Come avere successo nelle tue relazioni con la stampa?

Se comunicare con la stampa è un esercizio che non si improvvisa, resta il fatto che i rapporti con la stampa lo sono una leva di comunicazione molto interessante per le aziende che desiderano raggiungere un pubblico target (lettori di una stampa specializzata - cartacea o web) o, al contrario, raggiungere un pubblico più ampio (stampa generica).

Può essere un interessante canale di comunicazione aziendale, soprattutto in tempi di crisi, acquisizione, sviluppo o anche per l'annuncio di un prodotto/servizio innovativo, purché si conoscano usi e costumi e si rispettino le regole.

Relazioni con la stampa: un'arte con regole precise

La comunicazione con la stampa consiste in comunicare le informazioni chiave sulla tua azienda tramite giornalisti specializzati o meno chi riferirà - o meno - quest'ultimo ad un pubblico più o meno ampio (consumatori, esperti, distributori, attori di uno specifico mercato o professione, ecc.).

Questa modalità di comunicazione è relativamente formattata: si consiglia di essere ben informato prima di provare a fare esercizio che richiede in particolare:

• avere un obiettivo specifico : le relazioni con la stampa fanno parte della comunicazione complessiva dell'azienda. Non si tratta di comunicare per non dire nulla, ma di essere efficaci.
• saper scegliere i media più rilevanti : stampa specializzata, locale, nazionale o internazionale; giornali, online, ecc.
• sapere come scrivere un comunicato stampa : contenuto e forma adattati al pubblico di destinazione,

Perché le relazioni con la stampa sono importanti per le aziende?

Le pubbliche relazioni sono essenziali quando la tua azienda desidera comunicare ampiamente al mondo esterno informazioni che possono essere:

• presentare un'innovazione , servizio dirompente appena lanciato sul mercato o in via di commercializzazione,
• pubblicizza massicciamente la tua nuova attività o un nuovo prodotto/servizio,
• annunciare una partnership maggiore,
• annunciare la redenzione di un'entità o la fusione di due società,
• comunicare sul nuovo team di gestione ,
• ripristinare un'immagine mal condotta,
• pubblicizza il tuo stile di gestione ,
• esporre un progetto umanitario, ambientalista o altro sponsorizzato dalla sua azienda,
• condividere risultati eccezionali, una ingresso in borsa o comunicare su a raccolta fondi,
• rassicurare in tempo di crisi,
• eccetera.

Come comunicare con successo con la stampa?

Come spesso accade, un'attenta preparazione e una riflessione approfondita a monte sono risorse inestimabili per una strategia di comunicazione di successo, digitale e non, attraverso la stampa.

Definisci la tua strategia

Si tratta di stabilire prima gli obiettivi precisi della tua campagna stampa. Indirizzerai la tua pubblicazione verso un mezzo piuttosto che un altro a seconda di ciò che ti aspetti da questa comunicazione attraverso la stampa e il pubblico di destinazione. La tua strategia è per:

• farti conoscere con un pubblico più ampio, non necessariamente impegnato nella tua causa,
• condividi i risultati eccezionale,
• spicca dei tuoi concorrenti,
• introdurre un prodotto/servizio innovativo al maggior numero?

È essenziale indicare con precisione lo scopo di questa comunicazione, il lasso di tempo entro il quale si sperano i risultati, nonché il pubblico prescelto.

Evitare : mailing massicce a tutto campo a tutti i tuoi contatti stampa, senza perdere tempo a controllare che i lettori dei media su cui pubblicano possano essere interessati alla tua comunicazione.

Gestire internamente o delegare a un'agenzia?

2 possibilità di gestire le pubbliche relazioni, ognuna con i suoi vantaggi e svantaggi:

Team dedicato all'interno dell'azienda

Alcune aziende, generalmente grandi PMI, scelgono di avere un proprio servizio dedicato e gestiscono così le proprie relazioni con la stampa direttamente e internamente.

Se è preferibile nominare un referente che sia il portavoce dell'intera azienda, è comunque opportuno che sia circondato da una squadra composta da diversi altri collaboratori. Ciò faciliterà la scelta degli argomenti da trattare, la loro scrittura se necessario, la presa di contatti, ecc.

• Vantaggi : il team responsabile del progetto "relazioni con la stampa" ha generalmente una buona conoscenza dell'azienda, della sua cultura, dei suoi prodotti/servizi, ecc. Le informazioni trasmesse saranno di alta qualità, il monitoraggio delle campagne sarà più facile e veloce e le relazioni tra giornalisti e membri del management dell'azienda saranno più facili.
• Svantaggi : la mancanza di competenze nel campo delle PR che può portare a passi falsi, una rete giornalistica sottosviluppata che rende più complessa la trasmissione.

Agenzia di stampa esterna

La professione di PR è un'arte che richiede una reale competenza e molto lavoro. Poche aziende hanno i mezzi - umani o finanziari - per avere un servizio dedicato a quest'arte e quindi si rivolgono ad agenzie specializzate a cui affidano il servizio, in parte o totalmente.

• Vantaggi : competenza senza pari, buona conoscenza dei diversi media utilizzabili, team esperti nella redazione e distribuzione di comunicati stampa di ogni tipo, una vasta rete di contatti.
• Svantaggi : informazioni a volte difficili da ottenere, monitoraggio più delicato delle campagne e dei file in corso, collegamenti più laboriosi tra giornalisti e aziende.

Prepara una cartella stampa

La cartella stampa, spesso confusa con il comunicato stampa, ha il ruolo di presentare globalmente un'azienda, un progetto ai giornalisti affinché possano scrivere un articolo sulla base delle diverse informazioni in esso contenute. Più corposo del comunicato stampa che può completare, più giornalistico che pubblicitario, è composto da elementi quali:

• storia dell'azienda o storia, cultura e punti salienti del progetto,
• presentazione dell'attività dell'organizzazione, focus sui prodotti/servizi commercializzati, quotazione di clienti, fornitori e partner chiave,
• presentazione di dirigenti, dipendenti, ecc. o persone coinvolte nel progetto in questione,
• cifre (attenzione a non divulgare nulla di confidenziale), date da ricordare, eventi imminenti,
• vari elementi visivi che può essere utilizzato dai media,
• dettagli del contatto per maggiori informazioni,
• eccetera.

Attenzione: la cartella stampa non si limita in alcun modo a una classica brochure pubblicitaria.

Scrivi un comunicato stampa

L'obiettivo di un comunicato stampa (PR) è informare un determinato target di un fatto preciso e puntuale. Il CP deve essere breve (massimo 2 pagine), chiaro, preciso, accattivante. È scritto in fasi:

• scelta del soggetto e precisione dell'obiettivo da raggiungere,
• definizione dell'angolo di avvicinamento,
• strutturazione del comunicato stampa (introduzione, titolo, chapô, contenuto, chiusura),
• contenuto lavoro.

Per saperne di più su come scrivere e distribuire un PR, non esitare a visitare la nostra sezione " Quando, perché e come scrivere un comunicato stampa? ".