L'obiettivo della pianificazione è infatti quello di organizzare nel tempo l'andamento delle fasi del progetto. Un compito fondamentale per il controllo delle scadenze.
La pianificazione di un progetto consiste in suddividerlo in più passaggi (identificazione di tutte le attività da svolgere) , a partire dal stimare la durata , di identificare la sequenza dei passaggi (compresi quelli che possono essere eseguiti in parallelo - schedulazione delle attività, percorso critico), allocare risorse (finanziario e umano), e infine modellare questa organizzazione su un documento operativo condiviso tra tutti gli attori interessati per ottimizzare lo stato di avanzamento e il seguito della realizzazione.
Come pianificare un progetto?
La pianificazione del progetto si basa su metodi e strumenti che si inseriscono nelle tre fasi principali della gestione del progetto: definizione di un ambito, definizione del benchmark e gestione.
1. Imposta un perimetro
Un progetto mobiliterà persone di diversa estrazione e spesso con disponibilità limitata. Dare un senso a questa mobilitazione diventa quindi essenziale:
- A quali esigenze risponde il progetto? Qual è il suo scopo ultimo? Su quali presupposti si basa (contesto, direttive, ecc.)?
- Qual è l'ambiente del progetto: gli stakeholder, l'ambito, le interfacce, i vincoli?
Rispondere a queste domande aiuta a definire il progetto. Occorre quindi evitare che elementi esterni (che riguardano solo indirettamente il progetto, o sui quali il team di progetto non ha alcun controllo) interferiscano con le fasi successive. Questo lavoro di inquadratura può essere avviato tramite brainstorming e formalizzato sotto forma di una nota o di una mappa mentale. egli è essenziale per la pianificazione chi seguirà.
Una volta inquadrato, è possibile effettuare una strutturazione per compiti. È quindi possibile implementare uno strumento centrale di gestione del progetto: l'organigramma delle attività o WBS (Work Breakdown Structure). Si tratta di elencare in modo esauriente "tutto ciò che c'è da fare" e di raggruppare le attività per argomento tramite una struttura ad albero. Si tratta di un processo iterativo: è possibile che raggruppamenti di attività vengano identificati successivamente durante la fase di pianificazione.
Buona pratica: la WBS deve poter essere sintetizzata su una pagina A4. Dovrebbe consentire a qualcuno al di fuori del progetto di capire tutto ciò che c'è da fare in prima lettura. I task devono quindi avere il numero minimo di interfacce tra loro in modo che la strutturazione sia sia leggibile che operativa.
2. Stabilire un repository di progetto
Per mirare alle prestazioni, un progetto si inserisce nel famoso trittico costi-qualità-tempo. Sebbene una pianificazione si concentri principalmente sull'aspetto delle scadenze, è ovvio che scadenze più o meno lunghe avranno un impatto sulle altre due dimensioni, oltre alla soddisfazione del cliente. Affinché la pianificazione si adatti a questi vincoli, sono disponibili diversi strumenti per il project manager.
Identificare il percorso critico: la rete PERT
Il percorso critico è una sequenza di attività la cui durata non può essere modificata senza incidere sulla durata totale del progetto. Questo esercizio è fondamentale per definire le priorità nell'allocazione delle risorse (di bilancio, umane, tecniche, amministrative, ecc.) e nell'esecuzione dei compiti. Senza un percorso critico, è difficile ottenere un quadro realistico della fattibilità di un progetto. Per fare ciò, la rete PERT è uno strumento prezioso: puntando sulle sequenze e non sulla tempistica, permette di individuare i margini di manovra e i compromessi da fare per ottimizzare la pianificazione di un progetto .
Stabilire il repository di pianificazione: il diagramma di GANTT
La pianificazione GANTT mostra le attività come barre orizzontali in un grafico temporale. Deve quindi mostrare i temi della WBS, le interdipendenze tra task e macro-task, le scadenze e il percorso critico. In particolare, consente di identificare le fasi chiave del progetto, allocare risorse e fissare milestone di validazione e monitorare la produzione dei deliverable, in particolare se vi sono organismi (comitati di gestione, comitati direttivi, ecc.). Per quanto possibile, il programma dovrebbe essere co-costruito e concertato, tramite interviste con le parti interessate e incontri con i membri del team di progetto per condividere le ipotesi.
Buona pratica: per evitare di mettere continuamente in discussione gli elementi del programma, è consigliabile scrivere una nota di ipotesi. Questa formalizzerà tutte le decisioni o i presupposti mantenuti per la costruzione del cronoprogramma; sarà anche un prezioso strumento di monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto qualora il contesto o le direttive dovessero cambiare e far modificare alcuni parametri.
3. Pianificazione e gestione
Una volta che il programma (co-) stabilito e convalidato, il project manager deve presentarsi come garante del repository. Quest'ultimo non dovrebbe mai essere modificato in base allo stato di avanzamento delle attività, il che può essere allettante per dimostrare di essere "in orario". È fondamentale anche perché il palinsesto di riferimento è spesso un vero e proprio strumento di comunicazione interna e anche esterna per progetti che coinvolgono il grande pubblico. Pertanto, se questo programma cambia costantemente, quale credibilità rimarrà per il progetto e il suo team?
Pianificazione del monitoraggio tramite dashboard
Per evitare di cadere in questa trappola durante la fase di pilotaggio, il project manager può utilizzare un dashboard di progetto giornaliero per monitorare l'avanzamento delle attività classificate secondo la struttura ad albero della WBS e coerenti con la pianificazione. Può essere un semplice file Excel che descrive lo stato di avanzamento (completato / in corso / in ritardo / non iniziato) e registra gli elementi trasmessi dai membri del team di progetto in una colonna "commenti". La dashboard è uno strumento prezioso per facilitare le revisioni dei progetti. La modifica del repository dovrebbe avvenire solo in caso di un cambiamento importante nell'ambiente del progetto e sarà eseguita da tutta la gestione del progetto.
Anticipare i rischi per limitare gli slittamenti di pianificazione
Infine, l'impostazione di un approccio di gestione del rischio può essere una soluzione per limitare gli slittamenti nella pianificazione. Deve essere avviato durante la fase di consolidamento progettuale per alimentare la nota di ipotesi. Una sessione di brainstorming fa emergere tutti i rischi inerenti al progetto; tali rischi vengono poi classificati in una matrice in base alla loro gravità e probabilità. Questo processo deve essere animato durante tutto il progetto tramite regolari revisioni dei rischi.
Il software di gestione dei progetti (Saas e standalone) facilita notevolmente queste attività.
