Plan Do Check Act (metodo PDCA): sapere come usare la ruota di Deming

Una pietra angolare del miglioramento continuo, il PDCA è un metodo ampiamente utilizzato per migliorare le prestazioni di un'organizzazione. E questo, qualunque sia la professione: risorse umane, marketing, finanza, logistica, ecc. La ruota di Deming, che prende il nome dal suo inventore, offre un processo applicabile a un gran numero di questioni. Scopri come utilizzare questo strumento per ottenere il massimo dalla tua attività.

Definizione della ruota di Deming

William Edwards Deming, ricercatore americano, è uno specialista riconosciuto nel mondo della qualità. La sua ricerca ed esperienza hanno dimostrato quanto è importante seguire un circolo virtuoso per risolvere in modo sostenibile tutti i tipi di problemi che l'azienda deve affrontare, ma anche per innovare lanciando nuove idee in modo controllato.

Basato sul miglioramento continuo, il ciclo PDCA di Deming, sviluppato negli anni '50, è più rilevante che mai. In effeti, la complessità dell'economia digitale richiede un uso frequente di test ed esperimenti prima di generalizzare una soluzione. Uno stato d'animo agile, molto attuale tra le startup focalizzate sull'innovazione.

Interpretazione della ruota PDCA

Durante la navigazione sul Web, troverai 2 interpretazioni del PDCA.

• Il primo è un ciclo che stabilisce principi generali del miglioramento continuo dove il passaggio "DO" è distribuire la soluzione.
• Il secondo mette in evidenza a metodo basato sulla sperimentazione . Ciò comporta il test e l'analisi della soluzione implementata su un ambito limitato (un processo, un servizio, una linea di prodotti, ecc. In breve, su un campione pilota) prima di implementare e perpetuare il test.

Vediamo più nel dettaglio le 4 fasi in base al tipo di utilizzo:

APPROCCIO GENERALE	SPERIMENTAZIONE
PIANO
Analizza, prepara, pianifica Analisi della situazione, del problema o della domanda in questione, ricerca e selezione di soluzioni	Analizza, prepara, pianifica Identificazione e definizione del problema o della domanda. Ricerca e scelta della soluzione.
FARE
Crea - metti in produzione - schiera Implementazione della soluzione scelta.	Prova - esperimento Realizzazione del test o della soluzione pilota, del prototipo.
DAI UN'OCCHIATA
Controllare - misurare Valutazione dei risultati mediante diverse misurazioni.	Controllare - misurare Monitoraggio delle prestazioni della soluzione sperimentale
ATTO
Migliora - correggi Identificare le aree di miglioramento della soluzione in atto.	Agire - Standardizzare - Implementare - Migliorare - Correggere Distribuzione della soluzione dopo eventuali aggiustamenti. Generalizzazione della soluzione prescelta all'intero perimetro interessato. Monitoraggio delle prestazioni e identificazione dei miglioramenti

Interessanti a nostro avviso le 2 griglie di lettura. Esse aiuta a risolvere problemi concreti . La sperimentazione è l'ideale per ridurre i rischi, soprattutto se la posta in gioco è alta, con decisioni importanti da prendere (grandi investimenti, assunzione di una posizione strategica in un mercato, ecc.).

Perché un cuneo sulle rappresentazioni grafiche?

La risposta è semplice: la ruota può girare solo in una direzione. Il metodo esclude i rollback. Da qui la tenuta.

Quando usare la ruota di Deming?

Questo metodo è particolarmente interessante per i casi che fanno parte di un processo di miglioramento continuo sperimentando nuove fonti di prestazioni.

Più a livello globale, la scheda generale offre una vera e propria metodologia completa di problem solving.

Applicato all'intera azienda, è facilita l'agilità con cicli brevi, incoraggiandolo a interrogarsi costantemente.

I suoi limiti? Quando si deve trovare una soluzione in un'emergenza o in una situazione di crisi. Il modello diventa quindi troppo pesante da seguire.

Implementazione concreta del metodo

Questo ciclo fornisce un quadro di riferimento per identificare, trovare soluzioni e implementarle riducendo al minimo i rischi sbagliare attraverso la sperimentazione. Devi solo seguire i 4 passaggi seguenti per massimizzare le possibilità di successo per i tuoi progetti.

Ad ogni passaggio, ti offriamo strumenti o metodi aggiuntivi da utilizzare.

1. Piano

   1 - inizia con identificare e definire il problema o il soggetto in questione.

   Gli strumenti da usare

   • brainstorming
   • il CATWOE
   • il 20/80

   L'obiettivo è definire chiaramente il contesto, il perimetro, gli effetti, gli impatti, ecc.

   2 - Il problema è definito con precisione, ora puoi cercare le cause.

   Per aiutarti, puoi contare su:

   • il diagramma di Ishikawa
   • i 5 perché

   3 - Fai il punto sulle possibili soluzioni e decidi quale utilizzare.

   Esempio di strumenti da elencare e decidere:

   • albero decisionale
   • la matrice decisionale

   4 - Prepararsi per l'implementazione della soluzione.

   Scrivi le specifiche per finalizzare il tuo progetto, stimare i costi, stabilire un programma, scegliere gli indicatori chiave di successo.

   Quest'ultimo punto è importante, perché per essere sicuri in fase di "Verifica" che la soluzione implementata sia efficiente, servono misure standard e un repository.

   Fare

   Ora che hai deciso una soluzione, è il momento di passare ai test. Mantieni un perimetro sufficientemente ampio per convalidare le tue ipotesi. Implementa il tuo piano con i passaggi definiti.

   Dai un'occhiata

   Studia i risultati dei tuoi test per scoprire se puoi generalizzare o meno la soluzione. Sono all'altezza dei risultati attesi? Se l'esperimento non è soddisfacente, capitalizzare le lezioni da apprendere.

   atto

   Ora è la fase di distribuzione. Il tuo esperimento è stato coronato da successo, devi quindi perpetuare ed estendere la soluzione all'intero perimetro definito.

   Il lavoro sostanziale inizia qui (a seconda delle dimensioni del progetto):

   • Budgeting
   • Organizzazione dei processi
   • Organizzazione dei servizi
   • Redazione di procedure
   • Formazione delle parti interessate
   • Cambio gestione
   • scelta e implementazione di indicatori di gestione e di performance
   • …

   La fase "Atto" è spesso un progetto a tutti gli effetti, le prime 3 parti servono a qualificare una risposta a un problema.

Ricorda che PDCA è un ciclo. In effetti, il metodo non si ferma dopo l'"Atto". La ruota continua a girare per concatenare un "Piano" dopo l'ultimo "Atto". Ancora una volta, si tratta di miglioramento continuo.

Esempio di PDCA

Un manager aziendale vuole organizzare interviste annuali . Non ha esperienza in questo settore, ma ha compreso l'importanza di questo strumento di gestione. Vediamo come applicare la ruota di Deming a questo problema.

PIANO

• Scelta del servizio pilota che testerà il processo e lo strumento
• Definizione del programma dei colloqui
• Scelta delle misure di successo e degli obiettivi per valutare le prestazioni del processo. Si tratterà di un questionario di soddisfazione somministrato a dirigenti e dipendenti interessati dall'esperimento.

FARE

• Condurre interviste

DAI UN'OCCHIATA

• Sondaggio di soddisfazione
• Analisi dei risultati

ATTO

• Generalizzazione dei colloqui con tutto il personale
• Formazione manageriale
• Finalizzazione della griglia standard
• Scelta delle date

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