Che cos'è un colloquio professionale?
È uno strumento manageriale al servizio delle Risorse Umane. Il suo obiettivo è costruire uno scambio tra l'azienda ei dipendenti per conoscerne le aspirazioni professionali, definire le prospettive di sviluppo ed infine pianificare la formazione necessaria per acquisire le nuove competenze richieste.
Può essere in particolare:
- un'evoluzione nella loro posizione,
- di una promozione interna ,
- un cambio di professione.
L'obiettivo è insomma quello di mantenere l'occupabilità dei dipendenti organizzando la loro carriera professionale.
Uno strumento al servizio dell'azienda
Il colloquio professionale è un momento privilegiato per comunicare con i propri dipendenti, prendere il polso delle squadre e prepara il tuo piano di allenamento . Durante questi incontri, infatti, l'azienda potrà:
- spiegare la sua strategia ai suoi dipendenti, nonché gli ultimi sviluppi e quelli a venire,
- raccogliere feedback sui sentimenti e le ambizioni di ogni persona,
- verificare le capacità e attitudini attuali e quelle che può sviluppare,
- darle da mangiare Approccio lungimirante alla gestione dei lavori e delle competenze (GPEC),
- rilevare il talento.
I benefici in termini di gestione delle Risorse Umane sono reali: ascoltare meglio e tenere conto delle aspirazioni. In altre parole, una maggiore soddisfazione dei dipendenti che si traduce in una maggiore fidelizzazione.
E il dipendente:
È un'occasione per confrontarsi concretamente sulla sua carriera professionale. Consente al lavoratore:
- individuare opportunità professionali da cogliere,
- ottenere maggiore visibilità sulla propria carriera (interna o esterna),
- per esprimere all'azienda i suoi desideri, il suo progetto,
- per accedere a una valutazione delle competenze, formazione, ecc.
Durante l'intervista, si tratta di:
- la storia della carriera del dipendente all'interno dell'azienda,
- le loro competenze e formazione, i diplomi ottenuti, ecc.
- il suo lavoro e la sua attuale funzione,
- i suoi progetti professionali,
- le esigenze e le opportunità offerte dall'azienda.
Uno strumento legalmente richiesto:
La legge del 5 marzo 2014 (Legge n° 2014-288, Codice del Lavoro - articolo L.6315-1) relativa alla riforma della formazione professionale ha definito e reso obbligatorio il colloquio professionale. Dovrebbe essere effettuato almeno ogni 2 anni.
Più, il "diritto del lavoro" del 2016, ha creato l'obbligo di fornire informazioni su VAE (convalida dell'esperienza acquisita) durante questo incontro.Una revisione ogni 6 anni (il riferimento è l'anzianità di servizio dei dipendenti in azienda) deve accertare la realtà dello svolgimento di questi colloqui semestrali e le azioni che ne sono derivate.
In questo periodo di 6 anni, la legge prevede inoltre che ogni dipendente abbia beneficiato di almeno 2 delle seguenti misure:
- almeno un'azione di formazione
- acquisizione di un elemento di certificazione professionale (diploma o altro certificato) che convalida la formazione o tramite un VAE (Convalida delle conoscenze professionali)
- progressione di stipendio
Per le aziende con più di 50 dipendenti, il mancato rispetto di tali obblighi è sanzionato mediante l'accredito sul conto formazione personale (CPF) del/i dipendente/i infortunato/i. Inoltre incorrono in una sanzione pecuniaria da pagare all'OPCA.
Fare attenzione a prendersi cura del rapporto di intervista. Perché, oltre al fatto che questo documento è obbligatorio, serve anche come atto scritto per costituire il bilancio.
Differenza tra colloquio professionale e colloquio di valutazione annuale
Questi 2 tipi di manutenzione non devono essere confusi. Il primo imposto dalla normativa riguarda il futuro del dipendente nella struttura. Il secondo, atto di gestione a discrezione delle società, valuta il dipendente nelle sue missioni nel periodo considerato.
Sono comunque complementari. Il colloquio di valutazione utilizzato per fare il punto sull'anno passato , la sezione delle prospettive professionali che enfatizza e organizza lo sviluppo del dipendente. I due possono quindi fluire insieme naturalmente.
Se esegui i due in successione, fai attenzione a differenziare gli obiettivi di ogni colloquio.
Molte aziende non hanno aspettato che la legge imponesse questo incontro per avviare uno scambio sullo sviluppo professionale e l'attuazione di un piano d'azione per formare i dipendenti di conseguenza.
Come si inserisce nei diversi sistemi gestionali?
Il colloquio professionale è un pilastro di approccio GPEC. Il processo prevede infatti una fase il cui scopo è definire i fabbisogni formativi dei dipendenti. Infatti è posizionato a monte del piano di formazione.
Permette di elencare le diverse competenze da sviluppare e quindi organizzare le azioni necessarie per formare chi ha bisogno di esserlo. Infine, consente di definire il budget richiesto.
Come condurre un colloquio professionale?
Chi rappresenta l'azienda?
A seconda delle dimensioni della struttura, il business manager può condurre le discussioni, proprio come il manager diretto o il responsabile delle risorse umane.
In alcuni casi, il colloquio può essere svolto in coppia: il manager diretto e l'HRD, ad esempio. Uno dei vantaggi è quello di coniugare due visioni: la conoscenza del business e della posizione per il manager di linea e l'offerta formativa per l'esperto delle Risorse Umane.
La preparazione
Ciascuna parte deve chiarire i propri obiettivi e preparare i punti da affrontare. Il datore di lavoro raccoglie informazioni sulla strategia, sui fabbisogni di competenze dell'azienda, sulle opportunità che può offrire. Ottiene qualsiasi documento utile (descrizione del lavoro, ecc.). Il dipendente affina il suo progetto professionale, prepara ogni documento necessario a supportare le sue richieste.
L'intervista stessa
Il rappresentante dell'azienda deve saper mantenere le distanze per instaurare un dialogo incoraggiando il proprio interlocutore ad esprimere i propri sentimenti e desiderata. Deve padroneggiare l'arte di interrogare (riformulazioni, silenzi…).
Il colloquio è strutturato in più fasi:
- Introduzione - promemoria dello stato di avanzamento, dell'obiettivo dell'incontro, revisione delle conclusioni del colloquio precedente.
- Stato patrimoniale - sintesi delle azioni formative, degli sviluppi professionali che hanno avuto luogo dal colloquio precedente.
- Diagnostico - discussione sulle esigenze del lavoratore da una parte e quelle dell'azienda dall'altra.
- Messa in opera - sviluppo del piano d'azione, il calendario che scandisce la carriera professionale.
- Conclusione (vedi sotto).
La fine dell'intervista
Si conclude con la stesura di una relazione. Quest'ultimo è importante come abbiamo visto per giustificare legalmente lo svolgimento delle interviste. Essa assume anche la forma di un contratto che suggella un impegno reciproco su:
- punti di accordo o disaccordo,
- obiettivi,
- i mezzi e le aspettative di ciascuno.
Il verbale è firmato da entrambe le parti. Ognuno possiede una copia.
