Che cos'è la gestione del progetto?
L'esecuzione di un progetto richiede il monitoraggio di vari elementi per garantire che il lavoro intrapreso stia andando nella giusta direzione. Pilotare un progetto significa quindi raccogliere un insieme di dati, analizzarli, decidere e attuare, se necessario, le azioni necessarie affinché il progetto raggiunga gli obiettivi che gli sono stati assegnati. Questo nel quadro inizialmente definito in termini di qualità, costi e tempistiche.
Il dipendente addetto alla supervisione di un progetto tiene costantemente sotto controllo il divario esistente tra quanto pianificato (la previsione) e quanto realizzato.
Questa missione è essenziale. Fatto bene, riduce notevolmente il rischio di fallimento. In effetti, la vita di un progetto non è un lungo fiume tranquillo. Raramente tutto va come previsto. Durante tutta la fase di costruzione, è necessario mettere un po' d'olio negli ingranaggi, o anche aggiustare la meccanica. Questa è una delle chiavi del successo del progetto.
Chi sta pilotando?
Questa missione di gestione quotidiana è demandata al project manager. Per le grandi strutture, un comitato direttivo (COPIL) vigila sul rispetto delle scadenze, sull'utilizzo delle risorse e sul raggiungimento degli obiettivi definiti. Se necessario, questo organismo prende decisioni importanti come il rinvio della data di fine del progetto.
Il ciclo pilota
Il pilotaggio è strutturato attorno a punti di fissaggio pianificati. È il caso di un COPIL che si riunisce alla fine di ogni tappa fondamentale (o al raggiungimento di un traguardo) per convalidare il passaggio alla successiva. Oltre al suo ruolo all'interno della COPIL, il project manager è responsabile delle missioni di gestione quotidiane.
Questa organizzazione offre l'agilità necessaria al team per intervenire senza indugio quando se ne presenta la necessità e le basi per fare un passo indietro indispensabile per strutturare le decisioni attraverso le riunioni del comitato direttivo.
I campi d'azione del pilota
1 - Implementare azioni correttive
Nessun progetto, anche se correttamente realizzato, è immune da imprevisti: guasto di un subappaltatore, attrezzatura difettosa, consegna da un fornitore non conforme, ecc. Il project manager ha il compito di trovare con la sua squadra la sfilata per l'evento in questione al fine di intraprendere le azioni necessarie per risolvere il problema.
2 - Attivare azioni preventive
Quando gli indicatori segnalano molto presto che sta per verificarsi una deviazione, è consigliabile intraprendere un'azione preventiva. Ad esempio: il follow-up della pianificazione mostra che alcune operazioni sono in ritardo. Invece di aspettare di essere definitivamente fuori programma, potrebbe essere opportuno destinare risorse aggiuntive in termini di personale o nuove competenze per rimettere in carreggiata il progetto.
Un tipico esempio è la manutenzione preventiva eseguita da tecnici che cambiano una parte prima che si rompa.
3 - Gestire le richieste di modifica
È probabile che il preside aggiusti la sua richiesta iniziale mentre le squadre sono già al lavoro. Queste modifiche possono comportare un adeguamento di quanto pianificato. Il project manager deve quindi riorganizzare il lavoro di tutti, o addirittura mobilitare risorse aggiuntive per adattarsi alla nuova situazione.
4 - Mantieni aggiornata la documentazione del progetto
Piano di progetto, pianificazione, statuti, procedure, contratti interni, ecc. le modifiche apportate danno luogo ad aggiornamenti della documentazione e degli archivi interessati. Questo compito è essenziale per mantenere il controllo del lavoro. Senza questo, l'orizzonte del progetto rischia di diventare nuvoloso con, di conseguenza, problemi di coordinamento tra i team.
Strumenti di gestione del progetto
Il cruscotto
Per gestire in modo efficiente, la dashboard è lo strumento essenziale.
2 obiettivi principali:
- monitorare il divario tra previsioni e risultati in termini di risorse finanziarie, scadenze, qualità e risultati finali,
- seguire l'andamento delle varie fasi.
Consente inoltre la comunicazione con il team e le parti interessate attraverso riunioni di follow-up. È uno strumento centrale per il comitato direttivo.
Indicatori chiave di sterzata
Per progettare un tavolo efficiente ed operativo è necessario scegliere indicatori rilevanti (KPI), rappresentativo dello stato di avanzamento dei lavori e il livello di performance raggiunto in linea con gli obiettivi prefissati.
Alcuni esempi di indicatori di gestione del progetto:
- numero di ore consumate / numero di ore consumate pianificate
- percentuale di completamento del progetto
- tasso di utilizzo del budget
- numero di punti irrisolti
Gli indicatori sono definiti durante la fase di progettazione.
La pianificazione
Una pianificazione del tipo "diagramma di Gantt" è un prezioso aiuto per seguire l'andamento del progetto. Tale strumento offre una visione dettagliata delle diverse attività, compiti, lavoro svolto in un orizzonte temporale. L'informatizzazione di questo tipo di pianificazione semplifica gli adeguamenti e dà la possibilità di effettuare simulazioni. Le decisioni sono quindi più facili da prendere, la divisione dei compiti più ovvia, ecc.
Tabella dei rischi
Questo strumento di riepilogo della gestione dei rischi è utile per tenere sotto sorveglianza le probabili vulnerabilità e per attuare azioni preventive. Tale tabella è tratta dalla matrice di rischio definita in fase di progettazione.
