La fine delle discussioni non segna la fine del lavoro sull'argomento. La fase di azione prende il sopravvento con l'obiettivo di svolgere determinati compiti operativi o approfondire uno o più punti particolari per alimentare nuove analisi.
Il resoconto della riunione funge quindi da riferimento per i progressi e i risultati derivanti da tale riunione. Per non dimenticare nulla, è consigliabile scrivere questo rapporto subito dopo la chiusura . Alcuni lo redigono prima della fase di conclusione e lo perfezionano man mano che procedi. Allo stesso modo, il verbale dell'assemblea deve essere inviato agli interessati senza indugio: entro 2 o 3 giorni al massimo . Le idee sono ancora fresche nella mente dei partecipanti.
Per quanto riguarda la forma, pensa a sii conciso (non trascrivere ogni scambio…), chiaro , efficace . Allo stesso modo, per facilitarne la lettura, il rapporto deve essere ben strutturato . Usa sezioni, paragrafi con numerazione, elenchi puntati, ecc.
Esempio di rapporto sulla riunione
Ecco i punti principali trovati in questi rapporti.
Obiettivi dell'incontro . Questa è la risposta alla domanda: "perché hai raccolto queste persone in questo luogo, quel giorno?".
Data dell'incontro
Elenco dei presenti . Facoltativamente aggiungi il loro servizio se ti trovi in una struttura di grandi dimensioni.
Terze persone in copia che non ha partecipato, ma essendo parte interessata alle tematiche trattate (esempio: superiore gerarchico, ecc.)
Argomenti discussi , con ogni volta:
sintesi delle discussioni, se necessario non esitate a citare documenti, specificando dove reperirli o allegandoli in allegato alla relazione. Fai lo stesso per le presentazioni utilizzate.
conclusioni e decisioni prese ove opportuno
azioni: menzione dei responsabili delle azioni che guideranno l'attuazione e garantiranno la rendicontazione durante una futura messa in comune. Specificare quando l'azione deve essere intrapresa. Si noti che la relazione mette solo per iscritto quanto deciso in fase di sintesi.
Data e luogo di un eventuale prossimo incontro
Commenti e valutazioni generali : efficienza del lavoro svolto, atmosfera, problemi particolari legati all'organizzazione, aree di miglioramento, ecc.
Presta attenzione a non aggiungere commenti personali non condivisi durante le discussioni. La relazione deve rimanere fedele alla produzione del gruppo.
Infine, si consiglia di chiedi a qualcuno di rileggere il rapporto Altro che l'editore prima della trasmissione si assicuri che tutto sia chiaro e che nulla sia stato dimenticato.
Dopo il resoconto dell'incontro…
Inizia la fase di attuazione e monitoraggio delle azioni …
