Chiarire l'obiettivo, scegliere il formato giusto, mettere insieme la squadra giusta… ecco i passaggi da tenere in considerazione quando si organizza e si prepara un incontro formale.
Le diverse fasi della preparazione
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Definire l'obiettivo della riunione di lavoro
A questo punto, ecco una domanda da porsi: " Con cosa dovrebbe finire l'incontro? Un piano d'azione? Decisioni?" Sei così in grado di valutare meglio le risorse a cui ricorrere per lavorare sull'argomento. Ad esempio, l'analisi di una disfunzione viene effettuata con esperti. Ma se l'obiettivo è decidere subito, il gruppo dovrà includere uno o più decisori. Queste persone non sono necessariamente specialisti in materia.
Per condurre una riunione di lavoro efficace, l'obiettivo funge da filo conduttore durante i dibattiti.
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Scegli il giusto tipo di incontro
Incontro per problem solving, creatività (generare idee con il metodo del brainstorming), servizio… o semplicemente informazione, la tipologia scelta segue ovviamente dall'obiettivo prefissato in partenza . Non ti avvicini allo stesso modo a un incontro il cui scopo è comunicare con i tuoi team con un altro il cui scopo è realizzare una produzione collettiva. il stile di animazione da attuare dipende anche dalla natura dell'argomento trattato e dallo scopo dell'incontro di lavoro. In alcuni casi, potrebbe trattarsi di una riunione in videoconferenza remota.
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Seleziona i partecipanti
"Chi può aiutare a raggiungere l'obiettivo? Chi può essere un ostacolo?" Porsi queste domande rende più facile sapere chi invitare. Quindi otterrai un team completo in linea con gli obiettivi e il soggetto. Definire un numero ottimale di partecipanti per gli scambi e un processo decisionale efficiente. Con un tempo di parola controllato, l'incontro sarà ancora più produttivo.
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Definisci il piano
Organizzare il flusso degli scambi e delle comunicazioni. Le diverse fasi della riunione di lavoro e gli argomenti discussi, workshop se necessario… tutto registrato in un ordine del giorno ponendo gli argomenti prioritari nella prima parte dell'ordine del giorno.
Associare i tempi di lavoro per ogni fase. Eviterete così straripamenti da un soggetto a scapito di un altro. Stratega e tattico nelle prime fasi, sei poi l'organizzatore.
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Pianifica l'incontro
Garantire la disponibilità di tutti i partecipanti per la scelta della data e della fascia oraria. Quindi inviare gli inviti ai partecipanti (o gli inviti) per la conferma ufficiale. Se possibile, pianifica l'incontro in un momento che renda più facile per tutti concentrarsi e investire completamente.
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Preparare documenti di lavoro e altri punti materiali
Identificare i documenti necessari, campioni di prodotto, ecc. Sviluppa il supporto per la presentazione . Il famoso PowerPoint su cui tutti abbiamo passato ore e ore!! Definire le regole del gioco Un compito essenziale per gestire efficacemente gli scambi.
Preparare la logistica (prenotazione della sala riunioni, lavagna, cartone , lavagne luminose ,. ). È sempre inquietante perdere tempo quando arriva il momento compensando la mancanza di organizzazione. Scrivi l'ordine del giorno.
Una volta completato questo lavoro, sei pronto per assumere il ruolo di facilitatore!
Vedi anche come estensione di questo tema come preparare un workshop
