Questo momento di scambio tra un manager e ciascuno dei suoi collaboratori, se è percepito relativamente bene dai dipendenti, resta comunque fonte di notevole stress. Il che la rende una pratica gestionale delicata.
Infatti, le interviste annuali di valutazione molto spesso si rivolgono a un semplice rating e raramente sono fonte di motivazione e riconoscimento . Da un lato, perché non è facile per un manager valutare le sue truppe in modo obiettivo e costruttivo - l'esercizio richiede una certa distanza ; dall'altro, perché la posta in gioco ei legami interpersonali a volte distorcono gli scambi.
Inoltre, se in passato spesso si valutavano solo i risultati, oggi, la valorizzazione delle competenze - e delle potenzialità - dei collaboratori, è al centro degli interessi . Tuttavia, il potenziale è qualcosa di relativamente intangibile, difficile da misurare, anche se gli strumenti per farlo sono sempre più numerosi e sofisticati.
È quindi consigliabile prepararsi efficacemente a questo colloquio in modo da renderlo uno scambio veramente costruttivo per entrambe le parti, ma anche per l'azienda nel suo insieme.
In cosa consiste un colloquio di valutazione annuale?
Nella maggior parte delle aziende, questo incontro annuale è un'opportunità per fare il punto sull'anno passato sia per il manager che per i suoi dipendenti. Uno scambio che consente:
- il manager per valutare l'evoluzione dei membri della sua squadra, riallineare gli obiettivi prefissati, suggerire percorsi di miglioramento o di riflessione su uno o un altro punto specifico al fine di ottimizzare l'efficienza individuale e collettiva, ma anche per valutare le competenze del proprio team e garantire lo sviluppo personale di ciascuno.
- il dipendente per fare il punto sulle missioni a lui affidate , échanger sur les points sensibles, analyser ses forces et faiblesses, recueillir un certain feedback sur son travail, mettre en place des actions afin de progresser davantage (formation, coaching, etc.), négocier une augmentation ou une évolution au sein de l' azienda.
Questo momento privilegiato tra il manager e ciascuno dei suoi collaboratori si basa soprattutto su un rapporto di fiducia, una buona conoscenza delle personalità incontrate e un monitoraggio regolare dell'evoluzione di ciascuno da quando è entrato in azienda.
Impostazione e interesse dell'intervista
Per te si presentano 2 situazioni: lavori con il tuo dipendente da qualche anno e lo conosci bene oppure è arrivato meno di un anno fa e questo colloquio annuale di valutazione è il suo primo in azienda.
Dipendente con anzianità
Il tuo dipendente è in azienda da diversi anni. Per prepararsi al meglio a questo incontro annuale, rivedere l'ultima valutazione e tutto ciò che potrebbe essere stato discusso sull'argomento durante l'anno passato . Prenditi anche del tempo per annotare la tua sensazione generale sul lavoro del tuo dipendente nell'ultimo anno (insidie, ma soprattutto successi, l'incontro deve essere costruttivo).
È buona norma annotare regolarmente i successi e le insidie dei propri dipendenti durante tutto l'anno per non farsi influenzare, al momento opportuno, dall'ultimo successo o dall'ultimo fallimento e reagire in modo molto soggettivo.
L'obiettivo è il progresso del tuo dipendente, è essenziale trovare, se necessario, prima del D-Day risposte ai problemi riscontrati dal tuo collega. Ad esempio, se il tuo dipendente non ha raggiunto un obiettivo importante, annota alcune aree di miglioramento che potrebbero aiutarlo in futuro. Ciò consentirà uno scambio costruttivo se quest'ultimo non trova alcun vantaggio da solo.
Anticipa le sue ambizioni professionali: a seconda delle sue capacità, cosa puoi offrirgli che porti a un contratto vincente tra lui e la tua azienda? Puoi valutare qualche formazione (certificativa o meno) che possa soddisfarlo e farlo evolvere all'interno della tua azienda? eccetera.
Nuovo collaboratore
Il tuo dipendente è entrato in azienda durante l'anno e non è mai stato valutato da te.
Per prepararsi a questo primo colloquio, prendi la descrizione del lavoro, il foglio della missione del tuo dipendente e gli obiettivi inizialmente definiti. Fai il punto sugli obiettivi prefissati e sulle eventuali vie di miglioramento (se hai abbastanza senno di poi per farlo data la tua anzianità in azienda).
Questa può essere l'occasione per fare un debriefing sulle loro prime impressioni, la loro integrazione nell'azienda, rispondere a qualsiasi domanda da parte loro, ecc.
Documenti prima di un colloquio di valutazione annuale
Per condurre al meglio questo incontro, è essenziale lavorare su un certo numero di documenti.
Guida alla preparazione dell'intervista
Per te, manager
Questo manuale ti aiuta affrontare il colloquio di valutazione in modo obiettivo e costruttivo. Un promemoria del tuo ruolo in questo esercizio e il quadro in cui deve svolgersi vengono spesso notificati lì. Questo documento può anche dare alcune spiegazioni/aiuti per la compilazione della griglia di valutazione e/o presentare i software utilizzati per la valutazione nonché il loro funzionamento.
I risultati di tale valutazione devono essere mantenuti riservati.
Per i tuoi stimati dipendenti
Questa guida introduce il tuo dipendente al corso dell'incontro, la posizione dell'azienda su questo momento privilegiato, gli obiettivi del colloquio nonché una presentazione dei metodi e delle tecniche di valutazione che verranno utilizzati , in particolare la griglia di valutazione, nonché un ausilio per la compilazione di quest'ultima o per il corretto utilizzo del software utilizzato.
Il tuo dipendente sarà così in grado di autovalutarsi in modo efficace prima del colloquio.
Inoltre, è anche previsto che i risultati rimarranno strettamente confidenziali.
Strumento di valutazione
Di una settimana prima del colloquio stesso, lo strumento di valutazione sarà inviato ad entrambe le parti in modo che ognuno possa riempirlo da solo. Le 2 versioni verranno confrontate (il vostro collaboratore presenta prima la sua versione), analizzate e se necessario discusse durante l'incontro. L'obiettivo è ascoltare e comprendere le argomentazioni dell'altro per raggiungere un consenso.
Guarda il nostro esempio di griglia di valutazione.
Preparazione del calcestruzzo
Prima dei colloqui di valutazione annuali con i dipendenti, è fondamentale un'attenta preparazione da parte di entrambe le parti. Altrimenti, l'intervista si trasformerà in un fiasco e in una demotivazione.
Tu e i tuoi dipendenti fate il punto sui vostri ultimi colloqui. Questo permette a tutti di sedersi e prendere un minimo di prospettiva sulle azioni compiute, in corso, da compiere, ecc. Un momento necessario per il buon funzionamento del servizio, dell'azienda, ma anche per lo sviluppo personale e collettivo.
Obiettivi
Gli obiettivi sono stati raggiunti? : totalmente, parzialmente, per niente (quali lacune, quali eventuali insidie), come si posiziona ciascun dipendente rispetto agli altri membri del team, ecc.
Quali avrebbero potuto essere i freni al raggiungimento degli obiettivi: assenza prolungata, malattia, altri motivi personali che possono entrare in gioco, aumento del carico di lavoro in modo significativo e inaspettato, contesto economico improvvisamente teso, contratti fornitore/partner terminati anticipatamente o non completati, ecc.
Impegni
Le transazioni precedenti sono state completate? : formazione, aumento di stipendio, sviluppo del lavoro, ecc. Se sì, sono stati utili? Se no, perché non ci sono riusciti?
Abilità
Valuta le competenze di ciascuno dei tuoi dipendenti rispetto a un dato benchmark per il suo posto.
Se necessario, determinare quali potrebbero essere state le possibili cause di una lacuna: mancanza di formazione, sopravvalutazione del livello di competenza, ecc.
Animazione dell'intervista
Struttura subito il tuo meeting: definisci il luogo appropriato, il modo in cui accoglierai i tuoi dipendenti, i vari punti chiave dell'incontro, oltre a ciò che vuoi evidenziare, ecc. Si tratta soprattutto di poter prendere le distanze necessarie per una valutazione il più oggettiva possibile .
Inoltre, per rimanere in questo spirito costruttivo, è necessario concentrarsi sui successi, accogliere iniziative positive , articolando insidie, ecc. pur restando sui fatti più significativi. L'ascolto attivo e l'empatia sono due qualità essenziali qui.
Nuovo consenso
Quali nuovi obiettivi ti fisserai? Qual è la tua strategia aziendale? Quali sono i mezzi a tua disposizione in termini di formazione, coaching, ecc. ? Quali competenze mancanti in azienda sono potenzialmente presenti all'interno del tuo team? Come valutarli, svilupparli, riconoscerli, ecc. ?
Promemoria: al termine del colloquio verrà redatto un resoconto dello scambio. Questo documento - che deve rimanere confidenziale - riprende quanto detto durante l'incontro (feedback sull'anno passato, raggiungimento o meno degli obiettivi prefissati, percorsi di miglioramento, successi, nuovi obiettivi, piani di azione da realizzare, ecc.) e sarà approvato e sottoscritto da entrambe le parti.
