Che cos'è un bando di gara?
Il suo scopo è quello di consultare una serie di fornitori preselezionati in modo che possano presentare una proposta commerciale e tecnica per soddisfare le esigenze espresse dall'azienda.
Da un insieme comune di specifiche è possibile confrontare le proposte (prezzi, soluzioni proposte, ecc.) di potenziali partner secondo criteri diversi.
Il bando può essere utilizzato sia per la fornitura di prodotti che di servizi (consulenza, formazione, ecc.).
Non è riservato alle grandi aziende, Le PMI hanno tutti i vantaggi nell'utilizzare questo strumento quando la posta in gioco è alta. Adottando tale approccio, i gestori di piccole strutture possono organizzare consultazioni rigorose.
Alcuni termini utilizzati: L'acronimo "RFP" per Request For Proposal, ovvero un bando di gara. Da non confondere con "RFQ", Request For Quotation, una semplice proposta commerciale. La "RFQ" si verifica dopo una "RFI" - Richiesta di informazioni.
Presentiamo qui un bando di gara privato. Da non confondere con i bandi di gara per appalti pubblici riservati ad enti pubblici e parapubblici, secondo regole e procedure precise.
In quali casi utilizzare questa modalità di consultazione?
Lo svolgimento di una gara d'appalto è una procedura macchinosa e costosa. È quindi da riservare a acquisti importanti in termini economici e/o strategici con notevoli potenzialità di guadagno.
Consente inoltre di spingere i soliti fornitori (con i quali la ruota del business è conseguente) mettere in discussione le loro offerte e pratiche commerciale, e magari trovare fornitori alternativi a cui affidare il contratto di fornitura o servizio per l'esigenza in questione.
Altri casi d'uso per una consultazione formale: per un nuovo acquisto oppure quando il panel di potenziali fornitori è sopraffatto dalla comparsa di nuovi entranti - sempre con il vincolo del volume degli acquisti per rendere l'operazione economicamente interessante.
Si noti che nel processo di acquisto, la consultazione avviene dopo aver qualificato i potenziali fornitori.
Inoltre, il bando di gara è uno strumento utile per ricerca di nuove soluzioni tecniche valore aggiunto in risposta a un'esigenza formalizzata (con un avvertimento: se la richiesta è troppo specifica, i fornitori non saranno in grado di dimostrare l'innovazione).
Come fare un dossier di gara?
Cosa include un file di consultazione? Nel complesso, qualsiasi gara d'appalto contiene queste informazioni:
Chi ? - Breve presentazione dell'azienda
Includere tutte le informazioni utili per una conoscenza minima dell'azienda: titolare, fatturato degli ultimi anni, attività principali… + tutti gli altri dati che aiutano a capire la situazione.
Come mai ? - Descrizione del contesto della richiesta e dei problemi da risolvere
Si tratta di informare i potenziali fornitori sulla situazione che motiva la gara: cambiamenti, minacce, opportunità… e problemi concreti che ne derivano. Queste informazioni aiutano i fornitori a comprendere la genesi della domanda e quindi a posizionare meglio la loro risposta. L'esperienza dei partner può anche portarli a gettare una luce innovativa sulla situazione.
Che cosa ? - Specifiche
Al centro della richiesta e frutto di un lavoro concertato tra l'acquirente e il richiedente/prescrivente, il comitato d'acquisto formalizza le esigenze e le aspettative alle quali il partner dovrà fornire una soluzione.
Comprende in particolare:
- - la descrizione del bisogno,
- - la dichiarazione degli obiettivi e dei risultati (compresi i volumi),
- - dettagli delle caratteristiche previste.
Per esprimere le esigenze in modo approfondito e definire meglio i suoi requisiti, si consiglia di costruire una specifica funzionale (CdCF). Quest'ultimo elenca le funzioni principali e secondarie, i vincoli, i criteri di valutazione con i livelli imposti, ecc.
Come? "O" Cosa? - Svolgimento del bando di gara
Questa parte contiene tutte le modalità del processo comprese le diverse tipologie di informazioni:
- - Criteri di selezione (generali)
- - Contatti interni in base alle tipologie di richieste di informazioni (tecniche, economiche, ecc.)
- - Formato della risposta attesa su sostanza e forma (es. prezzo per lotto, con opzioni - in formato elettronico per il modulo)
- - Condizioni di acquisto
- - Clausole aggiuntive: riservatezza, norme da rispettare…
Quando ? - Appuntamenti chiave
Indicare le date principali del processo:
- - data di presentazione della proposta commerciale e tecnica (risposta del fornitore),
- - data della decisione,
- - data di effettuazione dell'ordine,
- - data di consegna della soluzione.
Scrivere un documento del genere non è cosa facile. È necessaria una metodologia rigorosa per fai un buon inventario delle tue esigenze e dei profili dei fornitori in grado di rispondere alle sue richieste.
L'acquirente non può esimersi da a analisi dettagliata dei suoi requisiti per generare un bando di gara qualitativo facile da leggere, da capire e che respira una certa professionalità. In questo modo si riduce il rischio di ricevere proposte infinite. Cadere in questa trappola equivale a far perdere tempo a tutti: reparti acquisti e fornitori.
