Non lasciare che il numero di email "non lette" ti superi
Impiegato o freelance, stressato o rilassato al lavoro, ultra connesso o meno: qualunque sia il profilo, la stragrande maggioranza dei lavoratori non è immune alla pressione delle e-mail "non lette". Consapevolmente o no, questi messaggi in sospeso si adattano come tanti compiti da elaborare in un angolo del tuo cervello ed esercitano una forte pressione psicologica.
La regola d'oro per gestire efficacemente le email professionali: non farti sopraffare dal numero di email non lette. In questo modo si riduce la pressione e si lavora in condizioni migliori. Alcuni consigli per non essere sopraffatti:
- Elabora immediatamente le email che richiedono tempi di elaborazione ridotti. Quando apri la tua casella di posta, identifica i messaggi che richiedono una risposta breve e scrivila immediatamente. Il file è chiuso, puoi spuntare con soddisfazione una voce nella tua lista di cose da fare e andare avanti.
- Usa le directory. Alcune e-mail richiedono un tempo di elaborazione più lungo. Altri coinvolgono interlocutori terzi o elementi indipendenti dalla propria forza lavoro: la risposta è necessariamente ritardata. Classifica questi messaggi nelle directory. Ad esempio, puoi creare una directory "da elaborare": questo ti permette di leggere l'e-mail - che non appare più "non letta" - mentre la archivi in una cartella da consultare quando puoi elaborare l'e-mail. Nota: puoi organizzare le tue etichette in base al livello di urgenza o alle scadenze - "da elaborare entro 24 ore", "da elaborare entro 7 giorni" …
Pianifica risposte automatiche
Durante la tua vacanza, programma un messaggio automatico di assenza. Oltre a informare debitamente la persona con cui stai parlando, ti aiuta a rilassarti e a sfruttare al meglio la tua vacanza! Il "robot" ha risposto per te, il mittente del messaggio è consapevole che gli risponderai nella data indicata. Nessuno stress, la comunicazione è preservata.
Trasforma la tua casella di posta in un vero strumento di lavoro
Le cassette postali professionali sono dotate di potenti funzionalità che hai tutto l'interesse a utilizzare. Tra queste caratteristiche: directory. Ti consentono non solo di ridurre il numero di email non lette, ma anche di classificare e archiviare i tuoi messaggi in modo strategico, come un organizzatore fisico.
Pensa alla tua email come a un selezionatore. Questa piattaforma diventa uno strumento prezioso per ottimizzare la tua organizzazione sul lavoro. Se ogni messaggio viene messo al suo posto, le tue idee sono più chiare: puoi concentrarti al 100% sul tuo core business. L'impostazione di questa organizzazione richiede un po' di tempo in anticipo, ma a lungo termine risparmi molto.
Nota: alcuni praticano la politica del "messaggio zero". Si tratta di uscire dall'ufficio senza alcun messaggio nella propria casella di posta: le email, elaborate o meno, vengono immediatamente archiviate nell'apposita directory. A seconda del tuo grado di resistenza alla pressione professionale, puoi testare questa politica.
Stabilire "tempi email"
Gestire efficacemente le e-mail professionali significa anche non essere distratti dal loro arrivo prematuro durante il giorno e la notte! Guadagni in produttività sul lavoro impostando "tempi email".
Le regole da seguire:
- Stai attento. Ricevi un'e-mail su un'attività che stai appena svolgendo? Leggi subito il messaggio. Il tuo contatto potrebbe informarti di un aggiornamento del progetto o di un adeguamento da integrare. Devi essere consapevole di questi elementi per essere sicuro di andare nella giusta direzione.
- Elabora periodicamente i tuoi messaggi. Gestire le e-mail man mano che vengono ricevute ti impedisce di concentrarti sul tuo compito a portata di mano. Interrotto nel tuo lavoro, il tuo ritmo rallenta e sei meno efficiente. Quindi pianifica una gestione periodica: al mattino, prima e dopo la pausa pranzo e un'ora prima di lasciare l'ufficio, ad esempio.
- Sopprime le notifiche. L'arrivo di avvisi e-mail sul tuo computer o smartphone influisce anche sulla tua concentrazione. Disattiva le notifiche per migliorare le prestazioni e ridurre lo stress.
- Bilancia la reattività e l'efficienza sul lavoro. Rimani reattivo: il tuo contatto ti sarà grato per un breve tempo di risposta. Tieni presente, tuttavia, che un ritardo di alcune ore è del tutto accettabile.
Annulla l'iscrizione a newsletter irrilevanti
Sei regolarmente spammato? Inondato di messaggi promozionali inutili? Ricevi newsletter obsolete sulla tua posizione attuale? Tanti messaggi ricevuti che ti distraggono nel tuo lavoro, inquinano il tuo sistema di messaggistica e la tua mente. Sii consapevole del tempo sprecato ad aprire, leggere ed elaborare queste e-mail. È quindi possibile annullare consapevolmente l'iscrizione alle mailing list.
Nota: gli strumenti - Cleanfox, ad esempio - ti consentono di cancellarti automaticamente in pochi clic dalle mailing list di tua scelta.
Limita le spedizioni di gruppo
Sebbene le funzionalità CC e BCC e l'invio di posta in blocco possano essere utili, prenotale con saggezza … Più destinatari dei tuoi messaggi, più aumenti il numero di e-mail che ricevi in risposta. La conversazione, inoltre, può diventare rapidamente fonte di disordine e di incomprensioni.
Prima di qualsiasi invio, poniti la domanda sulla pertinenza dei destinatari. Ti risparmi email inutili da processare, risparmi ai tuoi interlocutori gli scambi che non li riguardano.
Organizza al meglio il corpo dell'email
Un altro modo per limitare gli scambi infiniti: sii chiaro e organizzato nel corpo del tuo messaggio.
- Fai tutte le domande, per non tornare su di esse in modo casuale. Utilizza elenchi puntati o qualsiasi altro tipo di elenco per organizzare le tue idee e ottimizzare la leggibilità del messaggio.
- Scrivi semplice ed efficace. Non si tratta di essere uno scrittore, si tratta di rendere le tue richieste più facili da capire. Scrivi frasi brevi e usa termini semplici.
- Spazia le tue frasi. Le interruzioni di riga migliorano la chiarezza: applica il principio "un'idea, un paragrafo, un nuovo paragrafo, un'interruzione di riga".
- Leggi di nuovo te stesso. Questa è la tua occasione per controllare l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura. Cogli anche l'occasione per verificare di rivolgerti ai destinatari giusti. Ricorda: una volta cliccato su "invia", la tua azione è definitiva…
Scrivi i tuoi oggetti usando parole chiave
Oltre a uno strumento di comunicazione, il tuo sistema di messaggistica professionale è una piattaforma di archiviazione. Hai bisogno di trovare qualche informazione? Devi riprendere un progetto sospeso? Lo strumento di ricerca nel tuo sistema di messaggistica può trovare l'e-mail in questione… a condizione che tu usi le parole chiave giuste. Quando scrivi l'oggetto del tuo messaggio, assicurati di scegliere i termini che utilizzeresti se avessi bisogno di trovare rapidamente questo messaggio.
Limita il posizionamento nel cestino
La capacità della tua casella di posta ti consente di conservare un numero considerevole di email, non privartene. Sappi che gli scritti sono essenziali per registrare le informazioni, ma anche per servire come prova in caso di disaccordo.
Il tuo N+1 ti rimprovera di non aver seguito le sue istruzioni? Un cliente mette in dubbio il rispetto dei tempi di consegna del tuo lavoro? Usa i tuoi scambi di email per dimostrare la tua buona fede. Inserisci le tue email nelle directory invece di eliminarle!
Disconnetti!
Gestire efficacemente le tue email professionali significa anche imparare a non gestirle continuamente! Sii reattivo e attento, ma solo durante l'orario di lavoro.
- Rimuovi la tua casella di posta professionale dal tuo telefono personale.
- Elimina le notifiche sul tuo smartphone.
- Rivendica il tuo diritto alla disconnessione!
