Se ti senti sopraffatto dal numero di attività che devi completare e hai difficoltà a stabilire le priorità, è il momento di pensare a creare una lista di cose da fare. Ti offriamo un framework per costruire il tuo strumento di gestione delle attività. La todo list è una classica organizzazione personale da riscoprire e praticare.
Questo pratico e semplice strumento ti sarà molto utile per gestire tutto questo carico di lavoro che ingombra il tuo cervello.
È quindi possibile organizzare le attività in base a priorità che avrai definito e quindi non dimenticare le cose importanti.
Non esiste un metodo unico, ma diverse pratiche a seconda della sensibilità di ciascuno e del tipo di compito da organizzare.
Diamo qui un framework per costruire il tuo strumento, anche se significa personalizzarlo in base alle tue esigenze.
Perché una lista di cose da fare?
Molti effetti benefici:
- concentrarsi su compiti a valore aggiunto,
- non dimenticare le scadenze importanti,
- non procrastinare,
- ridurre lo stress: non sentirsi sopraffatti dalla perdita di controllo del volume di lavoro da produrre,
- ottenere una visione olistica dell'intero carico di lavoro
- e in generale, gestisci il tuo tempo in modo efficiente migliorando la tua produttività
Come procedere ?
È molto semplice, organizzati in 3 passaggi
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Elenca le attività e le azioni principali che hai in mente.
Avvertimento : una lista di cose da fare efficace non dovrebbe essere sovraccaricata . È meglio annotare le azioni principali (o il riassunto di un prendere appunti), le più importanti e/o le più urgenti, piuttosto che stilare un elenco esaustivo di attività che ti scoraggeranno molto rapidamente. Niente potrebbe essere più demotivante che vedere crescere una lista e dover rimandare sempre più attività al giorno successivo. Se alcuni sono complessi o molto lunghi da completare, suddividerli in attività più facili da pianificare . In generale, dovrebbero essere elencate solo le attività di durata inferiore a 60 minuti. Assegna una durata a ciascuno di essi per facilitare la tua organizzazione. Non si tratta di annotare un nome di progetto come attività qui. D'altra parte, un'azione da fare per un progetto troverà il suo posto nell'elenco.
Usa i verbi d'azione qualificare con precisione il contenuto degli incarichi: "scrivere verbale riunione del 20-04-2014", "prendere appuntamento con il fornitore x", ecc.
Se necessario, crea un elenco per le attività personali e uno per i professionisti. Fai di nuovo attenzione: se è probabile che tu mischi attività professionali e personali nelle stesse fasce orarie, le tue 2 liste devono essere unite, perché le attività dei 2 profili competono.
Assegna una priorità davanti a ogni elemento, che va dalla priorità alla secondaria.
Se ti ritrovi con un numero elevato di attività identificate come priorità alta, ripetile. Confrontandoli, imposterai un nuovo ordine di priorità.
Riclassificare le attività in base alla priorità definita.
Priorità in cima alla lista. È possibile utilizzare un codice colore per identificare visivamente il livello di priorità. La tua lista in questo modo ti darà la flessibilità per organizzare la tua giornata e prendere le giuste decisioni. In particolare delegare se necessario.
Come usare una lista di cose da fare?
Di solito inizia tutto il giorno prima. Prepara la tua giornata per il giorno successivo stabilendo la tua lista di cose da fare . Puoi anche eseguire questo esercizio al mattino prima di iniziare la giornata.
Man mano che il tuo lavoro procede, barrare quelli che vengono elaborati . È un piccolo piacere da non trascurare mantenere la motivazione ai massimi livelli! Alla fine del giorno, portare a termine compiti non svolti durante la notte (o dopo).
Gli attrezzi
Esistono molti strumenti software e applicazioni per creare e utilizzare un elenco di cose da fare, come il task manager any.do che ha il vantaggio della semplicità. Gli strumenti di mindmapping come xmind facilitano l'identificazione delle attività e l'organizzazione delle priorità, ma sono poco adatti all'uso quotidiano. Possiamo anche citare Evernote, o Trello (che permette la classificazione sotto forma di Kanban).
Gli strumenti informatici hanno un innegabile vantaggio: intuitivi, facilitare la gestione delle attività quotidiane. In effetti, con queste utilità, nulla potrebbe essere più semplice per annotare un'attività come compiuta, modificare la priorità, posticiparla… Inoltre, le soluzioni multipiattaforma (computer desktop, tablet, smartphone) ti consentono di avere la tua lista con te volte.
Un semplice foglio Excel può fare il trucco, o anche un foglio di carta (vedi questo post). E per alcuni, l'intramontabile post-it.
Esistono anche strumenti metodologici per facilitare la prioritizzazione come la matrice di Einsenhower, o per pianificare su un periodo più lungo: il diagramma di Gantt. Più adatto lo stesso per la gestione del progetto.
Limiti del metodo
Un metodo semplice, strumenti efficaci adattati al tuo modo di lavorare… Insomma: tutto quello che ti serve per essere il re dell'organizzazione personale! In definitiva, la sfida è rimanere disciplinati . Costruisci su questo metodo a lungo termine, non rinunciarci dopo poche settimane di utilizzo.
Un altro limite è il difficoltà a rimanere concentrati sulle proprie priorità . Tra email, social network… e altre fonti di disturbo, è difficile ai nostri tempi attenersi a un elenco di azioni prestabilite. Tanto più che l'ordine delle priorità è in continua evoluzione nelle aziende. Se le emergenze vengono ridefinite più volte alla settimana con nuovi compiti che compaiono all'improvviso, è una scommessa sicura che trascorrerai tempo, molto tempo, lavorando sulla tua lista e finirai per abbandonarla per tornare al post-it. !
Vedi anche il metodo GTD per migliorare la tua organizzazione personale
Questo file è referenziato in: Gestione del tempo: efficienza, produttività e serenità
