Come organizzarsi per risparmiare tempo? Ecco uno strumento interessante: il metodo GTD che è stato creato per migliorare la produttività personale attraverso una migliore organizzazione. Scopri le 5 diverse fasi del metodo "Getting Things Done" per raggiungere l'eccellenza nella tua efficienza personale: raccogliere, elaborare, organizzare, rivedere, agire. Uno strumento che richiede rigore e perseveranza, ma la cui efficacia è ben consolidata.
Presentazione del metodo Getting Things Done
Inventato nel 2001 da David Allen , consulente gestionale americano e specialista in produttività, la metodologia GTD - "Getting Things Done" (che potrebbe essere tradotta come "l'arte di fare le cose", in francese) - deve il suo successo nel comprendere e assimilare i principi stessi del metodo più rispetto ai dispositivi utilizzati per implementarlo.
Infatti, non è lo strumento che utilizzerai che ti permetterà di ottimizzare la tua organizzazione personale, ma il fatto di integrare tutti gli elementi che costituiscono il processo, compresi - e forse soprattutto - quelli che ti possono sembrare del tutto superflui All'inizio.
La tenacia, come spesso accade con lo sviluppo personale, è il segreto del successo.
Vantaggi e limitazioni di GTD
Quando si tratta di gestione del tempo, Getting Things Done ha i suoi fan e detrattori allo stesso modo. Se il primo passo può sembrare laborioso e richiede un periodo di tempo relativamente lungo, questo strumento molto concreto ti permetterà, infine, di risparmiare tempo nella tua vita professionale, ma anche personale, essendo meglio organizzato e quindi più produttivo.
Interesse di questa metodologia
L'indubbio interesse di Getting Things Done è senza dubbio la semplicità della sua implementazione, accessibile a tutti. Perché se alcuni optano per un software dedicato, è possibile accontentarsi di un file Excel o di un semplice diario.
Limiti del metodo
La maggiore difficoltà di GTD è riuscire ad attenersi ad esso . Travolti da impegni urgenti e presi dalla quotidianità, seguiamo sempre meno i precetti dettati da schemi organizzativi come quello proposto da questo metodo. Per finire per arrendersi totalmente.
Fare le cose in 5 passaggi
Raccogliere
Andate stabilire un elenco esaustivo di compiti che devi raggiungere, senza cercare di dare priorità o categorizzare. Annota tutto ciò che ti viene in mente.
L'obiettivo è liberare la mente dal peso di tutto ciò che devi fare e tenere nella parte posteriore della testa, ma anche avere, per quanto possibile, un solo posto dove raccogliere.
Per fare ciò, raggruppa tutti i tuoi appunti, post-it, diari (elettronici e non), promemoria, fogli, lettere, inviti … Quindi elenca tutti questi elementi su un supporto a tua scelta (carta, computer). Tutte le attività che devi svolgere sono ora in un unico posto, che si tratti di un file Word, Excel o altro, il tuo pianificatore o un semplice foglio di carta (che ovviamente non perderai).
Trattare
Una volta che tutte le attività in sospeso sono state elencate, le "chiarisci": poniti la domanda "Ho un'azione da fare riguardo a questa attività?", "È una priorità?". 2 possibili scelte:
- No : barrare il suddetto compito, buttare il foglio, archiviarlo o anche metterlo in stand-by.
- sì : 2 scenari:
- La realizzazione di l'attività richiede meno di 2 minuti : eseguire subito il compito,
- la realizzazione richiede più di 2 minuti : fai il passo successivo: organizza!
Organizzare
Ora è il momento di orchestrare la sequenza degli eventi e stabilire un piano d'azione.
Butta via, archivia o metti in stand-by attività che non richiedono alcuna azione o per le quali nulla è attualmente possibile (a seconda di una terza parte, in attesa di un documento, ecc.). Se l'attività non richiede tempo (meno di 2 minuti), eseguila subito.
In caso contrario, pianifica e organizza il suo raggiungimento, tenendo in considerazione i tuoi obiettivi finali o i risultati attesi:
- rimandare : la procrastinazione a volte è utile. Definisci una data di completamento coerente con il tuo carico di lavoro e le eventuali scadenze impostate,
- delegare : Scegliere la persona giusta per svolgere l'incarico e informarla dei dettagli in modo che l'adempimento venga eseguito correttamente ed efficientemente.
- Piano : orchestrare in modalità progetto, se necessario, con diverse attività secondarie e impostare un monitoraggio regolare.
Rivedere
Un monitoraggio regolare è essenziale per il corretto funzionamento del metodo. Non è sufficiente organizzare, è necessario controllare regolarmente lo stato di avanzamento dei propri compiti e fare il punto su quelli che sono stati completati, in corso (rettificare l'organizzazione se necessario) e, naturalmente, sono apparse le nuove missioni.
Per questo, puoi definire, secondo la tua agenda professionale e il tuo personale modo di funzionare, un momento opportuno che riserverai a questo punto. Idealmente, su base settimanale. Potrebbe essere, ad esempio, alla fine della settimana, per liberare la mente da questo peso e sfruttare al meglio il fine settimana o, al contrario, all'inizio della settimana per iniziare la settimana lavorativa sul piede destro. Alcuni preferiscono effettuare il check-in giornaliero. Dipende da te, dipende da tutti! L'importante è dedicare regolarmente un momento a questa fase.
Le domande da porsi qui sono: "dove sono nella mia organizzazione?" "Lo strumento che ho messo in atto è efficace o devo apportare alcune modifiche, o anche rivedere completamente la mia organizzazione e optare per un metodo diverso?" L'obiettivo è massimizzare la sua produttività.
Agire
L'idea principale è ottimizzare la tua efficienza sul lavoro. Di nuovo, affidarsi a un metodo collaudato senza modificare profondamente il proprio funzionamento quotidiano condanna l'esperienza al fallimento . È quindi essenziale per te agisci secondo le opzioni che hai scelto durante i passaggi precedenti.
4 elementi devono essere presi in considerazione per agire:
- le tue priorità : quali sono i compiti importanti o la cui scadenza si avvicina? Quale elemento è una priorità assoluta?
- il tempo che hai : hai abbastanza tempo per scrivere questa email, o per fare questa telefonata che è in attesa da qualche giorno? Quali sono i tuoi appuntamenti della giornata? Riesci a programmare determinate attività tra 2 riunioni? eccetera.
- il tuo livello di energia : hai abbastanza motivazione per un determinato compito? Quanto sei stanco? Quali compiti sei in grado di svolgere?
- il contesto in cui ti trovi : ambiente sufficientemente tranquillo per redigere un report, chiamare il proprio fornitore per definire alcuni dettagli di un ordine effettuato, un progetto che richiede tempo e che richiede una disponibilità costante, ecc.
l'avresti capito, Fare le cose non è scolpito nella pietra. Devi fare tuo il metodo, modellarlo secondo la tua personalità e il tuo funzionamento. La cosa principale è attenersi agli obiettivi personali che ti sei prefissato ed essere serio e regolare nella tua pratica!
