Organizzare e tenere un meeting a distanza: il meeting nell'era delle nuove tecnologie.
Il 31 agosto 2021-2022, il ministro del Lavoro Muriel Pénicaud ha dichiarato in una conferenza stampa (1): il 17% dei dipendenti già telelavora efficacemente, 2 dipendenti su tre vi aspirano. Per non parlare degli indipendenti e dei liberali che non hanno una carica - scelta guidata da una preoccupazione di economia o di comodità - né, a fortiori , sala riunioni.
I costumi si evolvono e con essi il modo per i lavoratori di considerare la propria attività professionale. Quando i dirigenti lasciano Parigi, in un momento in cui lo status di imprenditore autonomo sta guadagnando voti, quando sempre più giovani genitori arrivano all'80% e in un momento in cui la popolazione è in viaggio, il palazzo degli uffici è vuoto e le ordinanze Macron (2) rendono disposizioni a favore del telelavoro. Da parte loro, gli operatori tecnologici si stanno mobilitando per offrire strumenti online collaborativi che consentiranno ai liberi professionisti e ai leader aziendali di organizzare e condurre riunioni a distanza con i propri clienti e dipendenti.
Nota: oltre a rendere possibile la conferenza virtuale tra partecipanti che non si trovano nello stesso luogo o che non dispongono di una sala dedicata, gli strumenti per riunioni online hanno il vantaggio di risparmiare tempo.
Incontro virtuale, istruzioni
Una riunione prolifica a distanza è una riunione virtuale ben preparata, ben condotta e ben riassunta. La natura virtuale dell'incontro porta con sé difficoltà specifiche che è importante anticipare.
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Preparazione a monte
1 tempo fase di riunione a distanza, la sua pianificazione : imposta una data e un'ora, invita i partecipanti e registra le loro risposte.
La difficoltà specifica: quando i clienti o i collaboratori invitati a partecipare alla teleconferenza non si trovano tutti nello stesso fuso orario, attenzione al fuso orario prima di impostare l'orario della riunione!
Il vantaggio dell'incontro online: la conferenza "online" ora può essere seguita indipendentemente dalla posizione della persona. In queste condizioni, è più probabile che i partecipanti a una riunione a distanza concordino più facilmente un giorno e un'ora.
Rigorosa preparazione del fondo: come ogni incontro, la preparazione è la chiave. Tanto più che le sessioni a distanza sono più difficili da condurre.
Da leggere: come prepararsi a un incontro
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Svolgimento dell'incontro
Conf call o videoconferenza, optare per una conversazione solo audio o autorizzare l'intrusione di una webcam ? Questa è la principale difficoltà specifica della gestione dell'incontro "on line".
- CONTRO la possibilità di vedere i partecipanti: i telelavoratori che lavorano da casa non vogliono necessariamente rivelare la loro sfera personale, alcuni potrebbero addirittura essere intimiditi. La fotocamera può essere un ostacolo alla loro partecipazione.
- PER la possibilità di vedere i partecipanti: quando gli ospiti della chat o della teleconferenza non si vedono, tendono a interrompersi e interrompersi più spesso. Quando i partecipanti non si conoscono, la mancanza di video rende anche difficile sapere quale parte sta parlando. L'assenza di una webcam può quindi essere fonte di disorganizzazione della riunione a distanza.
Il trucco: offrire una conferenza virtuale visiva, con la possibilità per il partecipante che non desidera sostituire la propria immagine con un avatar.
Un'altra difficoltà nel tenere una conferenza online: animare la partecipazione e catturare l'attenzione sufficiente per evitare che clienti e dipendenti siano distratti dall'ambiente in cui si trovano - a casa, in un luogo di vacanza, per strada …
In questo contesto, le qualità di facilitatore e organizzatore del leader della riunione a distanza devono essere mobilitate in larga misura. Ciò comporta, ad esempio, offrire a tutti un'accoglienza e un tempo di presentazione personalizzati, garantire parità di tempo di parola, trasmettere aiuti visivi in tempo reale per promuovere la comprensione e l'attenzione, porre il più possibile domande per incoraggiare tutti a parlare - e concentrarsi -
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Debriefing e follow-up
Il post-incontro dà un senso all'incontro: si tratta di conservare e comunicare per iscritto la sintesi della conferenza, per poter agire su questa base al fine di rendere utile la riunione a distanza.
Il trucco: utilizzare una piattaforma collaborativa o qualsiasi altra applicazione con funzione di condivisione può essere utile a questo scopo. La condivisione di punti di vista e documenti è un'opportunità per tutti i presenti alla conferenza online di sentirsi interessati a farsi avanti.
Come scegliere il tuo strumento di riunione collaborativa a distanza?
Ci sono molti strumenti innovativi che promuovono un incontro a distanza organizzato ed efficiente, ecco i criteri principali per guidare la tua scelta:
- Uno strumento adattato alle specificità dei tuoi incontri online. Numero di partecipanti, opzioni di messaggistica di testo, audio e/o video, possibilità di condividere e commentare documenti contemporaneamente, sistema di sondaggi online e funzione di voto remoto, funzionalità di lavagna virtuale, spazio collaborativo, dashboard e statistiche… caratteristiche e opzioni. È importante fare riferimento a loro per scegliere una soluzione adeguata.
- Un'interfaccia accattivante e una modalità operativa intuitiva. Per facilitare l'incontro a distanza, soprattutto con ospiti non necessariamente familiari con le tecnologie digitali, vale la pena verificare la facilità d'uso del software SaaS.
- Una versione di prova gratuita e un prezzo competitivo. Per verificare che la piattaforma sia adatta all'uso previsto, potrebbe essere una buona idea testarla gratuitamente in anticipo. Poi confronta i prezzi dei competitor per scegliere il miglior rapporto qualità prezzo, e leggi le condizioni di recesso!
- Sei preoccupato per la crittografia e la sicurezza dei dati? La stragrande maggioranza degli strumenti per riunioni remote offre sistemi di sicurezza che garantiscono la riservatezza dei dati e nessuna "fuga di informazioni". Per una crittografia più forte, assicurati di attenersi a questo criterio per scegliere il tuo strumento di comunicazione virtuale.
I leader dello strumento di riunione a distanza:
Anche la reputazione di una soluzione di conferenza online è un buon criterio nella scelta della soluzione più adatta. Per questo, ecco alcuni editor già ampiamente testati e approvati:
- WebEx di Cisco (3): funzione video con condivisione dello schermo e annotazioni simultanee, il sistema di videoconferenza parte da 15€ al mese per un massimo di 8 persone per riunione a distanza. I vantaggi: condivisione del ruolo di facilitatore, registrazione di conferenze e lavagna.
- GoToMeeting (4): su computer, tablet o telefono, il software di videoconferenza dispone di una dashboard con un'interfaccia intuitiva e funzionale, per un'organizzazione impeccabile. Il +: prova gratuita di 14 giorni per testare di persona.
- Google Hangout (5): Meno "pro" delle due soluzioni precedenti, lo strumento per riunioni remote di Google si distingue per la sua estrema facilità d'uso e il suo aspetto divertente.
- Skype per le aziende (6): Riunioni online gratuite fino a 10 partecipanti, con condivisione dello schermo e messaggistica istantanea, questo strumento personale diventa la tua soluzione professionale per una riunione a distanza!
- Tamashare (7): questa "sala riunioni virtuale" mette in risalto le sue tecnologie di crittografia e backup dei dati, garantendo la possibilità di lavorare e collaborare in modo sicuro.
(1) http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_de_presse_-_conference_de_presse_31082017.pdf
(2) https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2017/9/22/MTRT1724787R/jo
(3) https://www.webex.fr/
(4) https://www.gotomeeting.com/fr-fr
(5) https://hangouts.google.com/
(6) https://www.skype.com/fr/business/
(7) https://www.tamashare.com/
