Il minimo che possiamo dire è che le aziende in Francia amano le riunioni. I francesi trascorrerebbero in media 4,5 ore alla settimana in questi incontri professionali. Conferenze, seminari, briefing, riunioni di servizio e di gestione, brainstorming, stand-up meeting, "conference call", revisioni di progetti, ecc. Non mancano le tipologie di incontri e i nomi dati per definirli. Avendo ciascuno di questi incontri una legittima ragione d'essere e un obiettivo a priori ben definito, si raccomanda vivamente che ogni persona invitata a partecipare.
Se anche queste interviste fossero produttive… Tuttavia, appena la metà di esse lo sono davvero: regolarmente, le discussioni iniziano in tutte le direzioni, si trascinano o non riguardano tutti i partecipanti. Agenda poco chiara, facilitatore obsoleto, organizzazione approssimativa, discorsi impreparati… le insidie minano rapidamente l'efficacia di queste interviste.
Tuttavia, dovremmo vietare puramente e semplicemente le riunioni che rimangono comunque - quando pertinenti e ben condotte - un ottimo strumento in termini di comunicazione, collaborazione, condivisione di competenze , eccetera? Quali sono le cause del carattere improduttivo di questi incontri? Come rendere efficaci queste interviste?
Incontro al centro delle pratiche manageriali
Questi momenti di incontro professionale tra diversi attori (colleghi, esperti, soci, dipendenti della stessa entità, ecc.) sono soprattutto un momento privilegiato per fare il punto sullo stato di avanzamento di una pratica, riflettere insieme e rispondere a un dato problema, scambiare informazioni, presentare un nuovo progetto, ecc. Sono quindi indispensabili per la vita di un servizio, di un'azienda e sono un'importante leva di comunicazione .
Le riunioni, infatti, hanno diversi obiettivi per l'ente che le organizza:
- gestire una squadra ,
- articolare e monitorare lo stato di avanzamento di un progetto ,
- annunciare trasformazioni ,
- modulo nuovi strumenti, nuove modalità organizzative,
- presentare e riferire ,
- eccetera.
In teoria, ogni incontro dovrebbe rispondere a una domanda definita in anticipo, portare a decisioni concrete, produttive. Tutti dovrebbero conservare elementi favorevoli al progresso e al raggiungimento degli obiettivi, informazioni fino a quel momento mancanti, o contenti di aver potuto dare un contributo alla costruzione.
In pratica, purtroppo, questo è lontano dall'essere così. Perché in Francia in particolare ci piace dibattere, litigare, a volte su argomenti tanto futili quanto controproducenti (il colore della carta igienica, piante artificiali vs naturali, ecc.).
Se le ragioni di questi molteplici e variegati incontri sono talvolta lodevoli e partono da un buon feeling da parte di chi li organizza (preoccupazione democratica, voglia di ottenere il parere di tutti prima di decidere per paura di dover assumere una scelta che pochi approverà, disponibilità a coinvolgere a pieno il proprio team, trasparenza nella comunicazione, ecc.), resta il fatto che l'acuto incontro è tutt'altro che una prova di efficacia.
In effeti, non è tanto il numero di incontri che fa rabbrividire le persone, ma il loro lato non produttivo. Collegare riunione dopo riunione denota spesso una mancanza di organizzazione o addirittura una gestione errata.
Quali sono le cause di questi incontri improduttivi?
Ci sono diverse strade che possono portare all'inefficacia di alcuni incontri:
- mancanza di gestione o gestione carente : un manager che non è in grado di prendere decisioni da solo o che è a disagio con il suo ruolo di leader tenderà ad avere più riunioni per rassicurarsi.
- gestione collaborativa all'eccesso : coinvolgere il proprio team non deve significare rinunciare completamente al proprio ruolo manageriale ed evitare, ad esempio, il processo decisionale individuale.
- mancanza di organizzazione : argomento discusso deciso "su un improvviso stress della testa", partecipanti convocati senza pensare o più maniere di quella o agenda chiara, numero di invitati troppo elevato, tempo di incontro troppo lungo o al contrario troppo limitato.
- mancanza di preparazione : da parte dell'organizzatore, ma può anche essere dovuto al fatto che i partecipanti devono intervenire e non hanno realmente organizzato il loro intervento.
- agenda sfocata : soggetti multipli che toccano più categorie di attori riuniti in una stessa stanza e allo stesso tempo (confusione, incomprensioni, fastidio e insofferenza assicurati!), oggetto di riflessione troppo ampio o poco definito.
- animazione piatta o non adatta : moderatore impercettibile, discorso monotono, vocabolario incomprensibile, difficoltà a inquadrare il pensiero o gli interventi di tutti, difficoltà nel dare/parlare, mancanza di energia o addirittura fiducia nella sua capacità di improvvisare…
- discussioni che si discostano dall'argomento : quando la discussione non è adeguatamente inquadrata, le discussioni possono facilmente deviare, andare in tutte le direzioni e alla fine finire in qualcosa di diverso dall'argomento iniziale. Flagello per la produttività e perdita di tempo garantita per ogni partecipante!
Come uscire dalla riunione?
Uscire dalla riunione non significa sempre ridurre il numero di riunioni (a meno che il tuo programma non includa nient'altro. In tal caso, è il momento di ridurre le riunioni e rivisitare l'intera organizzazione). Un colloquio efficiente e produttivo è prima di tutto un momento preparato con cura in anticipo .
Alcuni consigli per un meeting produttivo
- scrivere un'agenda efficace : è il segreto di un incontro efficace. Definire l'obiettivo del colloquio il più chiaramente possibile. Sii specifico e conciso.
- invitare i partecipanti : qualche giorno prima del grande giorno, avrai cura di invitare tutti informandoli dell'ordine del giorno, dell'andamento generale del colloquio nonché del loro ruolo durante il suddetto incontro nonché degli elementi che dovranno condividere o delle domande a cui dovrà fornire risposte o punti che dovrà presentare, ecc.
- calibrare l'incontro : scegli il posto giusto, il momento giusto, la durata giusta, i partecipanti giusti (numero e ruolo) in modo da eliminare per tutti il tempo perso.
- iniziare in tempo : anche se non sono presenti tutti i partecipanti. Avrai quindi cura di accogliere i ritardatari con una piccola frase mirata che inquadrerà senza ferire e quindi getterà le basi per un colloquio produttivo.
- presenta la cornice : inizia il tuo intervento ricordando l'obiettivo dell'incontro e le sue linee generali (punti discussi, tour de table dei diversi partecipanti e ruolo di ciascuno, tempo a disposizione, ecc.).
- animare in modo efficiente : a seconda del tipo di incontro che hai scelto e dei partecipanti, farai in modo di adottare il giusto stile di animazione per più dinamismo e scambi. Vocabolario, velocità del discorso, momento formale o informale, presentazione illustrata, ecc. tanti criteri da tenere in considerazione e padroneggiare per un incontro efficace! Sapete anche distribuire i discorsi e favorire l'ascolto oltre che lo scambio costruttivo (potete, per questo, affidarvi al metodo dei 6 cappelli di riflessione, ad esempio). Sorprendi positivamente i tuoi interlocutori con uno stile di animazione che colpirà nel segno.
- Limita gli aiuti visivi : illustrazioni semplici, leggibili e visibili a tutti, saggiamente e in numero limitato (l'attenzione dei tuoi interlocutori al tuo messaggio sarà solo rafforzata).
- scrivere un rapporto : questo documento deve essere preciso e fedele alle discussioni, riflessioni e decisioni prese durante questo incontro. Dovrà inoltre indicare le azioni da intraprendere. Invierai questo rapporto a ciascuno dei partecipanti e a qualsiasi persona che potrebbe essere interessata, ma la cui presenza non era obbligatoria.
