Comunicazione manageriale - Definizione
" In generale, la comunicazione manageriale corrisponde alle interazioni tra la direzione dell'azienda e l'organizzazione. Più specificamente tra il manager e la sua squadra.
Questo quadro ha il compito di trasmettere informazioni e direttive dai livelli gerarchici superiori, supportando comunicazione interna , distillare messaggi relativi alla propria gestione per ottenere l'impegno della sua squadra, ecc. Si basa su competenze specifiche che consentono a un manager di trasmettere un messaggio in modo efficace. ."
Questo esercizio può essere complicato. In parte per questo motivo, molti professionisti sono a disagio con questo compito. Questa mancanza di fiducia è dovuta anche al fatto che la comunicazione manageriale richiede un minimo di formazione. Un minimo non sempre garantito.
Quali sono le sfide della comunicazione manageriale?
La comunicazione è alla base di ogni relazione, qualunque essa sia. L'Umano non può non comunicare. Interagire con gli altri fa parte del suo funzionamento primario.
Negli affari, è fondamentale per il manager padroneggiare questo esercizio. Non solo per essere compreso da chi lo circonda, ma anche per svolgere la sua missione.
Cosa comunicare? Quando ? Il cui, di chi ? Queste domande troveranno risposta nella coerenza delle azioni intraprese. Ad esempio, se i dipendenti hanno piani d'azione legati alla strategia generale, il manager intermedio incaricato di gestire queste persone deve tenerli informati dei risultati complessivi della strategia e di eventuali informazioni periferiche se non sono riservate.
Una buona comunicazione manageriale mirerà quindi, tra l'altro, a:
- far sapere efficacemente i propri dipendenti, scambiare, dialogare con loro,
- mantenere il collegamento tra i diversi livelli dell'azienda (alta direzione, quadri, dirigenti locali, dipendenti, ecc.)
- condividere informazioni tra diversi servizi , partecipare allo spirito della società e rafforzare l'appartenenza a una stessa organizzazione, lavorare per l'intelligenza collettiva, la cooperazione e l'innovazione,
- relè , suddividere la cultura, i valori, la strategia dell'azienda,
- portare le trasformazioni al successo dando senso alle missioni e ai compiti affidati,
- definire in modo chiaro e preciso i compiti per una migliore efficienza, in particolare attraverso la definizione di obiettivi SMART,
- riportare le persone nel cuore dell'azienda ,
- creare un clima di fiducia e un bene coesione del gruppo ,
- motivare efficacemente, ispirare, coinvolgere, incoraggiare, congratularsi …
Come comunica il gestore?
La comunicazione manageriale oggi opera su 3 assi:
- discendente : dal dirigente ai suoi dipendenti,
- ascendente : dal manager alla sua gerarchia,
- trasversale : dal responsabile agli altri responsabili/dipartimenti dell'organizzazione.
Competenze richieste
Il manager deve essere in grado di mobilitare un certo numero di abilità e qualità per comunicare efficacemente con la sua squadra.
- Ascolto attivo - Per essere ascoltati e ascoltati, è soprattutto necessario saper ascoltare l'altro con attenzione e in modo non direttivo, affinché quest'ultimo possa esprimersi in piena libertà, senza timore di giudizi affrettati e senza pressioni. Ascoltare attivamente significa saper decodificare il linguaggio non verbale e adattare la propria comunicazione, per sentire oltre le parole espresse. Un'abilità essenziale quando si tratta di guidare gli umani.
- Capacità di comunicare con gli altri - Essere a proprio agio con gli altri o in pubblico, avere il coraggio di parlare, saper dire di no, conoscere i diversi tipi di personalità e saperle identificare per adattare la propria comunicazione, trovare le parole giuste e il momento giusto per esprimere ciò che noi devono trasmettere… Questi sono tutti elementi che il manager deve padroneggiare perfettamente nell'ambito della sua missione.
- Intelligenza emotiva e empatia - Riconosci, controlla e usa saggiamente le tue emozioni per comunicazioni e relazioni più fluide. Essere pienamente consapevoli di ciò che l'altro può provare consente al manager di adattarsi a qualsiasi situazione. L'empatia, da parte sua, aiuta a stabilire un vero clima di fiducia e di autenticità, essenziale per la gestione umana.
- Carisma e assertività - Osare prendere il proprio posto e affermare le proprie scelte è essenziale quando si occupa una posizione manageriale. Per ispirare, motivare, essere ascoltato e rispettato, il manager deve mostrare carisma e leadership.
Cosa supporta?
La comunicazione può essere scritta o orale, indirizzata ad uno o più destinatari, essere più o meno formale, di natura organizzativa (definizione di compiti/obiettivi, valutazioni, ecc.) o interpersonale (scambi senza riferimento alle diverse posizioni/livelli gerarchici: discussioni tra colleghi, ecc.).
Il gestore si assicurerà così di adattare il suo supporto in base agli obiettivi del messaggio, alle circostanze in cui viene trasmesso, alle personalità/funzioni del suo interlocutore.
- Mail : trasmettere informazioni/documenti necessari per il corretto svolgimento dei compiti (invito a breve, condivisione dell'ordine del giorno di eventuale riunione, cifre e dati, ecc.).
- corrieri : riservato principalmente a finalità molto regolamentate dalla legge (riorganizzazione, trasferimento, aumento, risoluzione contrattuale, licenziamento, richiamo all'ordine e altre sanzioni, ecc.).
- Telefono : per ottenere informazioni più rapidamente che via e-mail, per trasmettere dati importanti e urgenti…
- CSR, intranet, social network : per scambiare documenti, informazioni, materiali didattici, ecc. Attenzione, però, a inquadrare il loro utilizzo in modo da evitare slittamenti, dipendenza, abuso…
- Incontri collettivi : briefing mattutini, sessioni per riflettere, andare avanti, fare il punto sui progetti futuri o in corso, seminari, ecc.
- Incontri individuali : interviste annuali, feedback individuali, ecc.
- Feedback costruttivo : per motivare e incoraggiare, correggere il percorso se necessario, ma anche per ricevere feedback dai dipendenti.
- Sessioni di team building : far emergere le vere personalità di ciascuno, aumentare il senso di appartenenza alla squadra, rafforzare la coesione, promuovere la cooperazione e l'intelligenza collettiva.
- Incontri informali : per unire il gruppo, conoscere meglio i tuoi dipendenti e colleghi…
Che ritmo?
È difficile definire un ritmo particolare per una comunicazione manageriale ottimale. A seconda dell'attività, della dimensione dell'organizzazione/azienda, della dispersione geografica dei dipendenti, del ritmo degli scambi possono variare notevolmente.
Tuttavia, è importante comunicare regolarmente. Il responsabile può definire riunioni collettive e individuali periodiche e strutturate - le cui date e finalità saranno comunicate ai dipendenti coinvolti, ma anche poter posizionare un colloquio sull'agenda quotidiana o settimanale se se ne presenta la necessità. di emergenza, imprevisto.
Il ritmo dei diversi punti può quindi essere articolato come segue:
- giorno per giorno - Manager e collaboratori si incontrano.
Obiettivo: iniziare la giornata e dare una rapida occhiata ai compiti, alle missioni e ai progetti in corso.
Ad esempio, ogni membro del team è invitato a raccontare cosa ha fatto il giorno prima, gli obiettivi che ha raggiunto, i progetti su cui lavorerà durante la giornata, le eventuali difficoltà che incontra. .
Queste interviste (o brief) relativamente informali di solito hanno luogo, sempre alla stessa ora. Ogni dipendente ha circa 1 minuto per dire quello che ha da dire. Può anche essere un'opportunità per il manager di motivare le sue truppe attraverso un aneddoto, un pensiero positivo… Per una maggiore efficienza, tutti i membri della squadra devono essere presenti e partecipare - fisicamente o virtualmente attraverso una chiamata / conferenza visio, un'e-mail di presentazione loro lavoro se non possono fare diversamente.
- settimanalmente - Manager e collaboratori si incontrano.
Obiettivo: fare un punto più preciso sullo stato di avanzamento (definire in anticipo gli indicatori che verranno utilizzati), fissare le scadenze e gli obiettivi per la prossima settimana.
L'idea è quella di coinvolgere i dipendenti in alcune decisioni strategiche per dare un senso alle missioni. Idealmente, questi incontri settimanali relativamente formali saranno seduti attorno a un tavolo e dureranno da 1 a 2 ore al massimo. Riuniscono tutti i membri della squadra.
- mensile - Manager e dipendenti coinvolti si incontrano.
Obiettivo: fare un aggiornamento più formale sull'andamento del mese e definire gli obiettivi per il prossimo mese, aggiornare gli indicatori, modificare le tempistiche e le scadenze del progetto, se necessario. Può anche trattarsi di fare il punto su eventuali allenamenti/coaching in corso.
Questi incontri si svolgeranno preferibilmente al mattino per massimizzare la loro efficacia e dureranno da 1 a 2 ore. Non è obbligatorio convocare tutti i componenti della squadra. Il manager lo farà secondo la modalità operativa della squadra e le pratiche della società.
- annuale - Manager e collaboratori si incontrano individualmente o si incontra l'intero team/azienda.
Obiettivo: colloqui di valutazione annuali per il manager e ciascuno dei suoi dipendenti, seminario aziendale, sessione di team building, eventi specifici …
Seminari, sessioni di team building e altri eventi annuali si tengono in loco o all'esterno e riuniscono tutti i membri del team, tutti i dipendenti, ecc. secondo il contesto.
Le valutazioni annuali hanno un quadro ben preciso e sono svolte secondo regole specifiche.
