Che tu sia un manager o un esperto in un settore, molto probabilmente dovrai occuparti della gestione di determinati progetti… Sfide significative in termini di responsabilità… Sorge una domanda: quale metodologia di project management utilizzare per raggiungere i propri obiettivi ?
Non si tratta qui del metodo Prince, Scrum, XP, ma di un approccio semplice, applicabile a qualsiasi tipo di progetto, sia per il reclutamento che per l'organizzazione di un servizio.
Una metodologia che ruota intorno a 4 fasi.
Passaggio 1 - Inizializzare: cosa, perché, come e chi?
Questa è la prima fase. Tu conosci l'obiettivo. Devi saperne di più e…
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Richiama l'obiettivo del progetto
Determina qual è il suo scopo. Specificare il contesto, se possibile. Queste informazioni danno più significato al progetto. Tutti gli stakeholders condividono così la stessa visione del progetto e delle sue sfide. Si riducono le incomprensioni.
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Definisci con precisione a cosa dovrebbe portare il progetto
Questo è l'inizio delle tue specifiche. Progetta te stesso per descrivere ciò che vuoi ottenere. Scrivi tutto nero su bianco.
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Imposta vincoli di tempo e di costo
I mezzi a tua disposizione non sono infiniti (nel qual caso non leggeremmo questo articolo…). Anche le scadenze non lo sono certo. A questo punto bisogna stabilire le regole del gioco. Segna il perimetro del tuo progetto.
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Identificare le persone risorsa
La fase finale di questo passaggio consiste nella creazione di un team di progetto. A seconda dello scopo della tua missione o delle dimensioni del progetto, questo non è necessariamente necessario. D'altra parte, sarebbe sorprendente se potessi guidare il tuo progetto senza ricorrere ad altre competenze, interne o esterne. Risorse utili in termini di consulenza o esecuzione.
Fase 2 - Pianifica i passaggi e le azioni: chi fa cosa, quando?
Ora sai dove vuoi andare. Conosci i tuoi limiti di budget e di tempo e hai elencato le persone che dovrai mobilitare. Ora è il momento di mettere in musica tutti questi dati.
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Definire gli output e distinguere le diverse fasi
L'idea non è quella di avere solo un inizio e una fine nel tuo strumento di pianificazione. Per facilitare il lavoro, individuare le fasi principali con produzioni intermedie (gli output). Esempio di reclutamento: definizione del profilo del candidato (output: elenco di conoscenze, know-how e capacità interpersonali del candidato ideale), avvio della ricerca di candidati (output: elenco di candidati), ecc. Una volta completato questo lavoro, inserisci queste azioni principali in una pianificazione (Gantt per le più avanzate) e assegna le scadenze. Una rappresentazione grafica facilita notevolmente il monitoraggio. Puoi anche iniziare dalla data di fine e creare una pianificazione inversa.
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Aggiungi le attività principali
Per ogni passaggio, inserisci nella tua agenda i conseguenti compiti da svolgere. Non definire tutto in dettaglio. Rimani a un livello operativo che ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi . Per ogni compito, associare le persone risorsa da mobilitare . Questa è l'occasione per informarsi sulla loro disponibilità. In effetti, si consiglia vivamente di non attendere la pianificazione del progetto per verificare la disponibilità di una persona. Sapendo che in ogni caso è molto probabile che tu abbia delle incertezze nella tua pianificazione … Tieni presente che questo è uno strumento di preparazione, monitoraggio e persino riorganizzazione. Si ottiene così una schedulazione delle attività da svolgere e delle risorse associate.
Passaggio 3 - Esegui e pilota
Sulla base della tua preparazione iniziale, puoi avviare le operazioni pianificate . Ogni passaggio deve portare all'output definito. Se si verificano eventi imprevisti, affrontali prendendo in considerazione i seguenti passaggi. L'obiettivo è quello di rimanere il più possibile fedeli al piano originale. Man mano che il lavoro procede, coordinare il lavoro delle persone delle risorse, facilitare le riunioni, ecc. Attuare adeguamenti organizzativi (è molto raro che non ci sia nulla da cambiare a questo livello): formazione, gestione del cambiamento… A seconda del caso (e delle sensibilità), questi aggiustamenti vengono effettuati durante l'esecuzione o durante la consegna. Per tenerlo sotto controllo, il più delle volte questo passaggio viene gestito all'interno del progetto.
Passaggio 4: finalizzare
Ecco la fine della tua missione. E alcuni principi da seguire per chiuderlo con successo…
- Assicurati che gli obiettivi iniziali siano stati raggiunti.
- Consegna, se deve essere consegnata una soluzione finale. È il caso, ad esempio, di un'applicazione per computer.
- Termina il lavoro in corso "ordinatamente" : assicurarsi che i rapporti siano scritti, la documentazione finalizzata, le risorse informate della fine del progetto, ecc.
- Fai il punto su cosa ha funzionato e sulle difficoltà incontrate. Questo è un esercizio molto utile per il miglioramento continuo!
