Come si può semplicemente presentare lo scopo e il contenuto di un progetto a tutte le persone direttamente o indirettamente coinvolte? La nota di cornice è uno strumento fondamentale per presentare un progetto nelle sue grandi linee. Come scriverlo? Cosa contiene?
Che cos'è una nota di cornice?
Questo è il documento di riferimento nel processo. Descrive i punti importanti da sapere su un progetto. Risponde alle domande QQOQCP:
- D - Cosa? : definizione del progetto, ambito
- P - Perché? : scopo del progetto, contesto della richiesta
- D - Chi? : parti interessate, parti interessate, project manager, team di progetto, utenti chiave
- O - Dove : luogo (da specificare se necessario)
- Q - Quando : pianificazione, date chiave
- Com'è quello : metodi, risorse, budget…
La nota quadro è anche chiamata lettera di impegno, nota di riepilogo o anche nota di lancio.
A cosa serve questo documento?
Nel ciclo di vita di un progetto, la nota quadro si colloca tra lo studio dell'opportunità e la progettazione delle specifiche. Questo documento è utile in diversi modi:
- un contratto tra il committente (o il committente) e il project manager incaricato dei lavori. Definisce chiaramente le aspettative e le risposte.
- un documento di lavoro per convalidare i problemi, il contenuto, l'organizzazione e i risultati del progetto . In quanto tale, è un documento che si evolve con scambi e nuovi parametri.
- Repository cui gli stakeholder possono fare riferimento in ogni fase del progetto.
La nota quadro è un documento sintetico contenente tutti i punti essenziali relativi al progetto. Le specifiche sono un documento che formalizza una richiesta da sottoporre al team che realizzerà il progetto, sia interno che esterno. La nota quadro funge da base per la progettazione delle specifiche.
Chi sono i destinatari?
L'elenco è condiviso tra gli attori che sono coinvolti nella realizzazione del progetto (leader e membri del team di progetto) e coloro che devono essere informati (comitato direttivo, direzione, capo dei dipartimenti interessati, ecc.).
Come scrivere una nota concettuale?
Il contenuto di una nota quadro varia a seconda della natura del progetto, della sua portata, del settore di attività, ecc. Sotto un modello per una nota di concetto da personalizzare secondo le vostre esigenze:
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definizione del progetto
Questo primo passo presenta la natura del progetto. Poche righe descrivono ciò che è necessario sapere.
Esempio di domande da porsi:
- Di cosa si tratta ?
- Cosa contiene il progetto?
- Qual è l'idea da sviluppare?
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Origine del progetto / Contesto
Spiegazione degli elementi, dei fatti, della situazione (economica, ambientale, ecc.), ecc. che hanno portato alla realizzazione di questo progetto. Questo passaggio aiuta a comprendere la genesi della domanda e le sue sfide.
Queste informazioni portano una colorazione singolare al lavoro che seguirà. Danno significato alla missione del team e consentono a tutti gli stakeholder di condividere la stessa comprensione del progetto.
- Cosa giustifica questo progetto?
- Perché realizzare questo progetto? Perché è necessario?
- Quale sarà il suo impatto?
- Qual è il problema da risolvere?
- Quali punti devono essere migliorati?
- Quali sono stati gli elementi che hanno attivato la richiesta?
- Cosa caratterizza la situazione?
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gli obiettivi del progetto
Una volta definito il progetto e la sua origine, è opportuno specificare cosa porterà il progetto una volta completato. Si tratta di obiettivi quantitativi (guadagno economico, produttività, ecc.) e qualitativi (soddisfazione dei dipendenti, immagine di marca, ecc.). Pur conoscendo la ragione, mantieni il numero di indicatori.
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- Qual è lo scopo del progetto? Gli scopi ?
- Quali sono le aspettative?
- Quali sono gli obiettivi?
- Quali sono i deliverable (prodotti, documenti, ecc.)?
- Quali sono gli indicatori di successo?
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Ambito del progetto
Un progetto di solito ha dei limiti. È importante specificare quali: cosa contiene o comprende il progetto e cosa non tiene conto o non affronta. Questa è una precisazione importante. Questa è un'opportunità per verificare che ogni stakeholder condivida effettivamente lo stesso ambito. Inoltre, queste informazioni hanno un'influenza diretta sulle risorse umane, materiali e finanziarie mobilitate, sui metodi utilizzati e sulle scadenze. È quindi essenziale specificare il quadro in cui si evolverà il progetto.
- Quali sono i limiti del progetto?
- Quali reparti/processi/funzioni/area geografica/segmento di clientela/includono o escludono?
- Quali caratteristiche sono interessate?
- Quali sono le priorità?
- Quali sono le altre zone colpite?
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vincoli
Possono sorgere vincoli interni ed esterni che devono essere presi in considerazione dal project manager. Può essere una questione di vincoli di personale, risorse, tempistiche, risultati, ecc.
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attori
L'identificazione degli attori permette di sapere non solo chi fa cosa, chi è responsabile di cosa, ma anche chi dovrebbe essere informato di cosa. Pertanto, tutti gli interessati conoscono il ruolo e la responsabilità di ciascuno (vedi la matrice RACI). Un grande aiuto per interazioni efficaci.
- Chi sono i membri del team di progetto?
- Chi è responsabile di ogni area?
- Chi partecipa agli incontri direttivi?
- Chi sono gli altri stakeholder?
- Chi sono gli esperti?
- Chi sono gli utenti chiave?
- Chi convalida i risultati finali?
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Programma macro
Colloca nel tempo le fasi principali (ad esempio pre-studio, studio di dettaglio, prototipazione, ecc.) dell'approccio implementato. La macro pianificazione ha un duplice interesse: fissare un orizzonte temporale e dare una visione dell'andamento delle operazioni.
- Quali sono le tappe fondamentali e le date chiave?
- Quali sono le tappe principali?
- Quali sono le principali scadenze?
- Quando dovrebbe iniziare il progetto?
- Quando dovrebbe finire al più tardi?
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risorse
- Risorse umane : risorse interne ed esterne necessarie.
- mezzi materiali : macchine, strumenti, sale riunioni…
- Risorse finanziarie : precisione della dotazione di bilancio destinata alla realizzazione del progetto. Specificare la quota dedicata a ciascuna fase individuata nella macroprogettazione.
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Comunicazione
Delineare chi comunica quando, nonché i mezzi utilizzati. I dettagli saranno specificati nel piano di comunicazione del progetto.
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Rischi
Qualsiasi progetto ha dei rischi: scadenze molto (troppo) ottimistiche, competenze insufficienti, relazioni personali complicate tra alcuni dipendenti, ecc.
- Quali sono i rischi?
- Quali sono i punti deboli? Vulnerabilità?
- Quali sono i vincoli?
- Cosa succede in caso di…?
Se queste informazioni sono importanti, è possibile specificare il luogo in cui verrà realizzato il progetto.
Questo file è referenziato in: Framework del progetto
