Definizione di questa nozione
Questo è il processo di gestione del progetto, composto dalle sue diverse fasi a partire dall'identificazione dei bisogni fino alla fine del progetto.
Il ciclo di vita del progetto è suddiviso in 4 fasi principali
1 - Fase di inquadratura
Questa prima fase di studio e analisi è anche chiamata: inizializzazione, avvio o anche pre-progetto (con sfumature nel contenuto a seconda degli approcci utilizzati).
Il progetto parte da un bisogno (problema da risolvere o opportunità da cogliere), viene definito un obiettivo, viene svolta un'analisi per individuare il modo migliore per lavorare sulla risposta da fornire.
Per alcuni progetti, le opzioni di soluzione possono essere menzionate in un "business case". Viene quindi effettuato uno studio di fattibilità per scegliere la linea di lavoro.
Questa fase conferma la decisione di avviare o meno il progetto ( VAI o NON VAI ). In caso positivo, se ciò non avviene, vengono nominati il project manager e il suo team, vengono definiti i principali deliverable.
2 - Fase di progettazione e pianificazione
Il team di progetto definisce in dettaglio cosa deve essere fatto, come e con quali mezzi. Pianifica le tappe e la mobilitazione delle risorse nel tempo.
In particolare, il project manager affina il budget finanziario integrando i vari oneri: servizi esterni, supporto interno (in caso di rifatturazione tra reparti), risorse materiali e altri acquisti.
Tutti questi elementi sono registrati in un piano di progetto che comprende:
- un elenco delle fasi principali
- le attività da svolgere, le dipendenze tra i compiti e le diverse tappe attraverso un diagramma di Gantt
- prodotti finali ,
- un piano di comunicazione del progetto,
- un piano di gestione del rischio.
Inoltre, è possibile costruire un piano di qualità per controllare il processo e i suoi risultati.
3 - Fase di implementazione del progetto
Si tratta dell'attuazione concreta degli elementi pianificati. Sessioni creative, workshop, analisi del valore… il gruppo di progetto lavora nella ricerca e nell'implementazione di soluzioni per raggiungere gli obiettivi definiti.
Il project manager controlla lo stato di avanzamento delle attività, il rispetto della tempistica, le spese, i risultati rispetto al piano di progetto iniziale e lo adegua se necessario. Segue attentamente la dashboard aggregando i principali indicatori chiave di prestazione (KPI) per garantire che l'esecuzione del progetto rimanga sulla buona strada.
Comunica regolarmente con gli stakeholder: li tiene informati sullo stato di avanzamento del progetto e su eventuali scostamenti di rilievo.
Una volta completate e validate tutte le operazioni, il cliente interno o esterno prende possesso dei deliverable: consegna della soluzione, formazione, ecc.
4 - Fase di chiusura
È tempo di fare il punto e organizzare la fine del lavoro. Con un obiettivo: capitalizzare l'esperienza acquisita di recente.
È importante concludere adeguatamente organizzando un incontro dedicato con i principali attori coinvolti: stakeholder, team di progetto, key user, ecc.
Scrivendo poi una relazione di sintesi per tenere a mente i punti di forza, i punti deboli e gli insegnamenti da trarre da questa nuova esperienza
Nota: per il Project Management Institute (PMI), il ciclo di vita di un progetto prevede una fase aggiuntiva tra l'esecuzione e la conclusione: la gestione. Per noi questo passaggio è compreso nella fase realizzativa. Lo svolgimento delle operazioni di gestione del progetto e il monitoraggio delle prestazioni vengono effettuati in parallelo.
