Cruscotto del progetto: interesse, indicatori e passaggi per l'implementazione

In che modo una dashboard può migliorare le prestazioni dei tuoi progetti? Qual è il suo contenuto? Come scegliere gli indicatori giusti? Come progettare uno strumento del genere: ecco i passaggi da seguire.

Riepilogo

• Che cos'è una dashboard di progetto?
• Un cruscotto per chi?
• A cosa serve questo strumento?
• Criteri di qualità di una dashboard per la gestione di un progetto
• Quali indicatori scegliere nella gestione del progetto?
• Come impostare una dashboard di progetto?
  
  • Definisci chi dovrebbe avere cosa e quando
  • Determinare il contenuto della/e dashboard
  • Imposta la raccolta e la formattazione dei dati
  • Crea la dashboard
  • Metti in produzione e avvia la trasmissione

Che cos'è una dashboard di progetto?

Questa è una dashboard (dashboard per i nostri amici anglosassoni) che include indicatori (o metriche) per gestire l'avanzamento di un progetto e monitorarne le prestazioni. Questo strumento di sintesi viene utilizzato per monitorare lo stato di salute di un progetto. Rende la sua gestione più efficiente e più facile da implementare. Facilita il processo decisionale.

Per consigli più generali vedere la definizione di dashboard.

Man mano che il lavoro procede, consente al project manager e al suo team di sapere dove si trovano e dove devono andare. Come un'auto o un aereo, il cruscotto fornisce le informazioni necessarie per tenere sotto controllo il progetto. I parametri essenziali sono visibili a colpo d'occhio.

Un cruscotto per chi?

In pratica, un progetto dà origine a più dashboard. A seconda del pubblico di destinazione, lo scopo è diverso:

• Per un project manager : il suo obiettivo è la gestione quotidiana. Ha bisogno di indicatori rilevanti per monitorare lo stato di avanzamento del progetto e assicurarsi che tutto sia sotto controllo.
• Per i membri del team di progetto : ognuno deve avere una visione personale dei propri compiti e una visione complessiva del progetto a fini di coordinamento.
• Per appaltatori e altre parti interessate : a seconda dei profili e delle funzioni, necessitano di una visione generale delle fasi principali, dei traguardi, nonché di un report sulle risorse consumate. Il dashboard può essere inviato e presentato dal project manager durante i comitati direttivi e le revisioni del progetto.

A cosa serve questo strumento?

Questo tipo di dashboard facilita la gestione del progetto e migliora l'efficienza della gestione: gli importanti KPI (Key Performance Indicators) da monitorare sono direttamente accessibili e centralizzati in un unico report di sintesi. Con Saas o strumenti software stand-alone, possono essere aggiornati in tempo reale. È così possibile anticipare gli abusi e avviare azioni correttive prima che sia troppo tardi.

Altri Interessi:

• Comunicare meglio: tutti gli attori coinvolti hanno lo stesso livello di informazione. Gli scambi sono basati su una base qualitativa. Una buona comunicazione previene malintesi.
• Coordinare meglio: la condivisione di indicatori permette a tutti di situarsi nello stato di avanzamento del lavoro di squadra. Il coordinamento è facilitato.
• Eseguire un monitoraggio mirato secondo priorità e punti critici.
• Aiuto con la gestione del progetto: la scelta e l'evidenziazione visiva degli indicatori chiave facilitano il compito del project manager quando deve rendere consapevole il suo team dell'importanza del ritardo, della qualità insufficiente dei risultati finali, ecc. Inoltre, la dashboard è un supporto per aiutare a convincere i decisori che è necessario rivedere le scadenze fissate o il budget stanziato.

Criteri di qualità di una dashboard per la gestione di un progetto

Per sfruttare appieno questo strumento, ci sono diversi punti a cui prestare attenzione.

• La rilevanza degli indicatori: conservare solo gli indicatori chiave che hanno un impatto sulla performance del progetto.
• La qualità di calcolo delle misurazioni: utilizzare fonti di informazione affidabili e definire precise regole di gestione senza essere “fabbriche del gas”.
• La precisione: per prendere una decisione affidabile, gli indicatori devono essere precisi.
• Informazioni aggiornate: Come la precisione, una misurazione non aggiornata è irrilevante o addirittura fuorviante.
• Dati sintetici: non si tratta di sovraccaricare il destinatario di informazioni superflue. La funzione di un dashboard è osservare i dati essenziali a colpo d'occhio. È opportuno affidarsi ad altri strumenti per andare oltre nell'analisi.
• Forma ergonomica: la facilità di comprensione dello strumento è importante quanto il suo contenuto. Un utente si aspetta una presentazione chiara e ariosa, una gestione semplice in cui l'importante viene fuori immediatamente. Le app di oggi producono layout piacevoli ed efficienti con una navigazione fluida e intuitiva.

Quali indicatori scegliere nella gestione del progetto?

Il contenuto di una dashboard dipende dal tipo di progetto, dal suo scopo e dai suoi destinatari. Gli indicatori si basano generalmente su nozioni di:

• costi,
• qualità,
• limite di tempo,
• prestazione,
• rischi.

Ecco alcuni esempi di misure:

• stato delle fasi (pianificato/concluso…)
• follow-up delle scadenze, traguardi (raggiunti, in ritardo, proiezioni…)
• monitoraggio delle attività (in corso, non assegnate, percentuale di attività completate, ecc.)
• carico di lavoro per persona
• monitoraggio delle azioni critiche
• budget totale / consumato
• consumo di altre risorse

Come impostare una dashboard di progetto?

Non esiste un approccio standard per svolgere questo compito. Tuttavia, ti offriamo un percorso logico basato su buone pratiche per ottenere il risultato più ottimale.

1. Definire chi dovrebbe avere cosa e quando?

   Identifica ed elenca i futuri destinatari di una dashboard. Come visto sopra, ogni profilo tipico prevede informazioni specifiche. Determina per ciascuno i suoi obiettivi e le sue finalità, quindi le informazioni di cui ha bisogno, in base a quale frequenza e infine gli indicatori pertinenti.

   Raggruppare i profili che hanno esigenze simili per definire il numero di dashboard diversi da generare.
   

2. Determinare il contenuto della/e dashboard/s

   Per ogni gruppo di profili, sviluppa gli indicatori che ne costituiscono il dashboard.

   Un indicatore è composto da:

   • una fonte di informazioni,
   • regole di gestione (calcoli, periodicità degli aggiornamenti, ecc.),
   • dei valori target, minimo o massimo, deviazioni.
   
   

   Importante: far convalidare la dashboard dai destinatari.

3. Imposta la raccolta e la formattazione dei dati

   Sviluppare meccanismi per raccogliere informazioni: esportazioni CSV, interfacce computer, inserimento manuale, ecc.

   Preparare la formattazione dei dati e la loro integrazione nella dashboard.

4. Crea la dashboard

   Scegli una presentazione ergonomica e adotta un'organizzazione ottimale in modo che i KPI siano evidenziati.

   Alcuni suggerimenti :

   • La direzione di lettura comune è da sinistra a destra, dall'alto verso il basso: posizionare le informazioni importanti nella parte superiore a sinistra del report.
   • I colori hanno un significato: il rosso rappresenta l'urgenza e il pericolo, il verde rappresenta il successo, il profitto. Gioca con questi codici per dare più significato ai numeri presentati.
   • Simboli: danno più significato all'interpretazione dei numeri (frecce su, giù, ecc.).
   
   

   Per i software di gestione dei progetti, la progettazione viene eseguita direttamente all'interno dell'applicazione - Se si utilizza un foglio di calcolo (Excel o altro), preparare un modello standard.

5. Metti in produzione e avvia la trasmissione

   Avvia la generazione periodica dei report - invia il/i dashboard/i ai destinatari in base all'organizzazione pianificata.

Questo file è referenziato in: Perché e come gestire un progetto? - Pannello di controllo