La forza del collettivo è un bene proposto per promuovere il processo decisionale di squadra. Basandosi su semplici principi operativi, il team ha tutte le risorse per adottare l'opzione migliore quando si verifica un problema. Questo file offre consigli pratici facili da implementare.
Le virtù del processo decisionale collettivo
A volte l'efficacia di un gruppo può essere compromessa: non è in grado di decidere in fretta e bene. Perché allora ricorrere al team per decidere sulla scelta di una soluzione? La risposta sta in 2 ragioni principali: la rilevanza della decisione e motivazione dei dipendenti .
Per la prima il gruppo presenta il vantaggio di riunire in un unico luogo diverse competenze e punti di vista . Questa diversità di profili facilita l'esplorazione di tutte le dimensioni e gli impatti di una decisione .
Per la seconda, devi pensare alla prossima mossa: Implementazione . quando la scelta è una questione di consenso , le possibilità di successo dell'implementazione della soluzione scelta aumentano considerevolmente. Soprattutto se ci si aspettano gravi cambiamenti che hanno un impatto sui dipendenti. Più generalmente, coinvolgere i team nelle decisioni aumenta la motivazione individuale.
Gli ostacoli
Molti parametri possono ostacolare un processo decisionale rapido e pertinente. Invece di essere una forza per esplorare tutte le alternative e decidere l'opzione migliore, il gruppo può essere controproducente: ognuno rimane nella sua posizione per ragioni politiche, rivalità tra i servizi, strategia individuale, orgoglio, per frustrazione…
L'effetto gruppo pesa sui dipendenti più riservati , dipendenti che possono detenere le chiavi del successo. Questi limiti esistono generalmente per qualsiasi tipo di riunione.
Anche l'assenza di un leader nel gruppo è un punto negativo. Un team ha bisogno di essere stimolato, supervisionato… Una o più persone devono assumere questo ruolo di leadership.
Il metodo
Composizione del gruppo
Ecco i criteri principali per costruire un efficace centro decisionale:
Formato : per decisioni rapide, un piccolo gruppo è più appropriato. Meno dibattito, meno contraddizione. Un argomento più ampio, più complesso, più politicamente sensibile… richiede più competenze e diversità di profilo per esplorare tutte le sfaccettature del problema.
Profili: competenze, professione, posizione nella gerarchia, coinvolgimento nel problema… e soprattutto capacità di decidere!
Inoltre, non dimenticare la questione della legittimità della squadra agli occhi degli altri dipendenti. L'attuazione della decisione potrebbe risentirne.
In conclusione, la scelta dei partecipanti è cruciale. Pensaci bene prima di comporre il team che lavorerà sull'argomento!
Passi
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Stabilisci le regole di funzionamento
Per decidere in squadra è importante definire o richiamare le regole fin dall'inizio. In particolare, menzionando il modo in cui verrà presa la decisione: consenso, voto di maggioranza, decisione di un manager, ecc. È inoltre essenziale insistere sul rispetto del diritto di parola per tutti i partecipanti. Con regole ben consolidate, il rischio di deriva è molto minore. L'efficienza è nel mirino.
Altro punto molto importante: pianificare le principali fasi di lavoro. Esempio 8h00 - 10h00 => dibattiti poi 10h00 - 10h30 => processo decisionale.
Indicare le sfide e gli obiettivi
Si tratta qui di precisare il motivo di questo incontro e soprattutto l'obiettivo finale: decidere!
Inizia con i fatti, le cifre grezze
I dati oggettivi danno il vantaggio di costituire una solida base per successivi dibattiti. Se il gruppo inizia discutendo o addirittura contestando i dati di input, il collettivo corre il rischio di impantanarsi in dettagli controproducenti.
Guidare il dibattito
Ognuno si scambia oggettivamente, mette da parte il proprio affetto, fa un passo indietro rispetto alla situazione e rimane concentrato sull'obiettivo. I partecipanti devono essere professionali e sapere come fare un passo indietro rispetto alle emozioni irrazionali.
Decidere o rimandare la decisione
Per essere efficaci, devi sapere come passare alla fase decisionale. La pianificazione del tempo all'inizio della sessione assume qui tutta la sua importanza. La squadra è costretta a chiudere le discussioni per decidere e non perdersi in dibattiti infiniti. L'efficienza arriva a questo prezzo!
Se non sono soddisfatte le condizioni (mancanza di informazioni, squadra incompleta, ecc.) per una posizione ferma e definitiva, la decisione dovrebbe essere rinviata. In questo caso viene immediatamente programmato un nuovo incontro.
Si fa riferimento a questo file in: Essere un buon manager: pratiche e strumenti - Come gestire una squadra? - Processo decisionale: processo e insidie da evitare
