Che cos'è la gestione del personale?
Nel linguaggio di tutti i giorni, la gestione del personale e la gestione delle risorse umane sono talvolta confuse.
Ma mentre l'HRM copre i concetti di strategia, sviluppo e mobilitazione delle risorse umane, la gestione del personale, chiamata anche amministrazione del personale, si riferisce all'aspetto più puramente amministrativo della gestione dei dipendenti.
Si tratta di tutti i compiti di amministrazione e gestione quotidiana dei rapporti contrattuali tra i dipendenti - aziendali, collettivi e individuali, dal loro ingresso fino all'uscita dall'organico.
Le missioni dell'amministrazione del personale
Fondamentale non appena i dipendenti vengono assunti, la gestione amministrativa del personale può essere gestita, a seconda del tipo e delle dimensioni dell'azienda, dalla direzione, dall'ufficio contabilità, dal responsabile delle risorse umane o da un reparto dedicato.
Copre un ampio campo di azione:
- Gestione delle pratiche individuali e contrattuali per ogni dipendente : espletamento, monitoraggio e archiviazione di tutti gli adempimenti amministrativi e legali, dall'ingresso all'uscita di ciascun dipendente (contratto di lavoro e modifiche, visite mediche, buste paga, certificati di formazione, cambiamenti di situazione, ecc.)
- Gestione dell'orario di lavoro e delle assenze : ferie pagate, malattia, formazione, RTT, straordinari, orari …
- Gestione stipendi, contributi sociali e buste paga : raccolta dati, calcolo, pagamento, edizione di documenti obbligatori, ecc.
- Gestione delle dichiarazioni amministrative periodiche obbligatorie e rapporto con pubbliche amministrazioni, assicurazioni sanitarie, assicurazioni private (mutue, previdenziali…)
Quali sono le sfide per la gestione amministrativa del personale?
Tuttavia, la gestione del personale non riguarda solo l'espletamento delle formalità amministrative: risponde a grandi sfide.
- Problema legale: la non conformità legale e fiscale può essere molto costosa
L'amministrazione del personale assicura il corretto adempimento dei vari adempimenti amministrativi, legali e fiscali e conserva i documenti comprovanti la loro conformità: dichiarazioni alle varie organizzazioni, rispetto di impegni e obblighi in termini di orario di lavoro, ferie, retribuzione, ecc.
Questa è la conditio sine qua non per evitare sanzioni pecuniarie e anche penali, spesso pesanti, in caso di controllo (anche automatico), e potenzialmente disastrose in termini di immagine.
- Questione sociale: processi chiave per il funzionamento dell'azienda e soddisfazione dei dipendenti
Assunzioni, buste paga, trasferimenti, promozioni…: il rispetto delle procedure e dei diritti, l'efficienza e la reattività della gestione del personale su questi temi sono determinanti per i dipendenti.
L'amministrazione del personale conforme non fornisce alcun bonus : soddisfa il minimo atteso dai dipendenti. Immediato, invece, l'impatto di una gestione carente del personale: litigi, partenze, deterioramento del clima sociale e della motivazione…
Una gestione efficace delle persone è il B-A-BA di un buon marchio datore di lavoro e di un'organizzazione efficace.
- Tema economico e strategico: dati chiave per l'azienda
L'amministrazione del personale gestisce, fornisce e mantiene i dati essenziali per le decisioni strategiche: gestione della forza lavoro, assenteismo, buste paga e altri costi che rappresentano una parte significativa del budget aziendale … Fornisce dati affidabili al bilancio sociale, ai cruscotti delle risorse umane e a tutti gli studi necessario per analizzare la situazione sociale dell'azienda e prendere decisioni informate.
In breve: essenziale per il funzionamento dell'azienda, l'amministrazione del personale è alla base di tutta la gestione delle risorse umane.
Gestione del personale: un campo impegnativo
Se la gestione del personale ha perso le sue credenziali quando le risorse umane diventano partner strategici, trascurare l'amministrazione del personale sarebbe un errore.
La sua organizzazione e professionalizzazione meritano la stessa attenzione di altre aree chiave delle risorse umane come il reclutamento o il GPEC.
L'amministrazione del personale richiede competenze specifiche:
- estremo rigore : numerosi adempimenti con scadenze rigorose, calcoli a volte complessi che impattano su elementi sensibili come la busta paga di ciascun dipendente o gli adempimenti fiscali e legali dell'azienda… Errori o ritardi possono avere gravi conseguenze.
- etica e uno spiccato senso di riservatezza : indispensabile nella gestione e conservazione dei dati sensibili per ciascun dipendente e per l'azienda.
- competenze tecniche avanzate : Lontano dall'applicazione di sistemi automatici, l'amministrazione del personale è un campo complesso con regole numerose e mutevoli che richiedono un'attenta analisi e ricerca. Le frequenti modifiche legislative e regolamentari richiedono un costante monitoraggio e aggiornamento delle conoscenze.
- la capacità di essere una forza di proposta e anticipazione : cambiamenti prevedibili, percorsi di ottimizzazione per ridurre al minimo i costi, avvisi sulle derive … Bene il responsabile del personale deve avere una conoscenza molto dettagliata dell'azienda e del suo settore, del suo ambiente giuridico, della sua strategia, delle sue questioni HR e finanziarie, delle sue prospettive e dei suoi vincoli. Non è un caso che questa funzione sia spesso svolta dall'imprenditore in piccole strutture.
Quali soluzioni per una gestione conforme ed efficiente?
Una buona gestione del personale è inevitabilmente costosa. Ma a seconda del tuo budget, della dimensione della tua attività, puoi prendere in considerazione diverse modalità:
- In tutti i casi, affida la tua amministrazione del personale a professionisti : assumere o investire in formazione per aggiornare le competenze dei propri dipendenti, esternalizzare determinate mansioni (controllo ingresso e/o calcolo paghe, redazione e invio newsletter, redazione dichiarazioni sociali, gestione note spese, calcolo ferie, ecc.) .
- Se la tua gestione del personale è gestita internamente, assicurati di implementare i mezzi necessari : formazione regolare, partecipazione a convegni, incontri informativi organizzati da rami professionali, consulenti legali o commercialisti, abbonamenti a siti e riviste professionali …
- Investire in strumenti che consentano la standardizzazione o addirittura l'automazione di determinate attività può farti risparmiare tempo prezioso su attività che richiedono tempo senza alcun valore aggiunto e limitare il rischio di errori. Prospettiva il mercato, effettua uno studio costi/benefici: ci sono soluzioni per tutte le tasche e tutte le dimensioni aziendali. Dal semplice software di gestione del tempo o del libro paga all'HRIS completo abbinato a una intranet collaborativa che consente a ciascun dipendente di inserire le date delle ferie e le note spese. Strumenti utili per la gestione operativa, l'archiviazione, il monitoraggio e l'analisi degli indicatori, la costruzione di dashboard, report sociali, report annuali unici, ecc.
- Fai attenzione che l'amministrazione del tuo personale non riposi su una sola persona : essere preparati a qualsiasi assenza o partenza garantendo la condivisione delle conoscenze, i backup formativi, la scrittura di tutte le procedure …
Trascurando la gestione amministrativa del personale alla moda"la gestione seguirà"è un grosso errore. La gestione del personale, lontana dai luoghi comuni, si inserisce perfettamente nell'approccio strategico complessivo dell'azienda. E questo è tanto più vero man mano che l'azienda cresce e la gamma dei compiti di amministrazione del personale diventa più complessa.
