Se l'obiettivo primario di questi incontri formali è quello di riunire tutti gli attori di un progetto al fine di validare i vari deliverable, resta il fatto che questi incontri regolari sono essenziali per il successo di un progetto, che se.
Condividere la stessa visione delle cose, scambiare informazioni, competenze, lavorare con intelligenza nella stessa direzione, con un obiettivo collettivo, correggere gli errori man mano che vanno… tanti ingredienti favorevoli al successo, sia collettivo che individuale.
Che cos'è una revisione del progetto?
Un progetto ben realizzato si articola attorno a diverse fasi chiave durante il suo progresso. Queste fasi si concretizzano con la validazione di milestones (o milestones) che consentono di fare il punto sullo stato di avanzamento di detto progetto al momento "t" e certificare che è stato fatto un passo con successo e quindi la fase successiva può essere avviata. È durante questi incontri formali chiamati "revisioni del progetto" che le pietre miliari vengono convalidate o meno.
Questi incontri regolari sono definiti dall'inizio. Le decisioni assunte durante questi riesami sono irrevocabili ed esecutive. Servono come riferimenti su cui fare affidamento per ulteriori operazioni.
attori
Il gruppo di progetto è composto da un team completo di persone interessate dal suddetto progetto. Può essere composto, ad esempio, come segue:
- lo sponsor del progetto,
- il responsabile del progetto,
- il gruppo di progetto,
- esperti e/o partner,
- uno sponsor.
Obiettivi
Le revisioni di progetto consentono, tra le altre cose, di:
- controllalo gli obiettivi di uno stage sono ben raggiunti ,
- controlla che scadenze e scadenze sono rispettate ,
- validare le diverse fasi del progetto,
- gestire i pericoli , possibili incidenti, problemi o rischi,
- decidere su possibile riaggiustamenti o riorientamenti ,
- innescare un richiesta di fondi ,
ma anche :
- federato ancora una volta gli attori attorno al successo del progetto,
- comunicare faccia a faccia,
- rafforzare l'intelligenza collettiva ,
- favorire la cooperazione tra i diversi protagonisti,
- dare una visione globale, unica e precisa del progetto a ciascuna delle parti coinvolte.
Tipi di riviste
Esistono diversi tipi di revisioni di progetto, tra cui:
- Comitato direttivo: composto da responsabili operativi nella gestione del progetto, sovrintende al progetto nel suo insieme: costituzione del team, designazione del responsabile del progetto, definizione delle fasi, delle scadenze e dei vari incontri di follow-up, convalida dei passaggi, decisione- fare, ecc.
- Revisione del budget : attuato nell'ambito della gestione del budget, consente il controllo e il monitoraggio delle spese e delle entrate: monitoraggio delle discrepanze, revisioni, rettifiche, previsioni.
- Revisione sprint : nell'ambito dei progetti agili, si tiene alla fine di ogni sprint e permette di presentare quanto sviluppato durante lo sprint passato, fare il punto sullo stato di avanzamento del progetto, validare o riaggiustare le opzioni di spostamento al prossimo sprint.
- Revisione della produzione : nell'ambito della fabbricazione di un nuovo prodotto, consente di convalidare tutte le fasi, effettuare eventuali adeguamenti, convalidare la conformità, ecc.
Come funziona questo tipo di incontro
Come per ogni incontro, la revisione del progetto non fa eccezione alla regola: il tempo assegnato a questo incontro non è estendibile, deve essere preparato con cura e il suo andamento inquadrato per una maggiore efficienza.
Si svolge come segue:
- preparazione : definizione dell'ordine del giorno, delle persone da convocare, del luogo, del calendario, stabilire i documenti di riferimento (cruscotti, ecc.)
- invito : convocare i partecipanti (solo quelli la cui presenza è indispensabile) inviando loro un'agenda precisa nonché il ruolo di ciascuno.
- svolgimento della riunione : foglio presenze (verificare la presenza di tutti gli attori convocati), nomina del relatore, apertura (specificare obiettivo e traguardo da convalidare), animazione dinamica e vivace (scambio reale con i vari interlocutori), interventi tempestivi e distribuiti, rispetto delle tempistiche , eccetera.
- precisione, concisione e positività : Ora non è il momento di perdersi nei dettagli di ogni missione compiuta, né di citare solo le difficoltà incontrate. In entrambi i casi, la motivazione di tutto il gruppo sarebbe notevolmente ridotta.
- conclusione : processo decisionale, convalide, azioni da intraprendere, presentazione del prossimo traguardo, ecc.
- Rapporto, relazione : scrittura e invio a tutti i partecipanti e alle persone interessate.
- file di revisione del progetto : creazione e mantenimento periodico delle verifiche effettuate, delle decisioni prese, ecc.
- regolare : controllo dell'attuazione delle azioni definite e del rispetto delle decisioni prese.
