Fissare gli obiettivi del progetto: perché? Come? "O" Cosa?

Che cos'è un obiettivo del progetto?

Questi obiettivi determinano concretamente ciò che un progetto dovrebbe raggiungere, i risultati che verranno prodotti. Si riferiscono idealmente ai risultati finali. Tracciano il percorso tra una situazione attuale e una situazione futura. Sono la base della struttura del progetto.

Gli obiettivi forniscono un legame essenziale tra il bisogno grezzo e l'espressione operativa che dà senso al lavoro delle squadre. Sapranno esattamente cosa produrre, quando ea quale costo.

Questi obiettivi sono quindi da attuare per qualsiasi tipo di progetto.

Quanti obiettivi per progetto?

Non ci sono regole ferree se non il buon senso e la pertinenza. A seconda della complessità della materia, saranno indubbiamente necessari diversi obiettivi per rispondere efficacemente al problema in questione. Possono essere sequenziali, vale a dire che un obiettivo deve essere raggiunto prima di poter passare al secondo, oppure coesistere in parallelo tra loro.

Un piccolo progetto probabilmente soddisferà un obiettivo.

Differenza tra obiettivi e traguardi nella gestione del progetto

Le 2 terminologie non devono essere confuse. Ognuno è su un livello diverso.

L'obiettivo di un progetto

Esprime uno scopo generico. Risponde a una domanda del tipo: "a cosa servirà questo progetto?".

Ad esempio, per un progetto volto a migliorare la gestione dei reclami dei clienti, l'obiettivo potrebbe essere: "Elaborare le richieste di reclami dei clienti più rapidamente per migliorare la loro soddisfazione".

L'obiettivo è allineato con la strategia aziendale. Permette di legare il progetto ad un orientamento "business". Parliamo di allineamento.

In alcuni casi, lo stesso obiettivo può coprire più progetti. Ognuno di essi è focalizzato su un'area specifica.

L'obiettivo. il gol

L'obiettivo, intanto, esprime un target preciso. Traduce a livello operativo l'obiettivo a cui è collegato. Misura il successo del progetto, cioè, in definitiva, il raggiungimento o meno dell'obiettivo.

Nel nostro esempio, l'obiettivo "Elaborare le richieste di reclamo dei clienti più rapidamente per migliorare la loro soddisfazione" può essere suddiviso in diversi obiettivi:

  • Elabora il 95% dei reclami dei clienti entro 24 ore dal 1° giugno 2021-2022.
  • Per il criterio dei tempi di evasione ordini, aumentare il livello di soddisfazione del cliente >90% per la prossima rilevazione di giugno 2021-2022.

Si noti che in questi 2 esempi, il significato degli indicatori è diverso. La prima assicura che la maggior parte delle richieste venga gestita entro una scadenza prefissata. Ciò implica che la scelta di 24 ore è rilevante.

Nella seconda, il progetto si concentra sulla percezione generale dell'inclusione e della rapida elaborazione dei reclami. Il primo obiettivo può essere raggiunto senza che il secondo sia. Si pone quindi la questione della pertinenza dell'obiettivo n° 1.

Questa spiegazione mostra che occorre prestare molta attenzione nella formulazione degli obiettivi e delle misure associate. Una riflessione approfondita è essenziale.

Quando e come definire gli obiettivi del progetto?

Gli obiettivi vengono definiti durante la fase di inquadramento.

Per essere efficace, un obiettivo deve essere SMART:

  • S per specifico,
  • m per misurabile,
  • A per realizzabile,
  • R per realistico,
  • T per Temporaneamente definito.

Scopri di più sull'obiettivo SMART consultando il nostro file di metodo.

Inoltre, la descrizione di un obiettivo deve essere breve, chiara e comprensibile da tutti. Un punto importante per evitare fraintendimenti, esitazioni o interrogativi permanenti.

Tipi di obiettivi

In genere esprimono nozioni di:

  • Prestazione : miglioramento di un processo, di un servizio…
  • Qualità : riduzione dei guasti, affidabilità della produzione, ecc.
  • Tecnico : aggiunta di funzionalità a un prodotto, padronanza di nuove tecnologie, ecc.
  • Attività commerciale (vendite - marketing): conquistare quote di mercato, lanciare un nuovo prodotto, conquistare un nuovo mercato, ecc.
  • Costi (o finanziamento): riduzione del prezzo di costo…

Nota: la performance può esprimersi secondo il trittico Qualità - Costo - Tempo.

Chi sceglie gli obiettivi?

La definizione degli obiettivi viene generalmente effettuata congiuntamente tra il project manager e lo sponsor. Gli obiettivi sono registrati nella nota quadro.

Come usarli?

Una volta costruiti, gli obiettivi vengono integrati nella dashboard del progetto. Sono generalmente integrati da KPI (indicatori chiave di prestazione) che consentono di gestire il lavoro.

Consulta la nostra scheda sulla gestione di un progetto.

Dopo la fine del progetto, vengono utilizzati per convalidare il raggiungimento dei risultati attesi.

Ricorda che il follow-up non si ferma alla fine del lavoro del gruppo di progetto. Il successo si riscontra spesso mesi dopo l'implementazione delle soluzioni sviluppate.

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