vantaggi e svantaggi. Puoi identificarli utilizzando ad esempio lo strumento SWOT che ti permetterà di definire la tua migliore strategia.
Seleziona i fornitori da valutare
In ogni azienda ci sono diversi tipi di fornitori. È possibile classificarli per categoria secondo diversi criteri quali:
- la quantità e/o il numero di prodotti forniti,
- il costo della non qualità e le anomalie riscontrate sui propri prodotti
- la loro posizione geografica
L'importante è rivolgiti ai tuoi fornitori e prodotti più critici : in termini di sicurezza dell'approvvigionamento, valore, volume.
Ad esempio, puoi creare un grafico di Pareto e selezionare i fornitori di prodotti che rappresentano l'80% del tuo fatturato.
Quali strumenti potete utilizzare per valutare i vostri fornitori?
Diversi strumenti sono a tua disposizione per svolgere questo compito. È sempre importante fare riferimento alla tua esigenza prima di fare la tua scelta.
A seconda del budget e del tempo assegnato a questo progetto, puoi:
- trovare uno strumento già creato da zero da un'entità esterna,
- chiedi ad un'azienda specializzata di sviluppare uno strumento che soddisfi le tue esigenze,
- sviluppare il proprio strumento di valutazione dei fornitori.
Facendo la giusta ricerca, hai già alcuni strumenti a tua disposizione internamente, ad esempio:
- rapporti di monitoraggio e controllo,
- strumenti di riferimento del fornitore, se sei già in questo processo,
- l'elenco dei reclami dei clienti.
Puoi anche creare strumenti specifici per la valutazione dei tuoi fornitori, ad esempio:
- una griglia di audit e ispezione
- un questionario di autovalutazione. Il vantaggio di quest'ultimo è che non devi recarti presso i siti dei tuoi fornitori per condurre la tua verifica, specialmente quando non si trovano nel paese in cui risiedi. Il rovescio della medaglia è fidarsi che il tuo fornitore sia onesto nella sua valutazione.
Esempio di griglia di valutazione:
Determina i temi, le aree di valutazione, che vuoi discutere con i tuoi fornitori. Puoi scegliere ad esempio i seguenti assi:
- - Acquista
- - qualità
- - abilità
- - limite di tempo
- - relazioni commerciali
- - relazioni tecniche
- - assistenza clienti
- - disponibilità del prodotto
- - flessibilità
- - reattività del fornitore per soddisfare la domanda
Sull'asse della qualità è possibile fornire informazioni: certificazioni, organizzazione della qualità, documenti forniti, conformità di prodotti e servizi, processi di gestione dei problemi, ecc.
Domande di esempio:
- "Avete una politica della qualità?"
- "Sei certificato secondo lo standard ISO 9001 o uno standard equivalente per il sistema di garanzia della qualità?"
- "Stai implementando un piano di miglioramento per migliorare sistematicamente l'efficienza del tuo Sistema di Gestione della Qualità?"
Per ogni asse, scegli i criteri ritenuti e la loro misurazione, ponderando i risultati ottenuti secondo i tuoi criteri di priorità e definendo un metodo di calcolo. Ad esempio: da 0 a 3, 0 è basso e 3 è il punteggio ottimale
A seguito del risultato, definire azioni di miglioramento o scegliere di cambiare fornitore.
Conclusione
Sono quindi possibili diversi modi di valutare i vostri fornitori. Tutto dipende dalle dimensioni della tua attività e da quanto investimento vuoi investire in essa. L'obiettivo è quello di inquadrare sempre bene il tuo progetto e di essere in un costante processo di miglioramento continuo.
Questo file è referenziato in: Acquisti
